Pasti Anda sudah tidak asing ketika mendengar istilah mesin absensi bukan? Mesin absensi ini menjadi alat penting bagi perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan mereka. Anda pun sebagai karyawan pasti mendapatkan begitu banyak kemudahan dari penggunaan mesin absensi ini.
Tapi, apakah artinya pencatatan kehadiran karyawan kantor yang sudah menggunakan sistem online bebas dari permasalahan absensi? Tentu saja, disamping menawarkan keunggulan, sebelum perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi absensi apa yang digunakan, perlu dipertimbangkan juga sisi kekurangannya.
Siapa sangka, menggunakan absensi online pun rentan mengalami beberapa masalah yang dapat mengganggu pengoperasiannya, lho! Memangnya apa saja permasalahan absensi online yang mungkin ditemui karyawan dan manajemen? SmartPresence akan menjelaskan permasalahan yang ada secara lengkap untuk Anda.
Permasalahan Absensi Online
Tidak ada sistem yang sempurna. Meski absensi Anda berbasis online, mudah digunakan dan telah terintegrasi dengan sistem lain dalam manajemen HR seperti payroll sekalipun, tidak menjamin bahwa sistem absensi tersebut tidak memunculkan masalah ya.
Tentu akan ada saja permasalahan yang muncul, dan memang harus segera ditangani. Berikut ini contoh-contoh masalah yang bisa saja terjadi dalam absensi online:
Kebocoran data rentan terjadi
Absensi online kerap kali mengalami yang namanya data bocor karena sejumlah faktor, seperti:
- Keamanan teknologi tidak memadai: banyak sistem absensi online menggunakan teknologi yang mungkin tidak dilengkapi dengan fitur keamanan canggih seperti enkripsi data, autentikasi multi-faktor, dan juga proteksi terhadap serangan siber. Tanpa adanya perlindungan ini, data pribadi yang tersimpan dalam sistem jadi lebih rentan dan mudah diakses oleh oknum yang tidak bertanggung jawab dan serangan siber.
- Lemah dalam konfigurasi dan pengaturan sistem: ini menciptakan celah yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak seharusnya bisa melihat data yang ada. Misalnya, pengaturan hak akses yang tidak tepat bisa memungkinkan pengguna yang tidak berhak mengakses informasi sensitif.
- Manajemen data buruk: kesalahan dalam pengelolaan data, seperti penyimpanan data yang tidak aman atau kurangnya kontrol akses, dapat meningkatkan risiko kebocoran. Ketika data tidak terenkripsi atau disimpan di lokasi yang tidak aman akan sangat mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
- Kurangnya pembaruan dan patching: jika Anda tidak rutin memperbaharui atau melakukan patching, maka Anda akan menjadi target empuk serangan siber. Dengan terus menunda pembaruan perangkat lunak, Anda sama saja mengabaikan masalah keamanan dan mempermudah jalur peretas untuk mengeksploitasi celah yang ada.
Gangguan teknis dan downtime
Ini menjadi permasalahan umum ketika perusahaan Anda menggunakan sistem absensi berbasis online mengingat sistem ini bergantung pada teknologi seperti server, perangkat lunak, dan jaringan internet yang kompleks dan rentan terhadap berbagai masalah teknis. Maka dari itu, tidak jarang Anda menemukan kerusakan pada server, bug dalam perangkat lunak, atau gangguan pada koneksi internet dapat menyebabkan sistem tidak berfungsi dengan baik atau bahkan tidak tersedia. Akibatnya, ini berpengaruh pada kemampuan dalam mencatat dan mengakses data absensi secara akurat.
Selain itu, lonjakan beban pengguna pada waktu-waktu tertentu dan proses pemeliharaan rutin juga dapat menambah risiko downtime, mengakibatkan gangguan dalam operasional dan ketidakakuratan dalam pencatatan kehadiran gangguan sementara. Keseluruhan ketergantungan pada teknologi dan risiko terkait dengan infrastruktur, perangkat lunak, dan koneksi jaringan membuat sistem absensi online rentan terhadap masalah teknis yang dapat mempengaruhi keandalan dan efisiensi pencatatan absensi.
Kesalahan data dan inkonsistensi
Kesalahan dalam sistem absensi online sering kali menyebabkan data yang tidak akurat atau inkonsisten. Misalnya, salah memasukkan ID karyawan, waktu absensi, duplikasi entri hingga pencatatan data absensi yang tidak sesuai dengan jam kerja yang sebenarnya. Masalah ini sering mengakibatkan ketidakakuratan dalam perhitungan gaji dan laporan kehadiran.
Penggunaan yang tidak efisien
Antarmuka pengguna yang rumit atau tidak intuitif dapat menyulitkan karyawan dan manajer dalam mengoperasikan sistem, meningkatkan kemungkinan kesalahan dan mengurangi efisiensi.
SmartPresence, Aplikasi Absensi Online Terbaik
Kini ada begitu banyak penyedia layanan aplikasi absensi karyawan berbasis online, tapi pilihlah SmartPresence sebagai sistem Anda. Aplikasi ini memiliki fitur face recognition dengan keunggulan sistem nya yang praktis dan otomatis.
SmartPresence menjamin pencatatan waktu kerja Anda dengan otomatis, mudah dan real time. Selain itu, aplikasi HR berbasis cloud ini juga dapat diandalkan dalam mengatur kebijakan lembur, penggantian hari libur, serta mengatur jadwal shift karyawan.
Percayakan kami untuk membantu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan software absensi online yang berkualitas dan dapat digunakan untuk absen dari mana saja.
Klik di sini untuk mendaftar dan nikmati layanan free trial aplikasi sekarang juga!
Reference:
