Pengaturan shift kerja merupakan komponen vital dalam manajemen sumber daya manusia di berbagai sektor industri. Dengan dunia kerja yang sifatnya dinamis dan terus berubah-ubah, pengelolaan shift tidak hanya mempengaruhi produktivitas tetapi juga kesejahteraan karyawan secara keseluruhan. Untuk mengatasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti penurunan produktivitas dan tidak adanya kesejahteraan karyawan, diperlukan perencanaan yang cermat dan pengelolaan yang efektif terhadap pola kerja. Ini tidak hanya memastikan bahwa operasional perusahaan berjalan lancar, tetapi juga sebagai bentuk pemenuhan kebutuhan individu dan tim dengan baik.
Setiap perusahaan pastinya memiliki kebutuhannya masing-masing terkait penjadwalan shift kerja. Dan ini semua bergantung pada jenis industri, skala operasi dan1 karakteristik pekerjaan yang dilakukan. Disinilah peran HRD menjadi krusial untuk bisa menentukan dan menerapkan sistem kerja shift yang tepat, yang wajib mencakup aspek seperti rotasi jam kerja, keseimbangan antara pekerjaan dan istirahat, serta pemenuhan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Untuk itu, diperlukan pengelolaan shift secara efektif guna memfasilitasi kinerja karyawan yang optimal dan membangun lingkungan kerja yang inklusif, dimana yang menjadi prioritas utama adalah keseimbangan kewajiban pekerjaan dan kehidupan personal (work-life balance).
Lalu Bagaimana Tips Mengelola Shift Karyawan?
Mengatur jadwal kerja karyawan memang tidak selalu mudah bagi perusahaan, termasuk sistem shift. Meskipun terlihat sepele, mengelola shift kerja karyawan memiliki tantangannya tersendiri. Sebab ini berpengaruh pada performa kerja dan menentukan kemajuan perusahaan. Artinya, ketika tidak teliti dalam mengelolanya, apalagi menyangkut lembur atau shift, risiko nya akan sangat fatal. Jadi, apa yang seharusnya dilakukan oleh HRD agar jadwal shift kerja karyawan tepat dan efektif? Apakah penggunaan software untuk membuat jadwal kerja shift bisa membantu HRD?
Pertimbangkan kebutuhan operasional perusahaan
Perhatikan kebutuhan operasional Anda secara spesifik, seperti waktu operasi perusahaan, jumlah karyawan yang dibutuhkan hingga jenis tugas yang harus dilakukan. Dengan memahami dan mengintegrasikan kebutuhan operasional, HRD bisa menyesuaikan jadwal kerja setiap tim atau departemen dapat beroperasi secara optimal.
Ini termasuk mengetahui jam-jam sibuk operasional perusahaan, sehingga penentuan jam kerja shift karyawan semakin efisien. HRD harus tahu di jam berapa perusahaan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan di jam berapa perusahaan tidak begitu membutuhkan sumber daya. Dari sinilah, HRD bisa menempatkan karyawannya dengan baik sesuai kebutuhan perusahaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien, yang akhirnya berimbas pada pemenuhan kebutuhan konsumen yang optimal.
Analisa kebutuhan karyawan
Ini menjadi hal penting yang harus dipikirkan oleh HRD selain operasional perusahaan karena akan mempengaruhi kepuasan dan kesejahteraan tempat kerja. Dengan memahami preferensi dan ketersediaan waktu karyawan, HRD dapat menciptakan jadwal yang adil dan mendukung keseimbangan kehidupan kerja. Ini juga membantu membangun hubungan yang baik antara HRD dan karyawan, serta mempromosikan budaya perusahaan yang peduli terhadap kebutuhan individu dalam tim.
Komunikasikan waktu shift kerja dengan karyawan
Sistem shift kerja menjadi solusi yang adil untuk perusahaan dan karyawan demi sama-sama mencapai tujuan. Mungkin memang tidak mudah menentukan keputusan jam kerja, tapi komunikasi dua arah tetap harus berjalan. Untuk itu, komunikasi menjadi sangat penting untuk menghargai karyawan yang juga memiliki kehidupan pribadinya. Bahkan, belum lagi bagi karyawan yang memiliki riwayat sakit yang tidak memungkinkan mereka bekerja di malam hari.
Dengan adanya komunikasi terbuka, setiap karyawan jadi bisa memberikan pendapat apakah mereka sanggup atau tidak untuk bekerja di jam kerja shift tersebut. Jadi, ada keadilan baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Tidak melewati aturan batas kerja yang berlaku
Mengacu pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 77, pemberlakuan sistem kerja shift seharusnya dilakukan maksimal 7 jam sehari atau 40 jam per minggu. Aturan ini berlaku untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu.
Aturan ini tidak akan sama ketika perusahaan memberlakukan sistem 5 hari kerja dalam 1 minggu. Karena ketika Anda mengadopsi sistem kerja ini, maka jam kerja yang berlaku adalah 8 jam sehari atau 40 jam per minggu.
Dengan kedua aturan tersebut, jangan mencoba membuat aturan sendiri bahkan melewati batas aturan yang berlaku. Ini akan merugikan Anda sendiri sebagai pihak perusahaan yang mengadopsi sistem kerja shift.
Gunakan aplikasi atau software manajemen shift kerja
Demi mendukung pekerjaan HRD dalam mengelola shift karyawan, Anda bisa menggunakan perangkat lunak manajemen shift kerja yang memang memberikan kemudahan dalam merancang dan mengatur sistem shift kerja karyawan.
Seperti kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi SmartPresence sebagai solusi terbaik pilihan HR untuk manajemen SDM, mulai dari merekam, mengatur shift, hingga pelaporan melalui sistem absensi online berbasis cloud. Melalui aplikasi ini, HRD dapat melakukan pergantian shift secara fleksibel dan memudahkan karyawan dalam memonitor jadwal kerja mereka di kemudian hari. Terlebih lagi, aplikasi ini dilengkapi dengan fitur pengelolaan karyawan secara menyeluruh mulai dari kelola database karyawan, hingga absensi online.
Tertarik menggunakan SmartPresence? Klik disini untuk mengetahui lebih lanjut.
Reference:
