Absensi karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam berjalannya perusahaan. Dengan absensi, perusahaan dapat merekam kehadiran serta tingkat produktivitas karyawan.
Agar efektif, kini tersedia berbagai platform dan software untuk absensi karyawan secara online. Namun, dibutuhkan beberapa pertimbangan untuk memilih absensi karyawan terbaik. Yuk, cari tahu di artikel ini!
Cara Memilih Absensi Karyawan Terbaik
Terdapat beberapa aspek yang dapat digunakan untuk memilih software absensi karyawan bagi perusahaan, yaitu:
- Jenis Teknologi
Setiap software memiliki jenis teknologi yang berbeda. Misalnya, ada absen teknologi yang menggunakan pemindaian kartu atau card scanner atau merekam kehadiran dengan nomor ID karyawan.
Teknologi yang lebih canggih mampu merekam kehadiran karyawan dengan data biometrik atau bagian tubuh manusia yang unik. Contoh mesin absensi dengan biometrik adalah pemindaian sidik jari atau fingerprint, deteksi wajah atau face recognition, hingga pemindaian selaput pelangi mata atau iris scanner. - Akurasi
Setiap mesin absensi memiliki tingkat akurasi yang berbeda. Mesin dengan teknologi biometrik memiliki akurasi yang lebih tinggi karena mengandalkan data yang unik per pengguna dan tidak bisa diduplikasi. Mesin absensi manual hingga mesin yang hanya mengandalkan scan kartu atau nomor cenderung mudah dicurangi. - Efisiensi
Sebagai pengguna, perusahaan juga harus memperhatikan apakah mesin absensi cenderung mudah digunakan atau tidak. Mesin absensi yang canggih mampu merekapitulasi data kehadiran karyawan seluruh perusahaan secara otomatis, sementara beberapa mesin absen lain membutuhkan rekapitulasi data dan pengawasan manual. - Platform dan Infrastruktur
Penggunaan mesin absensi turut diperhitungkan sebagai infrastruktur dan/atau sistem perusahaan. Beberapa mesin absen membutuhkan instalasi alat khusus seperti pemindai sidik jari atau pemindai kartu. Sementara beberapa mesin absensi lainnya tidak membutuhkan alat khusus dan dapat dilakukan dengan telepon genggam masing-masing. - Biaya
Biaya mesin absen umumnya berbeda-beda sesuai dengan jenis teknologi. Semakin mewah dan efisien teknologinya, maka semakin mahal biaya mesin tersebut.
Beberapa perusahaan mesin absen juga memberlakukan sistem yang berbeda-beda seperti biaya instalasi per user dan atau biaya instalasi per alat.
Jenis-Jenis Mesin Absensi Karyawan
Terdapat berbagai jenis mesin absensi karyawan yang bisa dipilih, yaitu:
Mesin Absensi Manual
Mesin absensi manual merupakan mesin absensi konvensional yang sudah ada sejak lama. Mesin absensi manual memiliki berbagai mekanisme, mulai dari tanda tangan hingga mesin ceklok. Absensi manual dengan tanda tangan mengharuskan karyawan untuk menandatangani suatu lembar absensi setiap harinya. Sementara, mesin ceklok mengharuskan karyawan untuk memasukkan kartu ke dalam slot mesin yang ada untuk mencatat kehadiran karyawan.
Mesin absensi manual cenderung membutuhkan biaya yang lebih murah, terutama karena teknologinya yang lebih sederhana. Namun, mesin absensi manual cenderung kurang efisien, terutama bagi perusahaan yang memiliki pegawai dengan jumlah banyak. Selain itu, mesin absensi manual juga cenderung menghabiskan banyak alat seperti kertas.
Mesin Absensi Fingerprint
Absensi fingerprint atau sidik jari adalah mesin yang menggunakan pemindaian sidik jari untuk deteksi kehadiran karyawan. Dengan teknologi yang lebih canggih, mesin ini membutuhkan data biometrik sidik jari karyawan karena sidik jari bersifat unik bagi setiap orang.
Karena lebih canggih, banyak perusahaan yang mulai menggunakan mesin absensi fingerprint. Meski begitu, mesin sidik jari membutuhkan instalasi perangkat khusus sehingga membutuhkan biaya yang lebih mahal. Selain itu, di masa pandemi COVID-19, mesin sidik jari terbilang kurang higienis.
Mesin Absensi Deteksi Wajah
Teknologi lebih canggih yang digunakan untuk mesin absensi adalah deteksi wajah atau facial recognition. Fitur facial recognition mencatat kehadiran dengan mendeteksi wajah setiap karyawan. Seperti sidik jari, wajah bersifat unik bagi setiap karyawan. Mesin ini mengharuskan karyawan untuk menempatkan wajah di depan mesin absensi untuk merekam wajah.
Mesin absensi wajah cenderung lebih efisien untuk mendata kehadiran karyawan. Dahulu, mesin absensi wajah membutuhkan instalasi aplikasi khusus. Kini, absensi wajah bisa dilakukan melalui aplikasi yang diunduh di telepon pintar atau smartphone masing-masing karyawan.
Mesin Absensi Wajah Terbaik
Saat ini, mesin absensi wajah merupakan opsi absensi karyawan terbaik yang dapat digunakan oleh perusahaan. Perusahaan dapat memilih mesin absensi wajah yang bisa diinstalasi di telepon genggam masing-masing karyawan, seperti SmartPresence.
Absensi SmartPresence tidak hanya menggunakan fitur facial recognition atau deteksi wajah, namun juga GPS Restriction atau Restriksi Lokasi. Dengan kedua fitur ini, absensi yang dilakukan karyawan menjadi lebih akurat dan perusahaan dapat memantau keberadaan karyawan selama jam kerja.
Selain itu, SmartPresence juga tidak membutuhkan instalasi alat khusus terpisah. SmartPresence dapat diunduh langsung di telepon genggam setiap karyawan, sehingga karyawan dapat melakukan absensi secara mandiri melalui perangkat masing-masing. Data kehadiran karyawan otomatis akan terintegrasi dalam sistem Dashboard yang bisa dipantau admin atau tim HR melalui berbagai perangkat secara real-time.
Tidak hanya absensi, SmartPresence juga dapat digunakan untuk memantau jam lembur secara akurat. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan atasan dapat memberikan persetujuan cuti berjenjang.
