Mengelola sumber daya manusia adalah salah satu aspek paling krusial dalam menjalankan bisnis. Jika Anda pemilik bisnis atau bekerja di bagian HR, Anda pasti memahami tantangan dalam mengelola data karyawan, mengurus penggajian, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Di sinilah software HRIS (Human Resources Information System) berperan penting.
Dalam artikel kali ini, kami akan membahas berbagai fungsi dari software HRIS dan bagaimana alat ini bisa menjadi solusi efisien untuk berbagai tugas HR. Tak hanya itu, kami juga akan memberikan beberapa cara untuk memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda. Jadi, mari kita mulai dan lihat bagaimana HRIS dapat mengubah cara Anda mengelola sumber daya manusia di perusahaan Anda.
Apa Itu HRIS?
Sebelum membicarakan fungsi dari HRIS (Human Resources Information System) ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu HRIS? Pada dasarnya Human Resources Information System (HRIS) merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola data karyawan secara digital.
Dengan HRIS, semua informasi karyawan dapat tersimpan dalam satu tempat terpusat, mengurangi kebutuhan akan spreadsheet dan dokumen fisik yang berlebihan. Selain itu, HRIS membantu mengotomatisasi banyak tugas administratif yang biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan.
Fungsi Utama HRIS
Secara garis besar ada 5 fungsi utama dari software HRIS mulai dari pengelolaan data karyawan sampai meninjau bagaimana kinerja karyawan. Berikut ini penjelasan lebih lengkapnya:
Pengelolaan Data Karyawan
Fungsi utama dari HRIS adalah kemampuan untuk mengelola data karyawan. Ini termasuk informasi demografis seperti tanggal lahir, jenis kelamin, tanggal bergabung, jabatan, tingkat gaji, dan departemen. HRIS juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola dokumen SOP, grafik organisasi, dan tanda tangan elektronik.
Mencatat Kehadiran Karyawan
Fungsi yang kedua dari HRIS adalah memudahkan karyawan untuk mencatat waktu kehadiran mereka. Untuk karyawan yang dibayar per jam, mereka bisa mencatat waktu masuk dan keluar.
Sedangkan untuk karyawan yang bergaji tetap, HRIS memungkinkan mereka untuk melihat saldo cuti dan mengajukan cuti. Sistem yang lebih canggih bahkan bisa menangani penjadwalan dan perencanaan tenaga kerja
Pemrosesan Penggajian
Beberapa HRIS juga mampu memproses penggajian. Sistem ini akan mengumpulkan data tingkat gaji karyawan, data waktu kerja, dan pilihan manfaat mereka, lalu menghitung gaji kotor mereka. Selain itu, HRIS juga memperhitungkan kewajiban pajak berdasarkan lokasi karyawan. Karyawan juga bisa mengakses slip gaji sebelumnya dan dokumen pajak akhir tahun melalui sistem ini.
Rekrutmen dan Onboarding
Banyak HRIS yang mendukung proses rekrutmen dengan menyertakan sistem pelacakan pelamar (ATS). HRIS dapat memposting lowongan kerja ke papan pekerjaan pihak ketiga, mengorganisir pelamar, dan melacak pergerakan mereka melalui berbagai tahapan wawancara. Setelah karyawan diterima, HRIS sering menawarkan modul onboarding yang mengumpulkan data baru seperti informasi setoran langsung dan dokumen-dokumen perekrutan.
Tinjauan Kinerja, Survei, dan Pelatihan
HRIS juga dapat membantu pengembangan karyawan. Sistem ini sering mengelola proses tinjauan tahunan secara standar yang mengingatkan manajer dan karyawan saat waktunya untuk menyelesaikan evaluasi.
Di banyak software HRIS modern juga mampu melakukan survei untuk memeriksa moral karyawan secara berkala. Beberapa bahkan memiliki kemampuan untuk mengelola pelatihan atau kursus pembelajaran untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
Manfaat Menggunakan HRIS
Selain 5 fungsi yang sudah dijelaskan diatas, HRIS juga memiliki manfaat bagi perusahaan yang sudah menggunakannya. Dan berikut ini beberapa manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan jika menggunakan software HRIS:
Kedisiplinan Karyawan
Salah satu alasan utama bisnis berinvestasi dalam HRIS adalah untuk memastikan mereka mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku dan SOP perusahaan. HRIS membantu melacak data karyawan untuk memastikan praktik perekrutan dan pembayaran yang adil.
Mengurangi Kesalahan
Sebelum adanya HRIS, bisnis mengumpulkan dan melacak data karyawan secara manual menggunakan kertas dan lemari arsip. Ini efektif untuk data yang jarang berubah, tetapi untuk data yang dinamis seperti jam kerja, proses manual tentu dapat membuka peluang untuk terjadinya kesalahan. Dengan penggunaan teknologi yang mengurus pelacakan dan perhitungan, bisnis dapat memastikan data karyawan serta penggajian dibayarkan dengan akurat.
Pengalaman Karyawan
Generasi muda yang masuk ke dunia kerja mengharapkan teknologi yang memungkinkan mereka melakukan segala sesuatunya secara mandiri melalui ponsel. Jika karyawan tidak dapat menyelesaikan tugas seperti onboarding, mengajukan cuti, dan melihat gaji mereka sendiri, pandangan mereka tentang perusahaan akan menurun.
Penghematan Waktu
Alasan utama bisnis berinvestasi dalam HRIS adalah untuk membebaskan waktu tim HR agar dapat fokus pada proyek strategis. Daripada meminta tim HR untuk mengumpulkan kartu waktu dan melakukan entri data manual, perusahaan dengan sistem HRIS yang kuat dan otomatis dapat membuat tim HR mereka bekerja pada inisiatif strategis seperti membangun budaya inklusif.
Tips Memilih HRIS yang Tepat
Memilih HRIS yang tepat adalah proses yang tidak bisa dianggap remeh. Berikut beberapa tips untuk membantu Anda memilih HRIS yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:
- Buat Rencana Proyek: Sebelum memulai proses pembelian, buatlah rencana proyek. Libatkan semua pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan dan memastikan bahwa semua kebutuhan terpenuhi.
- Bangun Daftar Kebutuhan: Tentukan kebutuhan Anda dengan fokus pada modul yang diperlukan dan hasil yang ingin dicapai.
- Singkatkan Vendor yang Tepat: Cari vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan buat daftar pendek.
- Evaluasi dengan Seksama: Evaluasi setiap vendor dengan cermat untuk memastikan mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Buat Kasus Bisnis yang Kuat: Setelah menemukan vendor yang tepat, buat kasus bisnis yang kuat untuk mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan lain.
Kesimpulan
HRIS adalah alat penting yang dapat membantu bisnis mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien dan efektif. Dengan kemampuan untuk melacak data karyawan, mengotomatisasi penggajian, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi, HRIS membantu bisnis menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
Selain itu, dengan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan, HRIS dapat meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. Jadi, jika Anda belum menggunakan HRIS, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkannya.
Sumber
