Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengetahui kedisiplinan karyawan pada perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan melihat kehadiran atau absensi selama ia bekerja. Dengan melihat absensi kehadiran karyawan, perusahaan dapat melihat apakah karyawan bersemangat dan disiplin dalam bekerja atau tidak. Saat ini, sangat banyak metode absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan. Mulai dari absensi dengan cara manual, absensi yang menggunakan mesin ceklok, hingga absensi yang menggunakan sidik jari atau fingerprint.
Masing-masing metode absensi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Contohnya saja penggunaan absensi manual yang memiliki kelemahan yaitu sangat mudah untuk dimanipulasi dan mengakibatkan data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Tak hanya itu, data absensi juga tidak bisa didapatkan secara langsung atau real-time. Maka dari itu, penggunaan sistem absensi online jauh lebih membantu perusahaan dalam hal yang berkaitan dengan absensi karyawan jika dibandingkan dengan absensi manual. Terutama dalam segi biaya yang dibutuhkan tergolong sedikit, bahkan tidak memerlukan biaya perawatan. Lalu fitur apa saja yang wajib ada pada sistem absensi online yang baik? Berikut penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online
Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan. Karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat laporan yang real-time. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi online:
Dapat diakses melalui smartphone
Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.
Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting. Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi tiap harinya.
Kemampuan melacak lokasi absen
Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung. Misalnya saja, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk menghadiri acara di luar kantor ataupun melakukan perjalanan bisnis ke luar kota. Walaupun secara fisik karyawan tersebut tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut yang dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja. Maka dari itu, sebuah sistem absensi online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan tetap bisa melakukan absensi di lokasi yang sudah ditentukan berkat adanya kemampuan melacak lokasi absensi pada aplikasi absen.
Kemampuan untuk validasi data absensi
Selain kemampuan melacak lokasi absen yang memungkinkan perusahaan mengetahui dimana lokasi karyawan absen, sistem absensi secara online juga harus memiliki fitur untuk memvalidasi data absensi yang dilakukan. Salah satu caranya adalah dengan melakukan validasi foto diri saat melakukan absensi. Lokasi serta waktu pengambilan foto tersebut dapat diketahui secara otomatis sehingga kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan dapat diminimalisir. Data absensi juga dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya.
Itu tadi beberapa fitur yang wajib ada dalam sistem absensi online. Apabila Anda masih bingung memilih sistem absensi mana yang akan digunakan di perusahaan Anda. Anda bisa mencoba menggunakan SmartPresence. Dimana SmartPresence sudah mendukung fitur-fitur seperti yang dijelaskan di atas. Jadi tunggu apalagi segera gunakan SmartPresence sekarang juga dan dapatkan penawaran uji coba GRATIS!
