Sebagai seorang HR, peran Anda adalah mengelola karyawan dengan cara yang terbaik. Salah satu aspek penting dari pengelolaan karyawan adalah pemantauan kehadiran. Hal ini meliputi lebih dari sekedar merekam jam masuk serta keluar karyawan saja.
Dengan pengelolaan kehadiran yang baik, tentunya perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan keuntungan serta menurunkan tingkat turnover karaywan. Laporan kehadiran karyawan merupakan alat yang dapat membantu Anda menghindari kesalahan dalam pengelolaan kehadiran dan memastikan bahwa organisasi sudah mengikuti semua undang-undang dan peraturan tenaga kerja yang berlaku.
Laporan kehadiran karywan juga dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membuat laporan kehadiran karyawan serta bagaimana hal ini akan memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan.
Apa itu laporan kehadiran karyawan?
Laporan kehadiran karyawan merupakan dokumen yang berisikan hasil rekap jumlah kehadiran setiap karyawan dalam periode waktu tertentu. Laporan ini umumnya berisikan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti tanggal, jam masuk dan keluar, jenis absensi (seperti cuti, sakit, atau ijin), dan keterangan lain yang diperlukan.
Dengan adanya laporan ini, tentu Anda akan lebih mudah dalam mengontrol serta mengevaluasi kinerja setiap karyawan yang ada di perusahaan.
Cara membuat laporan kehadiran karywan
Untuk membuat laporan kehadiran karyawan bulanan secara manual, Anda dapat menggunakan alat seperti Excel atau Google Sheets. Kami akan memberikan panduan tentang cara membuat laporan kehadiran bulanan dengan menggunakan Google Sheets.
Di dalam laporan tersebut, kolom pertama harus berjudul bulan dan akan menentukan informasi penting untuk setiap karyawan seperti nama, posisi, dan departemen. Selain itu, Anda akan membuat 31 kolom tambahan yang akan mewakili setiap hari dalam bulan.
Anda juga akan membuat label untuk menandai status kehadiran setiap karyawan secara visual di setiap sel. Misalnya, label “S” dapat menandakan cuti sakit, “P” untuk cuti pribadi, dan seterusnya. Di bawah setiap baris karyawan, tambahkan baris lain untuk menyimpan statistik kehadirannya seperti jumlah hari hadir, cuti sakit, cuti yang diumumkan, dll. Pada akhir laporan kehadiran karyawan bulanan, buat dua kolom, satu untuk catatan dan yang lain untuk statistik bulanan untuk laporan kehadiran gabungan untuk semua karyawan.
Bagaimana laporan kehadiran karyawan dapat membantu mengelola kehadiran dengan lebih efisien?
1. Membantu dalam pengelolaan shift
Untuk merencanakan shift kerja, Anda perlu tahu siapa saja yang hadir. Laporan kehadiran bulanan dapat membantu Anda dengan memberikan informasi yang mudah dipahami. Anda bisa merencanakan dan menjadwalkan shift sesuai dengan jumlah karyawan yang tersedia dan jumlah pekerjaan yang harus dikerjakan.
2. Mengidentifikasi masalah kehadiran sebelum mempengaruhi produktivitas
Absensi karyawan yang tidak teratur, pencurian waktu, dan terlambat masuk atau pulang dapat menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan. Kerugian ini diakibatkan oleh masalah kehadiran dan produktivitas yang hilang, sehingga perusahaan kehilangan keuntungan yang harusnya didapatkannya.
Manajer SDM dapat melindungi perusahaan dari kerugian ini dengan mengidentifikasi masalah sejak dini. Membuat laporan kehadiran bulanan dari setiap departemen karyawan dapat membantu mengatasi masalah ini.
3. Memastikan kompensasi yang akurat
Penggajian merupakan fungsi SDM yang penting. Untuk menghitung gaji dengan akurat, perlu melacak waktu dan kehadiran karyawan dengan benar. Dengan data kehadiran yang relevan, Anda dapat memastikan gaji dibayar dengan tepat waktu dan akurat. Hal ini juga penting untuk membangun kepercayaan dalam organisasi dan mencegah masalah kesesuaian.
Apa saja kekurangan dari melacak kehadiran secara manual?
Melaporkan kehadiran secara manual memiliki batasan, terutama jika perusahaan Anda mempekerjakan banyak karyawan. Melacak cuti, lembur, absensi, dan masalah lain untuk karyawan yang banyak dapat menjadi melelahkan dan menimbulkan masalah produktivitas dan overhead bagi manajer SDM.
Tidak dapat melacak data kehadiran dengan akurat atau efisien dapat menyebabkan kesalahan dalam kompensasi, yang dapat mempengaruhi moral dan kepercayaan karyawan serta citra merk dari sebuah organisasi. Cara yang lebih efisien untuk membuat laporan kehadiran karyawan bulanan adalah dengan menggunakan perangkat lunak otomatis yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sistem yang dimiliki oleh perusahaan.
Salah satunya dengan menggunakan sistem absensi SmartPresence. Dengan SmartPresence Anda dapat dengan mudah mengakses laporan kehadiran karyawan baik itu laporan perbulannya, perhari atau bahkan perminggu. Jadi tunggu apa lagi segera gunakan SmartPresence dan dapatkan Gratis selama 14 hari!
