Laporan absensi karyawan merupakan salah satu laporan penting yang menjadi acuan dan biasa diperlukan oleh tim HR dari setiap perusahaan. Ini tidak lain untuk memantau efektivitas, produktivitas dan kedisiplinan karyawan sehingga operasional perusahaan menjadi optimal. Maka dari itu, HR akan selalu berkutat dengan daftar kehadiran karyawannya setiap hari, bulan bahkan tahunan.
Tapi, banyak dari tim HR perusahaan yang masih mengalami kesulitan untuk membuat dan merancang laporan absensi yang rapi, efektif dan informasinya lengkap. Hal ini sangat disayangkan karena akan membuka peluang terjadinya kesalahan dalam menginput (human error), yang akan berakibat fatal untuk perusahaan. Untuk itu, artikel ini akan memberikan cara dalam membuat laporan absensi karyawan secara manual.
Namun, sebenarnya tujuan utamanya bukan untuk menetapkan fokus Anda pada absensi yang dijalankan secara manual tetapi mengubah mindset Anda bahwa pembuatan laporan absensi kini sudah semakin dipermudah dengan hadirnya bejibun aplikasi yang dapat meringankan beban dan meminimalisir terjadinya human error.
Penasaran? Simak artikel ini karena Anda akan diberikan perbedaan pembuatan laporan absensi karyawan secara manual dan dengan menggunakan aplikasi dengan opsi aplikasi terbaik yang bisa membantu menyederhanakan permasalahan dan pekerjaan laporan absensi Anda.
Untuk membuat laporan kehadiran karyawan secara manual, Anda dapat menggunakan platform seperti Excel atau Google Sheets. Lalu, bagaimana caranya? Berikut penjelasannya:
Cara Membuat Laporan Absensi Karyawan
- Buka google spreadsheet atau Microsoft Excel
- Buatlah tabel dengan kolom yang berisi informasi yang Anda butuhkan tentang kehadiran karyawan. Ini bisa dengan mengisikan kolom tersebut dengan nama karyawan, hari, tanggal, bulan dan sebagainya.
- Kemudian Anda harus memberikan keterangan pada setiap kolom form absensi spreadsheet dari kehadiran karyawan Anda. Misalnya, jika karyawan sedang sakit, maka berikan keterangan “S”, jika sedang izin berikan keterangan “I”, jika cuti berikan keterangan “C”, dan apabila karyawan tidak masuk dan tidak memberikan keterangan, maka diisi dengan keterangan “A”.
- Pastikan untuk memberikan berbagai warna yang berbeda untuk setiap kolomnya sebagai pembeda. Misalnya, merah untuk keterangan Alpha, kuning untuk sakit, oranye untuk izin, biru untuk cuti dan hijau untuk hadir.
- Setelah semua data terkumpul selama satu bulan, itulah saatnya Anda menghitung total kehadiran per karyawan dengan rumus =COUNTIF(data yang ingin dihitung jumlahnya) dan click “Enter”.
Nah, dibawah ini kami berikan perbandingan untuk Anda bisa paham sebenarnya lebih baik dan efektif menggunakan absensi secara manual atau dengan bantuan aplikasi.
| Laporan Absen Manual | Laporan Absen dengan Aplikasi |
| Template dan rumus menggunakan Excel dan Google Spreadsheet | Template disediakan oleh aplikasi |
| Membutuhkan penggunaan kertas dalam jumlah yang banyak | Tidak membutuhkan kertas |
| Pendataan dilakukan oleh manajer setiap divisi | Absen di data secara otomatis |
| Daftar absensi berbentuk hard copy atau kertas | Tersimpan dan diakses online |
| Bisa terjadi kecurangan dengan menitipkan absen | Tidak bisa ada kecurangan |
| Perhitungan dilakukan manual | Perhitungan otomatis tiap bulan |
| Ketika dinas diluar, absen harus dibawaoleh karyawan | Absen sangat praktis hanya memerlukan smartphone dan internet yang stabil |
Mudahkan Proses Absensi Karyawan Anda dengan SmartPresence
Agar perusahaan Anda bisa mengelola absensi karyawan dengan mudah, SmartPresence menyediakan fitur yang dapat mempermudah pengelolaan absensi karyawan menjadi lebih mudah dan cepat.
Terdapat beberapa fitur yang akan memudahkan Anda, diantaranya:
- Ada fitur GPS restriction
- Mengatur jadwal karyawan
- Mengajukan izin dengan mudah
- Dapat diakses oleh perusahaan dan karyawan
- Sistem online sehingga mudah diakses dimana saja dan kapan saja
Itu tadi adalah penjelasan tentang contoh laporan absensi beserta dengan perbandingan penggunaan laporan absensi secara manual dan menggunakan aplikasi. Proses pelaporan absensi ternyata memiliki fungsi krusial untuk keperluan perusahaan seperti halnya pada proses penggajian dan penilaian performa karyawan.
Untuk itu, proses absensi tidak bisa dilakukan dengan asal dan harus dikerjakan secara terstruktur. Agar Anda bisa lebih efektif dalam proses laporan absensi kerja perusahaan, mulai saat ini segera gunakan SmartPresence dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan pekerjaan Anda.
Reference:
