Berkembangnya dunia digital tentu berimbas pula pada sistem absensi. Jika biasanya para karyawan melakukan absensi secara manual dengan melakukan fingerprint atau menggunakan kertas. Tapi ya berkembangnya zaman tentu membawa perubahan juga pada sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan.
Berkembangnya dunia digital di industri 4.0 ini pun membuat sistem absensi turut berinovasi dengan menghadirkan aplikasi online yang bisa diakses masing-masing karyawan melalui telepon selular. Tapi tak jarang juga perusahaan yang masih bertahan dengan sistem absensi manual, karena masih kurangnya edukasi mengenai sistem absensi berbasis aplikasi online tersebut. Sebetulnya apa saja yang menjadi keuntungan sistem absensi jenis ini? Mari kita simak!
Keuntungan menggunakan sistem absensi berbasis aplikasi online
1. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat
Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.
2. Lebih efisien dan hemat waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon selular, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya. Salah satu sistem absensi yang sudah memiliki fitur geo tagging atau GPS adalah SmartPresence. Bisa dibilang Smart Presence hadir tentu untuk memudahkan tugas dan kewajiban tim HR.
Sebelum berpindah ke poin selanjutnya, baca juga mengenai pentingnya abensi mobile yang dilengkapi dengan fitur GPS, di sini.
3. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon selular yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
4. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
Lalu bagaimana cara meningkatkan akurasi pencatatan posisi ketika rekam absensi? Cari tahu di sini ya!
5. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selularnya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Dari kelima poin di atas, bisa terlihat bahwa sistem absensi berbasis aplikasi online tak hanya menguntungkan karyawan, tapi juga bagi perusahaan. Apakah Anda setuju?
