Saat ini bekerja dari rumah atau yang biasa disebut WFH (work from home) menjadi tren baru di kalangan masyarakat. Baik itu perusahaan maupun instansi pemerintah mau tidak mau harus mulai menerapkan cara kerja seperti ini. Akan tetapi cara bekerja dari rumah membuat para karyawan tidak bisa melakukan absensi ke kantor.
Untuk menangani masalah absensi tersebut, perusahaan harus menggunakan absensi karyawan online. Absensi karyawan online sendiri sudah banyak beredar di internet mulai dari yang gratis hingga berbayar. Salah satu absensi online yang gratis adalah dengan memanfaatkan google form. Lalu apa saja manfaat menggunakan absensi online bagi karyawan dan bagaimana cara menggunakan absensi gratis? Berikut ini beberapa manfaat absensi online dan cara mudah membuat absensi karyawan online dengan gratis tanpa biaya!
Manfaat Menggunakan Absensi Online
Keterbatasan jarak yang mengakibatkan karyawan tidak bisa diawasi secara langsung merupakan salah satu kendala work from home. Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir lagi karena saat ini ada absensi online dapat digunakan untuk membantu pengawasan karyawan. Berikut ini manfaat dari absensi online:
Memudahkan rekapitulasi data
Selain bisa membantu perusahaan atau instansi pemerintah untuk melakukan kontrol kepada karyawannya yang bekerja dari rumah, absensi online juga sangat berguna untuk membantu memudahkan rekapitulasi data. Karena data kehadiran karyawan akan di input lebih cepat dan akurat.
Rekapitulasi data absen tersebut nantinya digunakan untuk data penghitungan gaji. Dengan menggunakan absensi online, Anda bisa lebih cepat menghitung gaji karyawan dengan sistem yang lebih cepat, tepat, dan akurat. Anda pun tidak perlu lagi memindahkan data manual ke komputer.
Dapat Memantau Secara Real Time
Meskipun karyawan bekerja di rumah, Anda masih bisa memantau mereka secara real time melalui absensi online. Bagian personalia yang khusus menangani karyawan bisa dengan mudah memantau kehadiran dan keterlambatan karyawannya kapanpun dan dimanapun.
Selama ada koneksi internet maka absensi online ini akan sangat memudahkan semua pihak yang berkaitan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Apalagi data absensi tersebut akan disinkronkan dengan sistem cloud yang dapat tersimpan secara otomatis.
Lebih hemat
Pada umumnya, perusahaan memang masih menggunakan fingerprint sebagai alat untuk mengabsen karyawan. Untuk menggunakan alat ini perusahaan harus menyiapkan budget khusus dalam pengadaan perangkat absensi karyawan.
Dengan adanya sistem absensi online, perusahaan dapat lebih menghemat anggarannya karena tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk membeli peralatan absensi. Perusahaan juga tidak perlu menyiapkan dana cadangan untuk pemeliharaan dan perbaikan jika sewaktu-waktu rusak.
Penghitungan lebih akurat
Menggunakan absensi secara online artinya perangkat smartphone milik karyawan harus dihubungkan dengan perangkat yang ada melalui jaringan internet. Sehingga memungkinkan sinkronisasi waktu yang akurat pada setiap perangkat smartphone yang terhubung.
Artinya apa yang ditampilkan pada smartphone karyawan akan sama persis dengan perangkat laptop atau komputer yang terhubung. Sistem pencatatan absensi pun menjadi lebih akurat dan cepat. Sehingga absensi online dapat digunakan untuk keperluan pencatatan gaji atau penilaian kinerja.
Meningkatkan kinerja karyawan
Baik untuk karyawan itu sendiri maupun bagian personalia yang mengurusi karyawan, sistem absensi online akan sangat membantu mereka untuk meningkatkan kinerjanya. Bagian personalia dapat dengan lebih mudah mencatat dan menghitung gaji secara akurat dengan cepat.
Sedangkan karyawan juga dapat lebih menghemat waktu karena mereka tidak harus datang ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaannya atau hanya untuk absen saat ada tugas ke luar kota. Hal ini tentu dapat lebih menghemat waktu perjalanan sehingga karyawan bisa lebih produktif lagi.
Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Form
- Pertama Siapkan Email gmail.
- Buka Google Drive kemudian pilih Baru > Lainnya > Google Formulir. Kemudian Anda sudah dapat membuat formulir absensi. Untuk langkah selanjutnya Anda akan mengedit isi dan kita membuat absensi karyawan. Pada umumnya dalam membuat absensi karyawan ada kolom nama, Jam Masuk, Jam Pulang, Kegiatan yang dikerjakan Hari tersebut.
- Edit pada Judul sesuai dengan keinginan Anda.
- Silahkan Isi pertanyaan pertama semisal nama karyawan. Untuk Memberikan wajib diisi maka silahkan kalian atur pada pojok kanan bawah ada keterangan wajib di isi dan untuk jawaban ada pengaturan pilihan ganda, paragraf dan lain sebagainya di situ. untuk mengaturnya silahkan isi sesuai yang Anda inginkan.
- Untuk menambah pertanyaan kedua silahkan klik tombol +. begitupun dengan Membuat kolom pertanyaan selanjutnya. seperti Divisi, jam Masuk, jam Pulang, Maupun Kegiatan Kerja hari ini dan Keterangan.
- Setelah anda selesai membuat pertanyaan absensi maka Anda sudah dapat membagikan link yang nantinya dapat digunakan untuk membuka google form yang dapat diisi oleh para karyawan.
Untuk tahap membuat tampilan absensi sudah kita kerjakan. saatnya kita untuk merekap data absensi yang sudah dilakukan oleh karyawan Anda. Silahkan Anda buka kembali google drive. dan cek File Google Form Anda. Untuk langkah mengatur membuat format excel di Spreadsheet silahkan Anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut ini.
- Klik Menu tanggapan.
- Kemudian klik tombol +
- Maka Google Form Sudah Terintegrasi dengan Excel Spreadsheet Google.
Dalam menggunakan Google Form sebagai alat absensi online, Anda dapat mengubah dan menyesuaikan form pertanyaan sesuai dengan kebutuhan. Cara membuat absensi online di atas bisa dibilang sangat mudah dan bisa Anda coba.
Apabila Anda menginginkan sistem absensi online dengan banyak fitur didalamnya dan mudah digunakan, Anda dapat mencoba menggunakan SmartPresence. Sistem absensi dengan segudang fitur didalamnya dan dapat memberi kemudahan HR dalam mengawasi karyawan disaat WFH. Tertarik menggunakan SmartPresence ? Segera daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan dapatkan penawaran uji coba GRATIS!
