Sistem penggajian atau istilah lainnya yaitu sistem payroll merupakan sistem yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengolahan hal-hal yang berkaitan dengan gaji dan untuk membuat slip gaji karyawan. Gaji sendiri merupakan hak yang diterima oleh pekerja dalam bentuk uang berdasarkan hasil dari pekerjaan yang sudah ia lakukan.
Perusahaan tentu tidak ingin adanya kesalahan dalam memberikan upah kepada karyawan. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur soal pendapatan termasuk penggajian karyawan.
Peraturan Penggajian di Indonesia
Peraturan ketenagakerjaan di Indonesia tidak mengatur sistem penggajian karyawan swasta secara terperinci, tetapi beberapa syarat dalam Undang- Undang serta Peraturan Pemerintah membagikan rambu- rambu sebagai panduan.
Nominal serta komponen penggajian
UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 yang direvisi lewat Omnibus Law, Pasal 88 A ayat( 3), mengatakan kalau pengusaha harus membayar upah kepada pekerja/ buruh sesuai dengan kesepakatan.
Syarat itu ditegaskan lagi dalam PP Pengupahan Nomor 36 Tahun 2021, Pasal 53, kalau pembayaran upah oleh pengusaha dilakukan bersumber pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, ataupun perjanjian kerja bersama.
Maksudnya, baik nominal serta komponen penggajian didetetapkan berdasarkan kesepakatan. Sebagai contoh, bila karyawan dijanjikan pendapatan pokok, tunjangan tetap, serta tunjangan BPJS dalam kontrak kerja, sehingga komponen- komponen tersebut harus terdapat dalam perhitungan serta pembayaran pendapatan karyawan bersangkutan. Jumlahnya wajib cocok dengan yang disepakati.
Tanggal penggajian
PP Pengupahan mengatur kalau pendapatan wajib dibayarkan dalam mata uang rupiah, serta dibayarkan sepenuhnya pada tiap periode serta per tanggal pembayaran upah. Jangka waktu pembayaran gaji tidak boleh lebih dari satu bulan.
Tanggal pembayaran gaji disepakati antara karyawan serta pengusaha. Apabila jatuh pada hari libur ataupun istirahat mingguan, maka penerapan pembayaran gaji diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, ataupun perjanjian kerja bersama.
Jadi, tidak ada permasalahan apakah pendapatan dibayarkan pada akhir bulan ataupun awal bulan, sepanjang hal ini disepakati kedua pihak. Tetapi, gaji tidak boleh dicicil.
Metode pembayaran gaji
PP Pengupahan, Pasal 57, memberikan 2 metode pembayaran gaji karyawan, yakni secara langsung ataupun lewat bank. Apabila dibayarkan lewat bank, maka gaji wajib sudah bisa diuangkan oleh karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati.
Maksudnya, perusahaan perlu mengestimasi proses transfer antar- bank yang memerlukan waktu supaya gaji tidak terlambat masuk ke rekening karyawan. Misalnya, admin penggajian dapat melaksanakan transfer satu ataupun 2 hari saat sebelum bertepatan pada penggajian. Gimana bila terlambat?
Ketentuan di PP Pengupahan memberikan toleransi keterlambatan pembayaran gaji sepanjang 3 hari. Apabila penggajian terlambat sampai 4 hari ataupun lebih, maka pengusaha dikenai denda tanpa menghilangkan kewajiban pembayaran gaji.
Data perhitungan gaji
Sistem penggajian bisa berjalan dengan terdapatnya masukan informasi di dalamnya. Dengan begitu, proses pembayaran upah tidak terlambat serta tertib sebagaimana mestinya. Data yang diperlukan dalam sistem penggajian dibagi jadi 2, yakni data konstan serta data variabel.
Data konstan bersifat tetap ataupun tidak berganti tiap bulan, contohnya yaitu data personal karyawan semacam nama, divisi, golongan jabatan, NPWP, PTKP, nominal gaji pokok, serta iuran BPJS. Sedangkan data variabel bersifat tidak tetap, contohnya yaitu jumlah kehadiran, jam lembur, bonus, serta denda.
Prosedur Sistem Penggajian
Sistem penggajian mengatur bermacam prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi, ataupun memecat pekerja, dan buat mengatur pembayaran upah pekerja.
Prosedurnya bergantung pada kebijakan tiap- tiap perusahaan sebab pasti kebutuhan serta kepentingan masing- masing perusahaan berbeda- beda.
Pencatatan Waktu Kehadiran
Prosedur ini bermanfaat buat mencatat waktu kedatangan karyawan dengan sistem presensi tertentu guna memastikan pendapatan yang didapat di akhir periode.
Sistem pencatatan kehadiran yang biasa digunakan perusahaan di antara lain yakni sistem absensi digital seperti SmartPresence, pemakaian kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis website, serta absensi biometrik.
Pencatatan Waktu Kerja
Rata- rata pelaku usaha konvensional menetapkan waktu kerja 8 jam. Bila waktu kerja karyawan kurang dari jumlah tersebut, bakal ditandai pulang lebih cepat. Kebalikannya, bila melebihi waktu normal, maka bakal dihitung lembur.
Penyusunan Daftar Gaji
Prosedur pembuatan catatan upah bersumber pada pada pesan keputusan menimpa penaikan pekerja baru, pemberhentian karyawan, peningkatan pangkat, penyusutan pangkat, catatan salary bulan lebih dahulu, serta catatan muncul pekerja.
Distribusi Bayaran Gaji
Distribusi pendapatan disalurkan pada tiap- tiap bagian yang merasakan manfaat tenaga karyawan. Distribusi ini bermanfaat buat mengatur bayaran serta menghitung harga pokok produk.
Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran upah mempunyai kaitan dengan tugas akuntansi serta keuangan. Tugas akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada tugas keuangan buat menulis cek pembayaran pendapatan, sebaliknya tugas keuangan mencairkan cek tersebut ataupun mengirimkan duit ke rekening pekerja.
