Kemajuan pesat dalam digitalisasi SDM telah memungkinkan Departeman HRD merampingkan, mempercepat, dan mengefisienkan serta mengefektifkan kinerja. Dengan cara mengotomatiskan banyak tugas. Dengan begitu Departemen SDM/ HRD memiliki banyak waktu untuk memberdayakan karyawan. Bagaimana cara menerapkan otomatisasi SDM sehingga bisa lebih efisien dan efektif?
Sudah diyakini oleh semua pihak, bahwa HRD adalah bagian penting dalam sebuah perusahaan. HRD bertanggungjawab untuk merekrut, melakukan onboarding dan offboarding karyawan, melatih, dan mengembangkan, menggaji, menjaga ketetapan waktu, melacak hari libur, sakit, dan memantau kesejahteraan karyawan serta perusahaan. Karena tanpa SDM di dalamnya, perusahaan tidak mungkin bisa beroperasi.
Namun, banyak HRD yang masih sibuk dengan administrasi dan dokumen terkait tugas-tugasnya. Dokumen secara manual. Namun, kini sudah ada banyak alternatif kerja digital yang bisa dimanfatkan untuk melaksanakan tugas-tugas HRD.
Apa itu otomatisasi SDM?
Otomasi Sumber Daya Manusia (Otomasi SDM) menggunakan perangkat lunak untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan tugas yang berulang dan memakan waktu, termasuk administrasi onboarding karyawan, penggajian, ketepatan waktu, dan administrasi tunjangan. Ini membebaskan karyawan HR untuk fokus pada tugas yang lebih strategis yang lebih berharga bagi perusahaan. Ini juga meningkatkan efisiensi dan keamanan sekaligus mengurangi potensi kesalahan manusia.
Otomatisasi sistem dalam HRD dibutuhkan karena dokumen fisik yang harus diproses sangat banyak. Dengan menggunakan sistem otomatis, maka akan memberikan banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang lebih penting dalam pengembangan, daripada sekadar rutinitas.
Peralihan dari penyelesaian tugas secara manual ke arah digital dan otomatis, memberlukan tingkat keterampilan dan pelatihan tertentu. Namun jika melihat hasil kerja yang akan jauh lebih baik serta lebih efisien, maka waktu, energi dan dana yang diinvestasikan ke arah ini akan menjadi hal yang dibutuhkan.
Manfaat otomatisasi SDM
Berikut ini adalah manfaat yang akan diterima ketika sebuah perusahaan melaksanakan otomatisasi dalam pengelolaan Sumber Daya Manusianya:
Peningkatan efisiensi
Pengelolaan Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada berkas dan dokumen. Jika dokumen yang tersedia hanya manual, maka akan sangat membutuhkan waktu yang banyak untuk ‘membacanya’. Jelas ini tidak akan efisien. Tentu saja, membaca berkas formulir manual akan sangat sulit memilah dan memilihnya.
Maka dengan otomatisasi atau digitalisasi dokumen SDM, maka akan ada pengolahan data yang sangat cepat, sehingga waktu yang tersedia akan lebih efisien digunakan untuk meningkatkan produktivitas keseluruhan bisnis.
Wawasan yang bisa ditindaklanjuti
Otomatisasi SDM memungkinkan untuk melacak, mengumpulkan, dan menganalisis semua jenis data. Ini memungkinkan melihat pola dan membuat laporan tentang temuan.
Wawasan tentang SDM yang dimiliki perusahaan ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses, memperbaiki kegagalan apa pun, dan melakukan lebih banyak hal yang berhasil di seluruh bisnis.
Kesalahan berkurang
Menyelesaikan penggajian, lembar waktu, dan memeriksa cuti liburan secara manual memungkinkan terjadi kesalahan. Dengan digitalisasi, maka mengurangi ruang untuk terjadinya kesalahan.
Komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik
Otomatisasi SDM memberikan gambaran yang jelas tentang semua proses dan tahapan yang terlibat. Ini membantu setiap orang memahami tanggung jawab masing-masing, sehingga dapat meningkatkan komunikasi dan kerja tim.
Mengurangi biaya pemrosesan berbasis kertas
Pengolahan data secara manual berbasis kertas, tentu akan memakan biaya cetak yang besar. Selain itu, penyimpanan data berbasis kertas, membutuhkan tempat penyimpanan yang luas. Otomatisasi ini mengurangi biaya-biaya tersebut. Selain itu, pencarian dokumen juga lebih cepat. Istilahnya tinggal klik bisa ditemukan data yang dibutuhkan.
Pengalaman positif bagi calon karyawan dan karyawan
Ketika staf SDM tenggelam dalam tugas-tugas admin, mereka seringkali tidak punya waktu atau lupa untuk mengenal lebih dalam calon pekerjaan baru. Ini menciptakan pengalaman perekrutan yang negatif, terlepas dari apakah mereka akhirnya dipekerjakan atau tidak.
Otomatisasi SDM berarti staf HRD akan memiliki lebih banyak waktu untuk mengenal pelamar kerja dan meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.
Selain itu, karyawan mendapatkan keuntungan dari layanan mandiri. Misalnya, mereka mendapatkan permintaan cuti dan laporan pengeluaran disetujui atau ditolak secara lebih cepat. Tentu ini menjadi pengalaman karyawan yang positif.
Merekrut Karyawan Baru
Proses perekrutan setidaknya meliputi:
- Memposting iklan pekerjaan,
- Melacak tanggapan,
- Penyaringan CV,
- Penilaian pra-kerja,
- Menyortir dan memprioritaskan kandidat berdasarkan kriteria yang ditetapkan,
- Alur email otomatis.
Jika tidak mengotomatiskan tugas admin yang tidak produktif dari proses ini, staf HRD akan menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk melakukan tahapan-tahapan di atas.
STUDI KASUS: Kantor Sheriff Wilayah Osceola, Florida, Amerika Serikat
Kantor Sheriff Wilayah Osceola dulu memiliki proses rekrutmen berbasis kertas. Itu berarti tumpukan berkas yang banyak, ada kemungkinan formulir hilang, kurang komunikasi antara petugas perekrutan dan pelamar.
Dihadapkan dengan kekurangan petugas polisi secara nasional, mereka menerapkan otomatisasi SDM dalam penilaian online pra-kerja.
Di tahun pertama, ini meningkatkan aplikasi di tahun 2012 dari 446 menjadi 1.305 di tahun berikutnya . Formulir telah diisi dengan benar (tidak ada bidang yang boleh dikosongkan seperti pada versi kertas) dan foto dapat diunggah. Akhirnya, Kantor Sheriff menemukan kandidat dengan kualitas yang lebih baik karena peningkatan volume lamaran.
Proses otomatisasi SDM juga memungkinkan mereka menyelesaikan pemeriksaan latar belakang tanpa kertas dan mengirim email otomatis ke kandidat, memperbarui status lamaran mereka.
Dari segi dana, mereka menghemat $ 2.000 awal untuk perlengkapan kantor untuk penyimpanan berkas pelamar yang baru.
Orientasi karyawan
Orientasi karyawan memerlukan pengumpulan dokumen untuk verifikasi, menandatangani formulir, memberikan akses alat ke karyawan baru, mengajukan permintaan perangkat, dan banyak lagi.
Otomatisasi SDM dapat memberikan daftar periksa yang mudah diikuti selama proses orientasi. Ini termasuk fasilitas untuk membuat pemberitahuan otomatis dan alur kerja persetujuan, mengumpulkan formulir yang ditandatangani secara elektronik dan secara otomatis menghasilkan dokumen PDF resmi, mengirimkan perangkat ke karyawan dengan cepat tanpa menunggu dukungan TI, dan banyak lagi.
STUDI KASUS: KPMG, Belgia.
KPMG tidak memiliki proses pra-asrama untuk karyawan baru, yang berarti harus menunggu lama antara penandatanganan kontrak hingga hari pertama bekerja.
Perusahaan menggunakan solusi perangkat lunak orientasi yang terintegrasi dan aman untuk mengatasi masalah ini. Proses orientasi sekarang dimulai segera setelah karyawan baru menandatangani kontrak. Karyawan baru secara otomatis dikirimi semua informasi praktis yang perlu mereka ketahui dari aplikasi sebelum mereka memulai hari pertama mereka.
Offboarding
Proses offboarding seringkali dapat diabaikan, tetapi sama pentingnya dengan proses onboarding. Ketika dilakukan dengan cara yang benar, offboarding membantu melindungi perusahaan dan meninggalkan kesan yang baik pada mantan karyawan.
Namun, pembongkaran manual memakan waktu. Ada potensi risiko kehilangan formulir atau diisi dengan tidak benar. Selain itu, ada risiko gagal melindungi perusahaan dari perspektif kepatuhan dan keamanan.
Perangkat lunak otomasi SDM memungkinkan membuat daftar periksa offboarding dan:
- melengkapi dan mengunggah dokumen secara elektronik,
- jadwalkan wawancara keluar,
- perbarui informasi pribadi,
- membuat pengaturan untuk gaji terakhir karyawan,
- membuat permintaan untuk peralatan perusahaan untuk dikembalikan,
- hapus akses mereka ke aplikasi pada tanggal pilihan saat yang bersangkutan berhenti,
- hapus mereka dari direktori perusahaan pada hari terakhir mereka (untuk memastikannya tetap mutakhir).
Akses ke aplikasi dan alat
Saat karyawan baru bergabung dengan sebuah organisasi, mereka harus diberi akses ke aplikasi relevan yang mereka butuhkan, di tingkat izin yang tepat, pada hari pertama mereka. Hal ini sering kali dapat menyebabkan pemborosan waktu pada hari pertama mencoba membuat karyawan siap sepenuhnya dan dapat mengakses sistem pusat yang diperlukan untuk menjalankan peran mereka.
Otomatisasi proses SDM dapat memungkinkan perusahaan untuk memberikan akses secara otomatis kepada karyawan baru berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Karyawan juga cenderung membutuhkan akses ke aplikasi dan alat tambahan dari waktu ke waktu. Otomatisasi SDM memungkinkan setiap karyawan untuk meminta akses ke suatu aplikasi dan membuatnya diterima atau ditolak oleh manajer mereka.
Manajemen cuti berbayar
Menghitung dan menyetujui hari libur secara manual dapat menjadi masalah karena melibatkan banyak tugas:
- Memeriksa sisa cuti karyawan
- Mendapatkan persetujuan manajer untuk permintaan cuti
- Mencatat cuti untuk sirkulasi penggajian
Selain itu, jika ini jatuh di pundak satu orang, ada kemungkinan kesalahan manusia. Juga ada kemungkinan tagihan tugas melalui email sehingga berisiko gangguan saat orang ini sedang berlibur atau cuti sakit.
Perangkat lunak otomasi SDM menawarkan proses manajemen cuti otomatis yang secara otomatis menghitung semua hal di atas.
Klaim biaya
Tahukah Anda bahwa 38% karyawan melaporkan bahwa mengirimkan dan menangani biaya itu membosankan, sementara lebih dari satu dari enam mengatakan mereka takut melakukannya?
Tugas manual yang tidak perlu seperti mengirimkan biaya berdampak negatif pada kepuasan karyawan di tempat kerja. Hal ini terbukti menurunkan produktivitas dan kinerja mereka. Tingkat kepuasan karyawan yang lebih tinggi menyebabkan tingkat produktivitas yang lebih tinggi, yang mengarah pada kinerja perusahaan yang lebih baik.
Secara tradisional, karyawan harus menyerahkan tanda terima, mengisi formulir dengan semua detailnya, kemudian disetujui oleh manajer. Formulir menunggu di meja orang dan mulai menumpuk. Mereka bisa saja salah mengisi dan salah tempat. Berdasarkan penelitian, satu dari lima laporan pengeluaran manual diisi dengan tidak benar.
Otomatisasi SDM memungkinkan perusahaan mendigitalkan proses pengeluaran. Karyawan dapat mengunggah foto tanda terima dari ponsel mereka, sedangkan perangkat lunak manajemen pengeluaran secara otomatis mengekstrak data yang diperlukan (jumlah, pedagang, PPN, dll.). Setelah karyawan mengirimkan ini, manajer terkait segera diberi tahu dan dapat menyetujui atau menolaknya. Seorang pengontrol kemudian memeriksa apakah detailnya benar dan memprosesnya dengan satu klik. Ini menghemat waktu pemrosesan rata-rata karyawan hingga 70%, menghilangkan kesalahan manusia, dan memberi perusahaan gambaran pengeluaran waktu nyata.
Daftar gaji
Menghitung secara manual waktu atau hari kerja, bersama dengan cuti sakit atau hari libur, memungkikan terjadi kesalahan.
Otomatisasi SDM dapat menyederhanakan proses dengan melacak dan menghitung semuanya secara otomatis, menyederhanakan pembayaran, dan membuat data lebih mudah ditemukan jika diperlukan untuk audit kepatuhan atau hal lain.
STUDI KASUS: FuelCell Energy, Connecticut, Amerika Serikat
Direktur SDM Sandi Mauro melakukan apa yang biasa dia lakukan dengan tim kecilnya. Dia menyusun satu set spreadsheet Excel dengan nomor kompensasi pekerja dari manajemen, dan mengirimkannya ke daftar gaji untuk diproses. Tetapi setelah penggajian selesai, manajer penggajian merasakan ada yang tidak beres. Setelah memeriksanya, Mauro menemukan bahwa salah satu spreadsheet telah diurutkan dengan tidak benar, yang berarti bahwa setiap karyawan di perusahaan (600 orang) ditetapkan untuk menerima gaji orang lain.
FuelCell Energy dengan cepat memutuskan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak otomasi SDM untuk mengurangi kesalahan manusia, menghemat waktu, dan memberi karyawan lebih banyak wawasan tentang bagaimana gaji mereka dihitung.
Perencanaan kompensasi biasanya membutuhkan waktu satu bulan penuh untuk menyelesaikannya. Sebaliknya, ini membutuhkan waktu seminggu dan bebas dari kesalahan dengan sistem yang baru.
Pengajuan pajak
Ada undang-undang perpajakan yang berbeda di berbagai tingkat (lokal, negara bagian, nasional, internasional). Ini bergantung pada ukuran organisasi dan di mana organisasi itu beroperasi. Ini berarti pengajuan pajak bisa jadi rumit untuk departemen SDM perusahaan, terutama karena undang-undang sering diperbarui dan diubah.
Mengotomatiskan pajak gaji berdasarkan undang-undang yang relevan memastikan bahwa karyawan dan kontraktor menerima dan melengkapi formulir yang benar. Ini juga menyediakan file digital yang mudah ditemukan saat audit. Software pajak SDM membuat proses pengarsipan pajak lebih cepat dan menghilangkan stres.
Manajemen waktu
Memiliki absensi manual untuk melacak waktu dan menunjuk satu orang atau tim untuk melacaknya sangatlah tidak efisien. Mereka sering kali dapat diisi beberapa hari kemudian dan juga salah tempat.
Aplikasi absensi otomatis memungkinkan perusahaan menyimpan profil karyawan, catatan kehadiran, dan informasi lainnya secara digital. Ini membuat seluruh proses lebih cepat dan lebih akurat.
Keuntungan karyawan
Layanan manajemen tunjangan atau organisasi pemberi kerja profesional sering kali menangani tunjangan termasuk perawatan kesehatan, rencana pensiun, kompensasi pekerja, dan tunjangan lain untuk banyak organisasi.
Masalahnya adalah karyawan biasanya memiliki sedikit atau tidak sama sekali wawasan tentang jenis tunjangan yang tersedia bagi mereka selama masa kerja mereka.
Perangkat lunak otomasi dapat melacak semua situasi karyawan dan menampilkan manfaatnya kepada mereka, termasuk saat mereka mengalami perubahan keadaan.
Pelacakan kinerja karyawan
Mengotomatiskan catatan kinerja karyawan berarti perusahaan memiliki data yang dapat diakses untuk menentukan kenaikan gaji, bonus, penindakan kedisiplinan, atau penghentian. HR dapat melacak catatan kinerja ini dan memberi manajer akses untuk menambahkan catatan, mempersiapkan tinjauan kinerja, dan memastikan tujuan dapat terpenuhi.
Mengotomatiskan pelacakan kinerja merampingkan proses, memastikannya bebas bias, memungkinkan pengambilan keputusan yang akurat, dan memberikan titik referensi yang bagus untuk manajer dan karyawan.
STUDI KASUS: Metropolitan Utilities District (MUD)
MUD dulu memiliki pendekatan yang sangat kuno untuk tinjauan kinerja karyawan. Ini terdiri dari dokumen Word sederhana dengan beberapa kata yang diubah setiap tahun dan dicetak serta dibagikan kepada karyawan. Dokumen tersebut biasanya mencantumkan hanya lima tujuan yang diminta untuk dicapai oleh karyawan selama setahun. Jika mereka berhasil, mereka menerima bonus mereka, tetapi mereka biasanya akan tetap mendapatkan bonus mereka meskipun tidak.
Sistem kertas memiliki banyak masalah. Hanya sekitar 70% karyawan yang mendapat ulasan, sementara beberapa melaporkan tidak memilikinya dalam 10 tahun. Tidak ada cara nyata untuk memantau perkembangan, dan akibatnya kualitas pekerjaan menurun.
Perusahaan akhirnya ingin mulai mengaitkan gaji dengan kinerja, tetapi menyadari bahwa perlengkapan mereka tidak memadai.
Sejak menerapkan otomatisasi SDM, setiap karyawan untuk tahun pertama (dalam 102 tahun) melakukan tinjauan kinerja. Karyawan dan manajer sekarang dapat berkomunikasi dengan lebih mudah tentang tujuan, dan seluruh proses lebih mudah untuk semua tingkat organisasi.
MUD menghemat waktu sekitar dua minggu dengan membuang dokumen untuk sistem otomatis, bersama dengan lebih banyak manfaat di seluruh perusahaan.
Apa alat otomasi SDM terbaik?
Apa yang harus dicari dalam alat otomasi SDM?
Ini sangat tergantung pada masalah yang akan selesaikan. Itu juga harus diintegrasikan secara mulus dengan solusi yang sudah dimiliki perusahaan dan cukup mudah digunakan dengan sedikit pelatihan.
Yang perlu dipertimbangkan adalah anggaran, tugas, dan pemangku kepentingan dalam perushaan.
Sebagian besar perusahaan dapat memiliki hingga 10-12 sistem yang terlibat dalam proses otomasi SDM, yang berarti kemudahan integrasi sangat penting untuk kesuksesan.
Penting juga untuk dicatat bahwa otomatisasi SDM tidak akan memperbaiki prosedur atau kebijakan SDM yang buruk. Selain itu, perangkat lunak otomasi SDM pilihan mungkin sangat efektif untuk saat ini, namun ada kalanya perlu diganti atau diupgrade untuk menyelesaikan dan menyesuaikan dengan tuntutan di kemudian hari.
Berikut adalah beberapa alat otomasi SDM populer yang mungkin perlu untuk dipertimbangkan.
Built for Teams
Built for Teams adalah perangkat lunak manajemen cuti yang menggunakan kalender yang dapat dibagikan untuk melacak kehadiran, permintaan cuti, cuti sakit, dan cuti berbayar dan tidak berbayar lainnya.
Bamboo HR
Bamboo HR adalah platform yang dibangun untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data tim HR, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi. Ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan semuanya dengan mudah di satu tempat, serta membuat laporan untuk mendapatkan wawasan berharga.
WorkBright
WorkBright menawarkan onboarding jarak jauh sepenuhnya untuk organisasi mana pun. Perusahaan dapat mengelola dokumen karyawan baru dan file karyawan dari mana saja, dan mengirim pengingat otomatis selama proses orientasi setelah karyawan menerima tawaran pekerjaan.
Platform Fuse Workforce Management
Platform Fuse Workforce Management menyatukan manajemen waktu dan kehadiran, manajemen SDM, dan penggajian menjadi satu solusi perangkat lunak. Ini adalah alat mandiri yang kuat yang akan memberi pandangan akurat tentang tenaga kerja, serta meningkatkan pengambilan keputusan, perencanaan, dan efisiensi di seluruh organisasi.
WebHR
WebHR bertindak sebagai jembatan antara SDM dan TI. Fitur termasuk eTrack, Shift Scheduler, Klaim Pengeluaran, dan Diskusi. Ini juga membantu mengatur perekrutan, kehadiran, cuti dan liburan, dan dilengkapi dengan aplikasi dan dukungan seluler.
Otomatisasi SDM adalah masa depan: Jangan ketinggalan.
Menerapkan dan menggunakan otomatisasi SDM secara efektif akan mengurangi kebutuhan tim SDM untuk menyelesaikan tugas-tugas biasa dan berulang-ulang serta menciptakan cara kerja yang lebih efisien dan akurat di seluruh perusahaan.
Departemen SDM perusahaan kemudian dapat mencurahkan lebih banyak waktu dan energi untuk menciptakan orang dan budaya kerja yang lebih positif dan memanfaatkan keterampilan mereka setiap hari.
