Mengelola SDM bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu dikelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya.
Dalam hal ini diperlukan sistem yang baik untuk menolong HRD dalam melakukan manajemen sumber daya manusia perusahaan terutama untuk mengurus administrasi karyawan. Sistem itu adalah HRIS atau Human Resource Information System.
HRIS atau Human Resource Information System adalah perangkat lunak untuk entri data, data pelacakan, dan informasi data kebutuhan sumber daya manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis yang dapat dibuat online. Tentu saja ini akan memudahkan HRD dalam bekerja. HRIS sebenarnya sangat mudah diterapkan. HRIS kini tersedia dalam bentuk HR software atau aplikasi HRD dengan user interface yang sederhana dan berbagai fitur yang berguna.
Apa itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.
Dengan HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.
Manfaat HR software Bagi Perusahaan
HRIS atau HRM software telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Efektivitas Waktu
Melalui sistem HRM, semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan sistem otomatis. Tentu saja kondisi seperti ini dapat menghemat waktu para pekerja pada bagian HRD. Efektivitas waktu menjadi lebih baik, dalam waktu yang bersamaan, pekerjaan yang berkaitan dengan personalia karyawan dapat selesai dengan cepat dan akurat. - Kemudahan Akses Informasi
Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan. - Meminimalisir Human Error
Saat bekerja dengan paperwork atau spreadsheet, peluang untuk terjadi human error sangatlah besar, mengingat semua pencatatan dilakukan secara manual. Namun dengan menggunakan software HRD, manajemen administrasi akan terkelola dengan baik dan rapi. Bagian HRD tinggal memasukkan sejumlah data yang dibutuhkan, lalu sistem akan memproses dan menghasilkan data yang akurat. Hal ini akan meminimalisir terjadinya human error dan efektivitas pekerjaan HRD menjadi lebih tinggi.
