Pada umumnya, pemberian upah atau gaji untuk karyawan dilakukan setelah satu bulan karyawan bekerja, namun perbedaan waktu mulai bekerja akan membuat proses pemberian gaji menjadi tidak serempak, maka diperlukan penyesuaian dalam penghitungan agar sistem penggajian berjalan lancar. Penerimaan upah karyawan perusahaan biasanya dilakukan pada awal bulan atau akhir bulan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perhitungan serta pelaporan gaji karyawan tiap bulannya.
Namun demikian, atas dasar kebutuhan tenaga kerja pada perusahaan, tidak jarang ada karyawan baru yang mulai masuk untuk bekerja pada tengah bulan. Hal ini dapat saja terjadi apabila terdapat pekerjaan yang perlu untuk segera diselesaikan, sementara tenaga kerja untuk menyelesaikannya kurang, sehingga perusahaan merekrut karyawan baru untuk dapat membantu menyelesaikan pekerjaan tersebut tepat waktu. Kondisi semacam ini tentu berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan yang bersangkutan.
Untuk membuat penggajian menjadi rapi untuk seluruh karyawan, maka pada kasus seperti di atas yaitu karyawan yang masuk pertengahan bulan, perlu dilakukan penyesuaian terhadap perhitungan gaji yang bersangkutan pada bulan pertama masuk bekerja, menjadi sesuai dengan periode perhitungan gaji. Pada umumnya metode yang diberlakukan untuk penyesuaian ini adalah metode perhitungan prorate, yaitu menghitung gaji sesuai dengan jumlah hari atau jam kerja selama periode perhitungan gaji.
Metode prorate atau prorata dapat juga disebut sebagai metode perhitungan gaji proporsional. Metode ini pada dasarnya dapat digunakan apabila karyawan bekerja tidak dalam waktu satu bulan penuh. Tidakk hanya berlaku bagi karyawan yang baru masuk saja, perhitungan ini juga dapat digunakan ketika ada karyawan yang resign pada pertengahan bulan. Perhitungan gaji dengan metode prorate pada umumnya berpedoman pada dua hal yaitu jumlah hari kerja dan jumlah jam kerja yang sudah diselesaikan.
Dalam rentang waktu satu bulan, tentu karyawan tidak selalu hadir setiap hari. Masing-masing perusahaan selalu memiliki patokan hari kerja tersendiri. Apabila karyawan bekerja di luar waktu kerja yang ditentukan, maka karyawan yang bersangkutan dianggap melakukan kerja lembur. Informasi-informasi ini nantinya perlu untuk disertakan dalam slip gaji.
Cara perhitungan gaji prorate berdasarkan jumlah hari kerja cukup sederhana. Anda perlu mengetahui berapa hari karyawan tersebut bekerja, kemudian membaginya dengan jumlah hari kerja yang seharusnya dijalani oleh karyawan dalam satu bulan. Selanjutnya, Anda tinggal mengalikannya dengan total gaji bulanan berdasarkan ketentuan dalam kontrak yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Agar lebih mudah untuk memahaminya, Anda bisa menyimak contoh perhitungan berikut ini.
Perhitungan Gaji Sesuai Dengan Jumlah Hari Kerja
Secara sederhana, rumus yang digunakan dalam perhitungan gaji berdasarkan jumlah hari kerja adalah
(Jumlah hari kerja yang sudah dijalani ÷ jumlah hari kerja ideal dalam sebulan) x gaji sebulan
Budi mulai bekerja di perusahaan BTS pada tanggal 15 Maret 2021. Berdasarkan kontrak yang disepakati, gaji Budi sebulan adalah sebesar Rp5.000.000 per bulan. Perusahaan BTS memiliki sistem lima hari kerja sehingga libur diberikan pada hari Sabtu dan Minggu.
Hari kerja pada bulan Maret 2021 terdiri dari 23 hari, pada akhir bulan Budi dihitung bekerja selama 13 hari. Jumlah hari ini diperoleh lantaran dari rentang waktu 15 Maret hingga 31 Maret. Maka, rincian yang semestinya terdapat pada slip gaji Budi di bulan Maret kurang lebih sebagai berikut.
(13/23) x Rp 5.000.000 = Rp2.826.000 (pembulatan)
Perhitungan Gaji Sesuai Dengan Jumlah Jam Kerja
Dalam menghitung gaji prorate, selain patokan jumlah hari kerja, dapat juga melakukan perhitungan gaji berdasarkan jumlah jam kerja. Perhitungan ini lebih rinci dari perhitungan harian. Tidak hanya berlaku untuk karyawan yang mulai bekerja pada pertengahan bulan, metode ini dapat pula digunakan untuk perhitungan tunjangan lembur. Untuk itu, perlu diketahui besar gaji yang dibayarkan pada karyawan setiap jamnya. Rumus dasar perhitungannya adalah sebagai berikut:
Upah per jam= 1/jumlah jam kerja periode berjalan x gaji pokok sebulan
Mari kita kembali menggunakan kasus Budi sebagai contoh. Pada bulan Maret 2021 terdapat 23 hari kerja dengan jam kerja harian 8 jam, maka total jam kerja dalam bulan Maret 2021 adalah (23 x 8 = 184 jam). Dengan gaji sebulan sebesar Rp5.000.000, maka besar gaji Budi per jam adalah
=1/184 x Rp 5.000.000,
=Rp 27.200 (pembulatan)
Dalam rentang waktu 15 Maret 2021 hingga akhir bulan tersebut, Budi bekerja selama 13 hari kerja.
Gaji Budi bulan Maret 2021 adalah
= 13 hari x 8 jam x Rp 27.200 = Rp 2.829.000 (pembulatan)
Perhitungan di atas biasanya hanya dilakukan satu kali saja, yaitu pada bulan pertama karyawan masuk bekerja, atau pada saat karyawan mengajukan resign pada pertengahan periode perhitungan gaji. Nah bagaimana? Mudah bukan menghitung gaji dengan metode prorate? Anda bisa menggunakannya dalam melakukan penghitungan gaji pada perusahaan Anda.
Catatan, selain perhitungan di atas perlu dipelajari dasar hukum upah yang telah di atur di UU no 11 tahun 2020 yang detailnya dapat di download disini.
