Surat pengunduran diri dibuat oleh seseorang yang ingin berhenti dari pekerjaannya. cara membuat surat pengunduran diri sebenarnya bebas namun sebaiknya tetap formal. Penulisan surat jenis ini umumnya diketik agar terlihat formal. Pihak perusahaan sendiri bisa menerima surat tersebut atau menolaknya. Menurut UU Ketenagakerjaan, pengunduran diri memang harus memenuhi beberapa persyaratan seperti permohonan diajukan 30 hari sebelum pengunduran diri dan tidak terikat ikatan dinas.
Pekerja yang ingin mengundurkan diri sebaiknya menulis surat resmi sehingga bisa diterima dengan baik oleh perusahaan. Surat yang baik dan sopan juga bisa memberikan kesan yang baik bagi perusahaan. Beberapa hal yang perlu ada dalam surat pengunduran diri antara lain:
Bagian Atas Surat :
1. Tanggal Dibuatnya Surat
Tanggal dibuatnya surat diketik di bagian paling atas. Pembuatan surat dilakukan setidaknya 30 hari sebelum tanggal resmi pengunduran diri. Misalnya saja membuat surat pada tanggal 1 Januari untuk pengunduran diri tanggal 1 Februari.
2. Penerima Surat
Surat untuk mengundurkan diri biasanya ditujukan untuk pimpinan, HRD atau departemen SDM perusahaan. Setelah nama dan jabatan, selanjutnya nama perusahaan serta alamatnya.
Bagian Tengah Surat :
1. Perihal
Perihal surat ialah pengunduran diri. Ini dapat ditulis di bawah alamat penerima surat.
2. Data Diri
Setelah salam pembuka, pembuat surat bisa langsung memberikan data dirinya. Ini dapat terdiri dari nama lengkap, tempat-tanggal lahir, jabatan, dan alamat.
3. Isi Surat
Isi surat berupa pihak yang telah tercantum data dirinya tersebut mengajukan pengunduran diri. Perlu dituliskan tanggal pengunduran diri dari jabatan di perusahaan tersebut. Selain itu dapat dituliskan ucapan terima kasih pada perusahaan karena pernah bekerja di sana. Pada bagian isi ini dapat juga dituliskan alasan mengapa mengundurkan diri, misalnya akan pindah ke luar kota, sakit, atau alasan lainnya.
Bagian Bawah Surat
1. Penutup
Penutup surat bisa berupa ucapan terima kasih dan permohonan maaf jika ada kesalahan. Bagian ini biasanya ditulis dengan singkat saja.
Bagian Kasi Surat
2. Tanda Tangan
Bagian bawah surat berupa salam penutup, tanda tangan, dan nama lengkap yang bersangkutan. Tanda tangan dilakukan secara manual menggunakan pena hitam.
Sebelum mengajukan surat pengunduran diri, pekerja bisa menanyakan lebih dulu kepada pihak perusahaan tentang sisa pekerjaan yang harus diselesaikan. Pekerja tidak bisa langsung tiba-tiba mengundurkan diri apalagi jika dia sedang dalam mengerjakan tugas tertentu. Pihak perusahaan sendiri dapat melakukan penolakan saat seseorang meminta berhenti kerja secara tiba-tiba.
Mengajukan pengunduran diri memang sebaiknya memahami dulu mekanisme sistem pengunduran diri di tempat kerja. Aparatur Sipil Negara misalnya memiliki mekanisme pengunduran diri yang berbeda dari perusahaan swasta. Format surat pengunduran diri untuk ASN pun akan sedikit berbeda dari perusahaan swasta biasa. Pekerja ada baiknya mengikuti mekanisme yang berlaku sehingga proses pengunduran diri dapat berjalan lancar.
Contoh cara membuat surat pengunduran diri :
Bandung, 13 September 2021
Kepada
Yth Kepala Bagian Informatika dan Teknologi PT. Adil Seadil
di Jln. Burung Kecil Timur no 17 Sumedang
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya selaku karyawan PT. Adil Seadil berdasarkan surat Kesepakatan Bersama (SKB) mengenai karyawan dan undang-undang kerja, maka saya yang bertanda tangan di bawah ini;
Nama: Purwacaraka
Departemen: Informatika dan Teknologi
Jabatan: Staff IT
Bermaksud untuk mengundurkan diri dari PT. Adil Seadil karena ingin fokus melanjutkan studi S2 di luar negeri. Surat ini saya buat berdasarkan prosedur perusahaan. Saya berharap pihak perusahaan mengerti dan menerima permohonan pengunduran diri saya. Serta dapat memberikan hak-hak selau karyawan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan penuh kesadaran. Terima kasih atas perhatian dan dukungannya selama ini.
Hormat Saya,
Purwacaraka
Contoh Surat pengunduran diri tidak formal oleh Abu Bakar Ba’asyir bisa anda baca disini
