Mesin absensi merupakan salah satu mesin atau sistem yang penting bagi perusahaan. Mesin absensi dibutuhkan untuk mendata kehadiran karyawan di suatu perusahaan.
Namun, dengan bertumbuhnya suatu perusahaan, kebutuhan akan mesin absensi yang lebih baik meningkat. Belakangan ini muncul berbagai software dan aplikasi mesin absensi online yang mulai digemari perusahaan.
Software dan mesin absensi memiliki harga yang berbeda-beda dengan fitur yang saling berbeda pula. Bagi perusahaan yang ingin mencari sistem absensi yang baik, baca artikel ini!
Kapan Perusahaan Membutuhkan Mesin Absensi?
Kebutuhan akan mesin absensi berbeda-beda bagi setiap perusahaan. Hal ini bergantung pada jumlah anggota perusahaan, dinamika kerja perusahaan, hingga kinerja perusahaan.
Bagi perusahaan dengan jumlah anggota yang lebih sedikit seperti di bawah 10 orang, mesin absensi yang terlalu kompleks tidak terlalu mempengaruhi kinerja bisnis dan hanya akan menjadi beban biaya operasional. Pencatatan absensi untuk perusahaan kecil bisa dilakukan dengan konvensional seperti lewat chat online, google form, hingga absensi manual seperti tanda tangan.
Namun, bila perusahaan sudah ada dalam fase pertumbuhan cepat bahkan sudah menjadi besar, mesin atau sistem absensi yang terintegrasi secara digital sangat diperlukan. Bagaimana menghitung pertumbuhan karyawan? Caranya mudah; apabila perusahaan anda mengalami pertambahan karyawan sebanyak 10 hingga 20 karyawan per tahun, maka itu adalah indikasi bahwa perusahaan anda tengah mengalami pertumbuhan karyawan.
Selain itu, mesin absensi juga dibutuhkan oleh perusahaan yang mengalami peningkatan produksi serta operasional perusahaan, seperti perluasan usaha, bertambahnya klien, hingga meningkatnya penjualan.
Indikator lain yang menunjukkan adanya kebutuhan akan mesin absensi adalah semakin banyaknya tugas administrasi kepegawaian dan HR. Perusahaan harus membedakan jenis administrasi bisnis yang berkaitan dengan produksi dan penjualan dengan administrasi operasional usaha yang berkaitan dengan kepegawaian.
Bagaimana Memilih Mesin Absensi yang Baik?
Setelah memutuskan untuk mulai menggunakan mesin absensi, selanjutnya perusahaan juga harus menentukan jenis mesin absensi. Dahulu, mesin absensi yang tersedia menggunakan sistem manual atau konvensional. Artinya, sistem yang ada cenderung non-digital seperti tanda tangan, mesin ceklok, dan kartu.
Mesin konvensional cukup untuk perusahaan kecil. Namun, kekurangannya adalah data dari mesin manual cenderung lebih sulit untuk diproses dan terbatas. Tim HRD atau manajemen harus mengolah data kehadiran secara manual sehingga membutuhkan lebih banyak waktu. Selain itu, mesin absensi konvensional juga lebih mudah dicurangi.
Tetapi, mesin absensi digital kini menjadi solusi yang lebih efektif bagi absensi perusahaan. Mesin absensi digital mampu memproses banyak data dan terintegrasi secara digital. Namun, ada beberapa faktor yang turut menentukan pemilhan mesin absensi digital.
Kapasitas Data
Beberapa mesin atau software absensi memiliki kapasitas data yang berbeda-beda.
Hal ini tentu berguna bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.
Selain itu, mesin absensi digital juga menyimpan dan mengolah data secara online. Data dapat diakses di dashboard atau database dengan sistem online, sehingga mempermudah pengelolaan data oleh HRD dan manajemen.
Mesin absensi digital juga lebih sulit untuk dicurangi karena kebanyakan menggunakan identifikasi biometrik atau personal, seperti melalui face recognition hingga lokasi GPS. Akibatnya, pencatatan kehadiran karyawan menjadi lebih valid dan akurat.
Fitur yang Tersedia
Memilih mesin absensi juga tergantung pada berbagai fitur absensi yang tersedia. Kebanyakan mesin absensi online menggunakan fitur biometrik seperti scan sidik jari atau deteksi wajah. Selain itu, absensi online juga memiliki sistem yang berbeda-beda, seperti aplikasi di smartphone hingga hardware yang perlu diinstal di ruangan kantor secara terpisah.
Fitur-fitur tersebut harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih mesin absensi yang tepat. Software absensi yang baik harus memiliki fitur biometrik yang mampu menjamin akurasi data, serta mengintegrasi data secara online.
Biaya Mesin Absensi
Biaya mesin absensi berbeda-beda tergantung dengan fitur yang ditawarkan. Bagi mesin absensi konvensional atau manual, biaya yang ditawarkan biasanya berkisar di antara Rp.500.000,- hingga Rp. 8.000.000,- dengan fitur dan kapasitas data yang terbatas.
Sementara, untuk biaya mesin abensi online terintegraasi seperti SmartPresence, harga dihitung berdasarkan jumlah pengguna.
Biaya sistem SmartPresence sendiri berkisar antara Rp. 2.000,- hingga Rp. 7.000,- per pengguna per bulan. Perbedaan harga yang ada menentukan fitur yang didapat perusahaan. Misalnya, untuk harga Rp. 2.000,- / bulan, maka paket fitur yang didapat perusahaan adalah Simple Payroll atau perhitungan gaji dan laporan rekapitulasi payroll pegawai. Sementara untuk harga Rp. 7.000,- per bulan, perusahaan dapat memilih paket bulanan atau tahunan. Fitur yang didapat mulai dari cloud server, akses penuh ke dasbor, laporan kepegawaian, akses penuh ke absensi mobile, chat support, dan lain-lain.
Dengan berbagai fitur yang ditawarkan, harga ini terbilang cukup sesuai dengan kemudahan yang akan diperoleh perusahaan. SmartPresence sendiri menggunakan fitur GPS Restriction atau Restriksi Lokasi serta fitur Face Recognition atau deteksi wajah berbasis layanan cloud. Dengan fitur Deteksi Wajah yang merekam wajah karyawan secara real time, perekaman kehadiran karyawan menjadi lebih akurat dan tidak bisa dicurangi. Selain itu, dengan fitur Restriksi Lokasi, perusahaan juga dapat mengetahui lokasi karyawan.
