File absen adalah file yang berisikan data absen. File absen terus berkembang mengikuti perubahan perilaku absen. Mulai dari informasi mendasar tentang identitas absen dan jam absen hingga berisi tentang jenis kelamin, jabatan pekerjaan.
Berikut ini 5 perubahan file absen yang perlu anda ketahui
File absen dalam bentuk fisik
Dikutip dari wikipedia bahwa pengertian file adalah suatu identitas dari data yang disimpan di dalam sistem berkas yang dapat diakses dan diatur oleh pengguna. Sebuah berkas atau file mempunyai nama yang unik dalam suatu direktori atau folder dimana file itu berada.
File absen dalam bentuk fisik ini juga digunakan pada mesin absen “ceklok”. File absen ceklok hanya berisi informasi jam masuk, identitas pemilik kartu serta kolom yang bervariasi mengikuti ketentuan dari perusahaan. Sampai hari ini penggunaan file absen dengan alat ceklok masi digunakan. Selain menggunakan mesin, file absen dalam bentuk fisik juga masi digunakan di sekolah sekolah untuk absensi harian dan beberapa universitas untuk absensi mata kuliah.
File absen dalam bentuk Digital
Berikut ini adalah 4 bentuk file digital yang sering digunakan untuk keperluan absen. FIle absen dalam bentuk digital biasanya adalah hasil dari mesin absen, baik mesin absen sidik jari, mesin absen kartu, mesin absen pin.
- CSV file adalah singkatan dari Character Separated Values atau Comma Delimited files. file teks biasa yang berisi daftar data, file ini kadang bisa disebut File-file ini sering digunakan untuk bertukar data antara aplikasi yang berbeda. Pada umumnya file CSV menggunakan karakter koma untuk memisahkan (atau membatasi) antar data, tetapi terkadang menggunakan karakter lain, seperti titik koma.Dengan menggunakan file CSV kita dapat memindahkan data dari satu system ke system lainnya dengan lebih mudah, dan tanpa melakukan input manual satu-persatu. Idenya adalah bahwa Anda dapat mengekspor data kompleks dari satu aplikasi ke file CSV, dan kemudian data tersebut bisa di impor / upload ke aplikasi lain.
- Text File adalah dokumen teks standar yang berisi teks yang tidak diformat. ia dikenali oleh program pengedit teks atau pengolah kata apapun dan juga dapat diproses oleh sebagian besar program perangkat lunak lainnya. file ini sering dibuat dan dibuka menggunakan microsoft notepad dan Apple TextEdit.
- XML Extensible Markup Language (XML) adalah bahasa markup yang diciptakan oleh konsorsium World Wide Web (W3C). Bahasa ini berfungsi untuk menyederhanakan proses penyimpanan dan pengiriman data antarserver.
- File Excel adalah file yang dihasilkan dari program microsoft excel. data file excel biasanya berbentu table yang teridiri dari kolom dan baris. extensi dari file excel bervariasi, berikut ini adalah detail extensi file excel :
| Buku Kerja Excel | .xlsx | Format file berbasis XML default untuk Excel 2010 dan Excel 2007. Tidak dapat menyimpan kode makro Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) atau lembar makro Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm). |
| Buku Kerja Macro-Enabled Excel (kode) | .xlsm | Format file berbasis XML dan mendukung makro untuk Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, dan Excel 2007. Menyimpan kode makro VBA atau lembar makro Excel 4.0 (.xlm). |
| Buku Kerja Biner Excel | .xlsb | Format file biner (BIFF12) untuk Excel 2010 dan Excel 2007. |
| Templat | .xltx | Format file default untuk templat Excel untuk Excel 2010 dan Excel 2007. Tidak dapat menyimpan kode makro VBA atau lembar makro Excel 4.0 (.xlm). |
| Templat (kode) | .xltm | Format file yang mendukung makro untuk templat Excel Excel 2010 dan Excel 2007. Menyimpan kode makro VBA atau lembar makro Excel 4.0 (.xlm). |
| Buku Kerja Excel 97- Excel 2003 | .xls | Format file Biner Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8). |
| Templat Excel 97- Excel 2003 | .xlt | Format file Biner Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8) untuk templat Excel. |
| Buku Kerja Microsoft Excel 5.0/95 | .xls | Format file Biner Excel 5.0/95 (BIFF5). |
| Lembar Kerja XML 2003 | .xml | Format file Lembar Kerja XML 2003 (XMLSS). |
| Data XML | .xml | Format Data XML. |
| Add-In Excel | .xlam | Format Add-In berbasis XML dan yang mendukung makro untuk Excel 2010 dan Excel 2007. Add-In adalah program suplemen yang dirancang untuk menjalankan kode tambahan. Mendukung penggunaan proyek VBA dan lembar makro Excel 4.0 (.xlm). |
| Add-In Excel 97-2003 | .xla | Add-In Excel 97-2003, program suplemen yang dirancang untuk menjalankan kode tambahan. Mendukung penggunaan proyek VBA. |
| Buku Kerja Excel 4.0 | .xlw | Format file Excel 4.0 yang hanya menyimpan lembar kerja, tabel bagan, dan lembar makro. Anda bisa membuka buku kerja di format file ini Excel 2010, tapi Anda tidak bisa menyimpan file Excel ke format file ini. |
| Lembar bentang 6.0-9.0 berfungsi | .xlr | Lembar bentang yang disimpan di Microsoft Works 6.0-9.0.Catatan: Format ini hanya didukung Excel Starter saja. |
File absen dalam bentuk Cloud
File absen dalam bentuk cloud biasanya dibuat oleh aplikasi absensi online. File absen dengan cloud jauh lebih aman dibanding dengan file dalam bentuk digital dan fisik, karena lokasinya yang memiliki tingkat keamanan yang berlapis lapis. Penggunaan aplikasi absen berbasis cloud seperti pada smartpresence.id memiliki berbagai kelebihan seperti :
- Multi platform : Memudahkan akses sistem dari berbagai macam jenis perangkat
- Realtime : Dengan penggunaan cloud server memudahkan Anda mendapat informasi dan data kehadiran realtime yang dapat di akses setiap saat
