Teknologi saat ini berkembang begitu pesat dan membuat banyak sektor di dunia mulai melakukan transisi ke arah digital. Hal tersebut terlihat dari makin banyak perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk meringankan pekerjaan di perusahaan yaitu aplikasi absensi online.
Aplikasi absensi online juga kini menjadi salah satu teknologi yang harus digunakan oleh perusahaan. Terutama disaat pandemi Covid-19 yang menggemparkan dunia sehingga mengubah ruang lingkup dunia pekerjaan. Semula, karyawan harus bekerja 100% dari kantor, tapi semenjak virus ini hadir, karyawan diharuskan bekerja dari rumah, namun tetap harus produktif serta melaporkan kehadirannya ke perusahaan.
Maka, perusahaan wajib menggunakan sistem absensi online sebagai alat untuk memonitoring kehadiran karyawannya. Selain itu penggunaan aplikasi absensi online juga memberi keuntungan tersendiri bagi perusahaan dari pada menggunakan absensi manual.
Lalu apa sebenarnya aplikasi absensi online? Apa saja keuntungan dan kekurangannya? Simak artikel berikut ini untuk mengetahuinya beserta pilihan apa saja aplikasi absensi android gratis terbaik yang dapat Anda gunakan.
Apa itu Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi Absensi Online merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk melakukan pencatatan jam kehadiran karyawan pada website yang dapat di akses melalui komputer atau menggunakan aplikasi tertentu pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Pada umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password pada aplikasi tersebut lalu mereka untuk melakukan absensi.
Absensi secara online ini sangat jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya terdapat pada sistem absensinya, dimana absen manual membutuhkan kertas sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone yang terhubung dengan internet.
Keuntungan dan Kekurangan Aplikasi Absensi Online
Keuntungan
1. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat
Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.
2. Lebih efisien dan hemat waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon seluler, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya.
3. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon seluler yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
4. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
Lalu bagaimana cara meningkatkan akurasi pencatatan posisi ketika rekam absensi? Cari tahu di sini ya!
5. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon seluler nya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Kekurangan
1. Bergantung pada Kualitas Smartphone Karyawan
Merekam kehadiran dengan aplikasi absensi online bergantung dengan kualitas telepon seluler yang dimiliki oleh karyawan. Kenapa begitu? Hal ini terjadi apabila karena apabila smartphone karyawan tidak dapat berfungsi secara optimal, maka akan terjadi kendala saat melakukan rekam kehadiran.
Paling tidak, kamera dan layanan lokasi dari telepon seluler karyawan dapat bekerja dengan baik. Hal ini karena untuk merekam kehadiran dengan aplikasi absensi online, karyawan perlu melakukan selfie yang dilengkapi dengan data lokasi dan waktu.
2. Terhambat oleh Sinyal Internet yang Buruk
Sesuai dengan namanya, aplikasi absensi online harus ‘online’ atau membutuhkan sinyal internet agar dapat merekam kehadiran. Apabila karyawan berada pada daerah yang tidak memiliki sinyal internet yang baik, maka mereka pasti akan sulit untuk merekam kehadiran.
5 Aplikasi Absensi Online Gratis
Setelah Anda mengetahui mengenai apa itu aplikasi absensi online sebenarnya, serta apa saja kelebihan dan kekurangannya, kini saatnya Anda untuk mencoba menggunakan aplikasi absensi online. Maka dibawah ini lima aplikasi aplikasi absensi android gratis yang dapat Anda gunakan secara gratis.
1. SmartPresence
Aplikasi absensi online yang pertama adalah SmartPresence. Fitur-fitur yang diberikan SmartPresence untuk perusahaan sendiri cukup lengkap. Mulai dari fitur Face Recognition untuk validasi data kehadiran karyawan, fitur Geo Tagging untuk mengetahui posisi karyawan saat merekam data kehadiran, pengajuan cuti yang dapat dilakukan dengan smartphone, serta melakukan tukar shift dengan mudahnya melalui aplikasi yang sudah disediakan dan masih banyak fitur lainnya.
Tak hanya itu SmartPresence juga memberikan layanan live support yang baik ketika Anda mengalami kesulitan dalam menggunakan sistemnya. Anda dapat mengakses live support melalui live chat yang ada pada website smartpresence.id.
2. Time Clock by Homebase
Berbeda dengan SmartPresence yang memiliki fitur lengkap, aplikasi Time Clock by Homebase hanya memiliki segelintir fitur yang dapat langsung digunakan. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan secara gratis.
- Waktu dan kehadiran
- Jam waktu
- Posting pekerjaan, pelacakan pelamar
- Aplikasi seluler karyawan
- Lebih dari 10 karyawan
- Penjadwalan lebih dari 10 hari
3. Connecteam
Aplikasi selanjutnya yang tidak kalah bagus yaitu Connecteam. Aplikasi ini tidak hanya menyediakan fitur absensi, tetapi juga terdapat fitur yang mengatur jam lembur dan penetapan jam kerja shift. Absensi ini juga menyediakan teknologi GPS yang sangat memudahkan pekerjaan HR dalam melacak aktivitas karyawan dimanapun mereka berada. Tapi, meskipun aplikasi ini tersedia dengan versi gratisnya, mereka tidak menyediakan pembuatan jadwal secara otomatis kecuali Anda berlangganan terlebih dahulu.
4. Clockify
Aplikasi yang satu ini menyediakan dua fitur utama yaitu time tracker dan timesheet. Fitur time tracker ini berguna untuk mengatur jam kerja karyawan untuk kemudian dilakukan pelacakan sehingga bisa direkap dalam timesheet. Hasil dari pelacakan ini akan dijadikan sebagai laporan untuk membantu perusahaan dalam mengetahui apakah karyawan Anda bekerja atau tidak serta apakah waktu yang digunakan oleh karyawan untuk bekerja dikategorikan efektif atau tidak. Akan tetapi, dalam penggunaan aplikasi ini masih sering terjadi lag sehingga Anda perlu bersabar untuk menunggu proses loading ini.
5. CKZ Time Clock
Aplikasi CKZ Time Clock ini merupakan software yang melacak waktu atau time tracker yang juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Fitur-fitur seperti perekam kehadiran, payroll, dan pemantauan karyawan secara real-time membuat aplikasi ini pantas untuk dipikirkan sebagai salah satu opsi aplikasi absensi online.
Itu tadi 5 aplikasi absensi o aplikasi absensi android gratis yang dapat dicoba gunakan di perusahaan Anda. Bila Anda tertarik mencoba semua fitur yang diberikan SmartPresence, segera daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan dapatkan penawaran spesial uji coba GRATIS!!!
