Pengertian dari admin HRD adalah salah satu bagian dari HR yang memiliki tugas melakukan support kepada pekerjaan utama HR yaitu mengurus karyawan. Admin HR akan berfokus pada administrasi karyawan dengan perusahaan, sebagai contoh pencatatan cuti, absen karyawan, pinjaman karyawan, dan sebagainya.
Menurut KBBI administrasi berarti usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, jadi pengertian admin HRD atau sering juga disebut administrasi HRD berarti bagian dari Hrd yang memiliki fungsi untuk menetapkan tujuan termasuk membuat cara cara penyelenggaraan dan pembinaan organisasi yang didalamnya adalah pegawai.
Setelah kita mengetahui dengan singkat pengertian admin HRD atau administrasi HR mari kita bahas apa saja yang wajib dimiliki seorang admin Hrd dan tanggung jawab pekerjaannya.
Ketrampilah Admin HRD
Multitasking
Multitasking tentu saja sudah harus menjadi kemampuan admin HR. Karena begitu banyak pekerjaan yang berhubungan dengan karyawan yang bermacam-macam dan urusan yang berbeda-beda. untuk itu admin HR perlu memiliki catatan khusus untuk dirinya sebagai pengingat pekerjaan mana yang sudah dikerjakan dan belum dikerjakan.
Kerjasama Tim
Seorang admin HR harus memiliki kemampuan bekerja sebagai team. Hal ini menjadi penting karena perusahaan dan pekerja harus berjalan selaras dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Pekerjaan mengenai absensi atau daftar hadir, kontrak kerja dan surat menyurat tentu akan berhubungan dengan macam-macam divisi yang terkait.
Pintar ber-organisasi
Organisasi dalam perusahaan tentu akan berhubungan dengan bagaimana mengelola karyawan, Hal ini akan berdampak pada lingkungan kerja yang nyaman dan disiplin untuk itu seorang admin HR harus mampu “ber-organisasi” termasuk membuat strategi budaya kerja
Profesional
Admin Hr wajib hukumnya untuk memiliki ke-profesionalitasan karena dampaknya yang cukup besar dalam melakukan managemen pegawai. Pekerjaan harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tepat dan sesuai porsinya.
Teliti, detail dan fokus
Salah satu tugas admin HRD adalah merancang peraturan, hal ini memerlukan ketelitian dan sikap detail dalam proses pembuatanya agar dikemudian hari tidak ada celah celah peraturan yang digunakan pihak pihak tertenut untuk keuntungan pribadi.
Bernegosiasi
Mampu bernegoisasi dengan baik menjadi penting karena Admin HR berhubungan dengan banyak pihak dan banyak kepentingan. Dengan memiliki ketrampilan negoisasi yang baik perusahaan dan pegwai dapat berjalan dengan beriringan.
Bertanggung jawab
Bertanggung jawab adalah skill dasar yang wajib dimiliki oleh semua pekerja termasuk di dalamnya adalah admin HRD. Bagaimana mungkin perusahaan bisa berjalan dengan benar jika admin HRD tidak memiliki tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin HRD
Laporan Bulanan
Untuk tugas yang satu ini, Anda akan dihadapkan pada berbagai jenis laporan yang hampir semua datanya harus menunggu hingga akhir bulan, begitu juga dengan batas pelaporannya kepada pihak perusahaan. Laporan tersebut adalah laporan kehadiran karyawan, laporan cuti, laporan gaji, dan laporan lain terkait karyawan pada bulan tersebut. Termasuk laporan kegiatan pengembangan SDM jika memang diadakan pada bulan tersebut.
Asuransi dan Dana Pensiun
Asuransi dan dana pensiun karyawan ini nantinya akan disatukan perhitungan akhirnya dalam total gaji setiap bulannya. Di Indonesia, pemerintah sudah memfasilitasi hal ini dengan membuatkan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dengan segala peraturannya. Anda hanya perlu mengurus pendaftaran kepesertaan bagi karyawan baru atau bagi perusahaan Anda jika baru berdiri. Anda harus memahami aturan terkait keduanya agar para karyawan mendapat hak tersebut secara tepat melalui gaji mereka setiap bulan.
Memfasilitasi Dinas Luar Kota/Negeri
Perusahaan terkadang harus menugaskan karyawan tertentu untuk melakukan tugas di luar kota atau luar negeri. Anda akan bertugas untuk membuatkan surat pengantar atau surat tugas. Selain itu Anda juga harus mengurus gaji mereka meskipun sedang absen bekerja. Begitu juga dengan akomodasi mereka selama di sana.
Mengelola Karyawan Tetap, Kontrak, dan Magang
Bagi perusahaan yang memiliki karyawan dengan status yang bermacam-macam, hak dan kewajiban mereka juga tentunya akan berbeda-beda. Bukan itu saja, ketentuan atau peraturan mempekerjakan ketiga jenis karyawan tersebut juga berbeda. Apabila Anda menggunakan bantuan aplikasi karyawan yang lengkap, Anda akan memiliki fitur pengingat kontrak. Mengingat ketentuan perpanjang kontrak, dan sebagainya harus benar-benar diperhatikan.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Sebagai tim HR, tugas administrasi terkait evaluasi kinerja karyawan memang tidak terlalu banyak. Salah satunya adalah pembuatan instrumen evaluasi dan membuat laporan terkait hasil evaluasi tersebut. Selebihnya, Anda akan menyerahkan keputusan, kebijakan, dan solusi jika terjadi masalah kepada perusahaan dengan cara rapat, dan sebagainya.
Distribusi Tugas Karyawan
Karena setiap karyawan memiliki kemampuan dan keahlian di bidang yang berbeda-beda, Anda berwenang untuk mendistribusikan kemampuan mereka pada bidang-bidang yang sesuai. Anda berhak melakukan mutasi jika memang karyawan tertentu justru lebih produktif ketika, misal berada di bidang kreatif daripada bidang pemasaran. Selain itu, Anda juga berhak melakukan promosi pada karyawan tertentu yang telah terbukti berprestasi. Begitu juga dengan melakukan PHK jika terpaksa karena mediasi sebelumnya dengan karyawan yang bersangkutan tidak membuahkan hasil.
Manajemen Remunerasi
Remunerasi meliputi segala hal yang berhubungan dengan gaji, tunjangan, dan upah lembur. Mulai dari menghitung, mengirim, hingga membuat laporan terkait gaji. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan komponen-komponen gaji termasuk pajak penghasilan yang harus dikeluarkan setiap karyawan. Serta beberapa macam tunjangan yang juga memiliki banyak fungsi dan besaran. Salah satunya adalah tunjangan insentif bagi karyawan berprestasi, atau Tunjangan Hari Raya dan Gaji 13 yang diberikan setiap satu tahun satu kali.
Data Karyawan
Mengelola database karyawan mulai dari mereka yang baru saja menjadi karyawan, hingga mereka yang sudah keluar atau pensiun dari perusahaan Anda tentunya bukanlah pekerjaan yang mudah. Namun, meskipun mengelola database karyawan merupakan pekerjaan yang cukup banyak, ada banyak juga manfaat yang bisa didapatkan dan akan membuat Anda paham betapa pentingnya database karyawan. Hal ini juga meliputi surat menyurat yang menghubungkan karyawan dengan pihak perusahaan. Serta membuat formulir resmi perusahaan untuk mempermudah kegiatan personalia.
Rekrutmen Karyawan
Tugas untuk merekrut karyawan adalah salah satu hal yang kompleks. Mulai dari penyebaran informasi pembukaan lowongan, melakukan seleksi CV yang masuk, kemudian mengadakan interview atau wawancara untuk calon karyawan yang lolos tahap pertama. Selain itu tidak berhenti di situ saja, Anda juga harus melakukan orientasi kepada karyawan baru agar mereka lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan perusahaan.
