Memastikan absensi karyawan saat mulai bekerja, menjadi tantangan bagi HRD untuk menentukan melalui metode absensi apa yang paling tepat dan sesuai bagi perusahaan dan karyawan. Terlebih lagi karena absensi diyakini menjadi salah satu acuan untuk melakukan penilaian ketaatan karyawan terhadap peraturan perusahaan. Melalui laporan dari absensi karyawan, perusahaan dapat menimbang produktivitas karyawan di kantor dan performa kerja contohnya dengan melihat waktu hadir setiap karyawan di kantor. Dari beberapa pilihan pencatatan absensi karyawan, baiknya perusahaan menimbang kekurangan dan kelebihan yang pastinya efisien untuk karyawan, dan lebih hemat dan ekonomis bagi perusahaan.
Terlebih lagi absensi merupakan hal yang penting dalam mengukur dan menilai kedisiplinan karyawan yang berpengaruh terhadap kinerja perusahaan dan proses penggajian karyawan. Melalui laporan dari absensi karyawan, perusahaan bisa menimbang produktivitas karyawan di kantor maupun di luar kantor serta performa kerja misalnya dengan melihat waktu hadir tiap karyawan di kantor. Sebenarnya merekap absensi bisa dilakukan secara manual, tetapi rawan akan resiko kecurangan, human error, hingga data tidak akurat yang nantinya sangat merugikan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri
Dengan semakin tingginya penyebaran COVID-19 saat ini, dapat dipastikan akan berdampak di dalam aktivitas sebuah organisasi/perusahaan, salah satu dampak yang secara nyata adalah dalam hal absensi karyawan, yang menjadi tantangan tersendiri dari bagian HRD dalam mengukur dan merekap tingkat kehadiran karyawannya. Cara absen fingerprint dengan HP saat ini menjadi pilihan terutama di masa pandemi karena memiliki tingkat keakuratannya cukup tinggi. Oleh sebab itu beberapa perusahaan memanfaatkan sistem ini terutama bagi mereka yang bekerja dari rumah (work from home). Alhasil, layanan tersebut bisa mengatur jadwal secara real-time dan mengkoordinir kebutuhan tenaga kerja.
Penggunaan absen fingerprint meminimalisasi kecurangan, karena dengan metode ini karyawan tidak dapat melakukan pemalsuan data kehadiran seperti pada metode absensi manual. Karyawan tidak dapat melakukan titip absen ketika terlambat atau bolos kerja. Hal ini karena proses verifikasi kehadiran yang menggunakan sidik jari karyawan masing-masing.
Kelebihan absen fingerprint lewat hp selain karena banyaknya jumlah pengguna android, berikut ini adalah beberapa kelebihan lainnya.
1. Lebih Efisien dari Segi Biaya.
Aplikasi fingerprint lewat hp itu tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan juga pemasangan sistem, sehingga akan bisa lebih menghemat pengeluaran perusahaan. Jadi misalnya, perusahaan yang mempekerjakan sales di banyak supermarket ataupun department store, maka tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran untuk di setiap tempat lokasi karyawan bekerja.
2. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat
Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.
3. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon seluler yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
4. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem.
5. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon seluler nya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Semua data yang didapat sistem akan tercatat pada database secara online. Poin yang terdapat di dalamnya mulai dari waktu, lokasi, dan lama bekerja. Tentunya bisa memudahkan kinerja serta membuat semakin efektif dan efisien dalam memantau semua pekerja yang ada.
Untuk memenuhi kebutuhan fingerprint anda dapat menemukan berbagai alat di berbagai marketplace :
1. Tokopedia
2. Bukalapak
3. Lazada
4. Shopee
