Absensi adalah hal yang pertama kali harus dilakukan oleh seorang staff atau karyawan sebagai tanda bukti pencatatan jika dia sudah hadir di kantor dan siap untuk bekerja.
Semua Perusahaan pasti ingin setiap staff atau karyawannya memiliki kedisiplinan dalam bekerja.
Ketepatan waktu datang ke kantor atau absensi bisa menjadi salah satu indikator kedisiplinan tersebut. Jika staff atau karyawan tidak memiliki kedisiplinan dalam kehadirannya, hal itu tentu akan membuat kegiatan di Perusahaan tersebut terganggu. Jadi dapat disimpulkan bahwa sangat penting bagi sebuah Perusahaan untuk memastikan kegiatan operasional Perusahaan berjalan dengan baik.
Saat ini ada dua sistem smart absensi yang banyak digunakan oleh perusahaan sistem aplikasi absensi online, dan juga aplikasi fingerprint lewat hp. Beberapa puluh tahun yang lalu absensi dilakukan secara manual dengan mengisi buku absensi ataupun menggunakan mesin absensi analog.
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon seluler, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Berkembangnya dunia digital di industri 4.0 inipun membuat sistem absensi turut berinovasi dengan menghadirkan aplikasi online yang bisa diakses masing-masing karyawan melalui telepon selular. Tapi tak jarang juga perusahaan yang masih bertahan dengan sistem absensi manual, karena masih kurangnya edukasi mengenai sistem absensi berbasis aplikasi online tersebut.
Dinamika tentang tenaga kerja terus berkembang saat ini. Sudah menjadi kebutuhan bagi Organisasi atau Perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan cepat. Sejumlah Perusahaan di dunia hingga Indonesia saat ini telah banyak yang menerapkan kebijakan remote working. Dalam perkembangannya, tentu saja Perusahaan membutuhkan manajemen kehadiran karyawan yang dapat mendukung sistem absensi dari manapun.
Metode smart absensi adalah metode absensi yang banyak digunakan dan cukup populer di era digital. Menggunakan cara absensi yang cukup sederhana dan bisa diakses dengan jarak jauh secara mandiri.
Manusia rentan terhadap kesalahan, meskipun sudah disediakan perangkat komputasi pendukung. Dengan sistem aplikasi smart absensi data kehadiran karyawan sudah terekam dan tersaji secara akurat. Sistem ini akan membantu perusahaan dalam melakukan rekam hadir karyawan. Data yang akurat dari smart absensi nantinya akan menjadi dasar pembuatan kebijakan dalam melakukan evaluasi karyawan, seperti kenaikan jabatan, gaji, serta akan mempengaruhi penggajian dan bonus yang akan diterima oleh karyawan. Biasanya sejumlah Perusahaan akan memberlakukan pemotongan gaji karyawan jika telat dan bonus jika karyawan datang tepat waktu.
Visibilitas yang baik dari semua data dapat memudahkan alur kerja penggajian, cuti, dan tinjauan kinerja. Pemberitahuan atau peringatan diotomatiskan dan manajer dapat menyetujui permintaan untuk keberangkatan lebih awal, lembur, dll, segera tanpa kebutuhan khusus untuk komunikasi. Lupakan tugas berat penjadwalan manual. Hanya dengan beberapa klik, sistem manajemen kehadiran otomatis dapat membantu mengatur jadwal, mengalokasikan pekerjaan, dan dengan mudah melacak pertukaran shift. Ini juga dapat membantu Anda memperkirakan beban kerja, sumber daya, dan anggaran.
Smart absensi juga dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Memantau dan mengelola kehadiran secara manual bisa menjadi urusan yang memakan waktu, melelahkan, dan juga besar biayanya. Butuh waktu untuk memproses lembaran kertas, catatan waktu, membuat jadwal, jam lembur, mengecek pengajuan cuti dan membuat daftar gaji secara manual. Dengan smart absensi, sistem akan otomatis melakukan semuanya, mulai dari melacak jam kerja karyawan hingga mengimpor informasi secara otomatis ke dalam sistem penggajian. Penghematan waktu dan tenaga dikombinasikan dengan akurasi data membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan peningkatan keuntungan.
Jadi, Smart absensi merupakan terobosan baru pada sistem absensi karyawan. Selain bisa menekan pengeluaran operasional, smart absensi juga mempermudah kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga gaji karena semua data sudah terintegrasi. Tak hanya dari sisi perusahaan, bagi karyawan yang sedang menjalankan remote working dengan mudah bisa mempertanggung jawabkan kehadiran kerjanya tanpa perlu pergi ke kantor untuk absen, namun absen kehadiran bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Bisa terlihat bahwa sistem absensi berbasis aplikasi online tak hanya menguntungkan karyawan, tapi juga bagi perusahaan.
Temukan Aplikasi Absensi Online #1 di Indonesia dengan Smartpresence.id
Metode Smart Absensi ini juga dapat digunakan untuk keperluan kerja jarak jauh seperti yang ditulis si wikipedia
