Human Resource Information System atau HRIS adalah sistem yang digunakan oleh HR untuk mengelola data karyawan. Data ini mencakup penggajian karyawan, absensi, cuti, izin, lembur, pemotongan pajak dan lain sebagainya. Dengan adanya HRIS, tim HR dapat mengelola data karyawan secara efektif dan terstruktur. Inilah yang membuat HR tidak lagi perlu repot-repot untuk menginput dan mengolah ratusan bahkan ribuan data secara manual.
Akan tetapi apakah Anda tahu fitur apa saja yang seharusnya ada di dalam sistem HRIS ? Tentu hal yang mendasar harus ada tentu fitur yang dapat mengelola karyawan. Akan tetapi tak hanya itu saja fitur yang harus ada dalam sistem HRIS, masih ada beberapa fitur lainnya yang juga dapat membantu pekerjaan Anda sebagai seorang HRD. Berikut ini beberapa fitur yang harus ada pada sistem HRIS.
Fitur-Fitur yang Harus Ada dalam HRIS
Ada banyak fitur HRIS yang bisa dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Nah, tapi apa saja fitur yang dimaksud? Berikut ini jawabannya:
Absensi kehadiran
Fitur ini sangat diperlukan dan harus ada dalam sistem HRIS agar karyawan dapat melakukan absensi dan presensinya dengan mudah hanya melalui smartphone saja. Namun, absensi ini juga tetap harus dipantau untuk menghasilkan data rekapan absen yang akurat.
Payroll (penggajian)
Penggajian merupakan hal yang paling krusial di sebuah perusahaan. Maka dari itu, sistem HRIS haruslah memiliki fitur manajemen penggajian atau payroll.
Dengan adanya fitur ini, Anda dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan kehadiran karyawan, jam kerja, kinerja dan berbagai hal lainnya. Hal ini tentu akan mempermudah pekerjaan Anda sebagai HRD dan selain itu kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji juga menjadi terminimalisir.
Rekrutmen karyawan
Rekrutmen menjadi tahapan penting yang tidak bisa dilakukan secara sembarangan karena akan dijadikan sebagai aset berharga perusahaan. Untuk itu, di era modern saat ini, mayoritas perusahaan menggunakan website khusus untuk merekrut karyawan atau situs web milik perusahaan itu sendiri.
Jadi, pelamar akan diminta untuk memasukkan data dan kualifikasi mereka di halaman yang telah disediakan oleh perusahaan. Web ini biasanya juga sudah terintegrasi dengan HRIS yang digunakan perusahaan. Fungsi HRIS ini nantinya adalah untuk menganalisis data yang dimasukkan oleh pelamar dan memberikan indikasi apakah pelamar dinyatakan lolos kualifikasi atau tidak. Kelolosan ini disesuaikan dengan ketentuan yang telah dicantumkan oleh perusahaan dalam HRIS.
Menilai kinerja karyawan
Fitur ini memungkinkan HR untuk mendapatkan data secara cepat, akurat, transparan dan tepat mengenai kinerja masing-masing karyawan. Data ini digunakan oleh HR untuk menyusun lembar evaluasi yang selanjutnya diberikan kepada karyawan terkait. Dengan begitu, hasil evaluasi akan digunakan karyawan bersangkutan sebagai acuan dalam meningkatkan, memperbaiki atau mempertahankan performanya.
Itu dia beberapa fitur yang harus ada dalam sistem HRIS sebagai sistem yang dimanfaatkan untuk menyimpan dan mengolah data karyawan perusahaan. Dengan adanya HRIS inilah pekerjaan yang berhubungan dengan HR menjadi lebih efektif dan efisien.
