Membuat jadwal kerja shift merupakan sebuah pekerjaan yang dapat dikatakan tidak mudah, karena harus mengatur pembagian jam kerja agar dalam sebulan setiap pegawai mendapatkan proporsi jam kerja yang sama. Maka dari itu, sebagai personalia harus bisa menghitung serta melakukan penjadwalan shift di perusahaan yang menerapkannya.
Penghitungan shift kerja ini bertujuan agar perusahaan tidak mempekerjakan karyawannya melebihi 40 jam seminggu sesuai peraturan perundang-undangan. Lalu bagaimana cara membuat jadwal kerja shift dengan rumus Excel yang baik dan benar?
Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel
Menghitung shift menggunakan rumus excel berguna untuk memastikan bahwa setiap jam kerja karyawan dapat terdistribusi dengan adil dan sesuai ketentuan perundang-undangan. Dalam pembuatan jadwal kerja shift ini ada beberapa ketentuan yang didasarkan pada UU ketenagakerjaan yang harus diperhatikan.
Lama waktu kerja purna waktu atau shift itu sehari adalah 7 jam atau setara dengan 40 jam seminggu dengan 6 hari kerja dalam seminggu, sedangkan untuk lama waktu kerja purna waktu atau full time sehari adalah 8 jam atau setara dengan 40 minggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu.
Dengan adanya peraturan tersebut maka perusahaan dapat menentukan lemburan apabila shift melebihi dari jam maksimal kerja pada satu minggu. Selain itu dengan melakukan penghitungan melalui excel, Anda juga dapat melihat dan meramal distribusi shift, misalnya jika terdapat distribusi shift yang tidak merata.
Contoh kasus: Jadwal Kerja Shift Untuk Pekerja Restoran 24 jam dengan 6 Karyawan 3 shift
Anda memiliki sebuah restoran dengan jumlah 6 karyawan yang menerapkan tiga shift. Shift pertama dimulai pukul 08.00 – 16.00, shift kedua dimulai pukul 16.00 – 24.00, dan shift malam dimulai pukul 24.00 – 08.00.
Keterangan:
- 1 adalah shift pagi, 2 adalah shift sore dan 3 adalah shift malam.
- O merupakan tanda untuk libur.
Keterangan:
- Keterangan jam disesuaikan dengan keterangan sebelumnya yaitu; 1 adalah shift pagi, 2 adalah shift sore dan 3 adalah shift malam. Anda juga dapat mencantumkan kolom “libur” untuk mengetahui berapa jumlah libur karyawan pada minggu pertama.
- Untuk mengisi angka pada kolom jam, gunakan rumus excel COUNTIF.
- Untuk menghitung shift 1 (pagi), gunakan rumus =COUNTIF(C4:I4,”1”) . Angka 1 disini digunakan karena kriteria atau keterangan shift pagi pada tabel adalah 1.
- Lakukan langkah yang sama untuk menghitung shift-shift lainnya, hanya saja input kriteria yang berbeda. Apabila shift pagi adalah 1, shift sore adalah 2, dan shift malam adalah 3. Anda juga dapat menggunakan keterangan atau kriteria berbeda sesuai keinginan.
- Selanjutnya untuk menentukan jumlah libur sama seperti menentukan jumlah shift. Pada tabel, keterangan atau kriteria libur adalah “x”. Maka rumus yang dimasukkan adalah =COUNTIF(C4:I4,”x”).
- Untuk menghitung total, Anda dapat menggunakan cara manual yaitu =(J4*7)+(K4*7)+(L4*7)+5. Sesuai dengan peraturan bahwa dalam 5 hari kerja, diberlakukan 8 jam sehari dengan 7 jam waktu kerja dan 1 jam istirahat. Sehingga tiap kolom shift dikali 7 kemudian ditambah 5 jam istirahat.
Apabila Anda kesulitan dalam menggunakan Excel, Anda bisa menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi. Untuk mengelola jadwal shift karyawan, HR dapat menggunakan aplikasi HR seperti SmartPresence. Karyawan akan dengan mudah mengetahui jadwal shiftnya melalui smartphone. Tertarik menggunakan SmartPresence? Segera daftarkan perusahaan Anda dan nikmati uji coba gratis!
