Kemajuan teknologi tentu berimbas pula pada pekerjaan tim HRD dalam sebuah perusahaan. Keseluruhan sistem yang biasanya dikerjakan manual, kini bisa lebih praktis dengan adanya teknologi. Tentu hal ini akan memudahkan siapapun yang menggunakannya. Untuk perusahaan, ada software HRD yang bisa membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Tapi beberapa karyawan ternyata masih salah ketika menggunakan software HRD. Ada beberapa kesalahan menggunakan software HRD yang patut dihindari, mari simak!
Apa itu software HRD?
Berkembangnya teknologi tentu mendesak sistem perusahaan untuk lebih efisien dan memanfaatkan inovasi yang ada. Hingga pada akhirnya, tim HRD dalam sebuah perusahaan pun akan membutuhkan sebuah software untuk mendukung kinerja untuk perusahaan.
Jika diartikan software HRD adalah sebuah perangkat lunak atau sistem yang bekerja maksimal dibutuhkan tim HRD untuk mengelola data informasi semua karyawan dalam perusahaan. Perangkat lunak ini cenderung krusial bagi jalannya sebuah sistem manajemen perusahaan.
Sistem yang dibuat pada software tersebut akan mendukung dalam segala aspek pekerjaan tim HRD. Hal ini pun bisa meminimalisir waktu dan tenaga kerja keseluruhan tim HRD dalam perusahaan skala kecil maupun besar. Tak hanya sampai situ, software HRD tersebut pun lebih menjamin dalam hal keamanan data dan informasi karyawan dibandingkan sistem manual.
Tapi tentu sebuah sistem yang sudah bekerja maksimal, bukan berarti minim kesalahan. Masih ada beberapa human error yang tak bisa dipungkiri kerap terjadi. Apa saja kesalahan menggunakan software HRD yang patut dihindari? Berikut daftar lengkapnya.
Kesalahan menggunakan software HRD yang patut dihindari
1. Data yang kurang lengkap
Keseluruhan sistem tentu akan bekerja secara maksimal ketika dokumentasi data yang dibutuhkan oleh sistem terpenuhi dengan lengkap. Ketika data yang dibutuhkan ada yang kurang lengkap, tentu perhitungan gaji juga akan terganggu dan kurang maksimal.
Apa saja data yang dibutuhkan? Kelengkapan data yang dibutuhkan antara lain, rekaman absensi, kontrak kerja, status kepegawaian, dan dokumen-dokumen lain yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan. Jika ada suatu kesalahan saja, misalnya absen kantor yang tidak akurat, tentu akan memengaruhi penghitungan gaji untuk karyawan tersebut.
Catatan penggajian dalam sistem pun harus disimpan dalam kurun waktu tiga tahun. Catatan penggajian termasuk time sheet, canceled check, tax form, dan bukti pembayaran atau slip gaji. Dasar perhitungan pun tak boleh terhapus selama dua tahun. Pastikan payroll software yang Anda gunakan mampu menampung besarnya data tersebut.
2. Pastikan software HRD disesuaikan dengan peraturan pajak terkini
Menurut perhitungan PPh 21 karyawan merupakan termasuk dalam pajak yang paling rumit pengelolaannya, hal ini dikarenakan jenis karyawan yang berbeda-beda. Untuk itu penting bagi Anda untuk menemukan software HRD yang sudah disesuaikan dengan peraturan pajak terkini dan terbaru.
Kenapa sih hal ini penting? Ketika perusahaan sedang mengalami masalah keuangan, pimpinan cenderung membuat keputusan untuk mendahulukan tagihan-tagihan yang bersifat produktivitas, seperti supplier dan lain-lain.
Karena mungkin Anda tidak merasa pembayaran pajak tidak mendesak, pembayaran pun ditunda. Akhirnya menghasilkan denda yang bertambah terus jumlahnya. Apalagi jika perusahaan Anda sudah memiliki banyak karyawan. Jumlah pajak yang menjadi tanggungan akan semakin besar seiring dengan jumlah karyawan yang meningkat.
Agar bisa menemukan perangkat lunak yang tepat, ketahui cara memilih software HRD yang sesuai dengan perusahaan Anda di sini.
3. Memperlakukan karyawan seperti subkontraktor
Banyak yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghindari pajak berganda. Salah satunya adalah dengan memperlakukan karyawan seperti selayaknya memperlakukan kontraktor atau vendor independen. Perbedaan antara status karyawan dengan posisi kontraktor akan memengaruhi perhitungan gaji karyawan. Yang tentu pada akhirnya akan menyusahkan tim HRD itu sendiri.
Pastikan perusahaan telah memahami hak dan kewajiban masing-masing karyawan, baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap. Hal ini tentu pada tujuannya agar memudahkan tim HRD dalam perhitungan gaji karyawan.
Kalau sudah salah sedikit, tentu berimbas pada perhitungan gaji karyawan yang lebih rumit. Buruknya lagi bisa mengakibatkan terlambatnya pembayaran gaji karyawan. Ada beberapa dampak yang terjadi pada karyawan jika pembayaran gaji terlambat. Simak di sini!
4. Pengelompokkan karyawan yang kurang tepat
Karyawan itu terbagi ke dalam dua golongan, yaitu exempt employees dan non-exempt employees. Apa perbedaanya? Golongan exempt adalah karyawan yang tidak mendapatkan upah lembur ketika bekerja di luar jam kerja pada umumnya yang memang dikarenakan posisi jabatannya yang strategis.
Sedangkan golongan non-exempt employees merupakan karyawan yang memang harus mendapatkan upah lembur sesuai peraturan pemerintah yang berlaku. Pemerintah memang membuat aturan-aturan yang menjelaskan tata cara menghitung lembur untuk melindungi para pekerja.
Untuk itu sebuah perusahaan membutuhkan sistem absensi online yang valid, sehingga memudahkan tim HRD untuk menghitung gaji dan upah lembur karyawan. Salah satu sistem absensi online yang bisa jadi pilihan Anda adalah SmartPresence. Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut.
Sebisa mungkin untuk menghindari terjadinya kesalahan pada poin-poin di atas. Dengan begitu sistem pengelolaan data karyawan pun akan lebih lancar tanpa hambatan.
