HRD di sebuah perusahaan harus memastikan setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan absensi kehadiran mereka di setiap bulannya. Setiap kehadiran tersebut akan berpengaruh terhadap jumlah gaji yang akan mereka terima di akhir bulan. Banyak perusahaan menerapkan aturan tersebut untuk setiap karyawan yang bekerja diperusahaannya. Hal ini bertujuan agar karyawan bisa disiplin dan bertanggung jawab.
Setiap perusahaan pasti memiliki peraturan tertentu untuk pencatatan kehadiran karyawan, HRD sangat memerlukan format absensi yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran dengan baik, tepat dan akurat. Jika tidak menggunakan format yang tepat kemungkinan besar HR akan mendapatkan protes jika gaji yang diterima oleh karyawan tidak sesuai dengan yang mereka harapkan.
Absensi dengan metode konvensional atau manual akan membantu HRD untuk mengetahui kehadiran karyawan. HRD hanya perlu menyiapkan sebuah kertas dan alat tulis, setiap hari karyawan akan datang kekantor dan mengisikan tanda tanggan pada kertas yang sudah disediakan sebagai bukti kehadiran mereka, tidak hanya pada saat datang kekantor tetapi karyawan juga akan mengisikan tanda tangan pada saat jam pulang kantor.
Menggunakan absensi manual sangat rentan terhadap kesalahan, dimana karyawan akan mengisi atau menuliskan jam kedatangan mereka sendiri, dengan waktu yang bisa dituliskan secara manual mereka bisa memanipulasi waktu kedatangan mereka.
Metode konvensional ini sudah sangat jarang ada di perusahaan, karena tidak efisien jika masih diterapkan, dimana setiap akhir bualan HRD masih perlu mengitung secara manual berapa jumlah kehadiran dari masing-masing karyawan, selain itu kemungkinan besar akan ada kecurangan jika karyawan lupa absen atau titip absen.
Mengingat akan banyak terdapat kecurangan dari absensi tanda tangan, perusahaan akan beralih dengan sistem yang bisa mencegah atau mengurangi terjadinya manipulasi jam kedatangan, dengan menggunakan absensi ceklok akan bisa mengurangi terjadinya manipulasi waktu kehadiran, mesin absensi ini masih ada diterapkan dibeberapa perusahaan, karena harga yang masih terjangkau yang dapat dimanfaatkan dalam jangka waktu yang panjang.
Cara penggunaan yang sangat mudah hanya dengan memasukan kertas kusus untuk mesin absen ceklok, mesin absensi akan mengunci waktu kehadiran karyawan tersebut.
Sistem absensi ceklok masih ada kemungkinan kecurangan yang akan dilakukan oleh karyawan, karyawan masih bisa titip absen dengan cara kertas absensi yang mereka miliki bisa diberikan kepada rekan kerjanya dan meminta untuk memasukan ke mesin absen ceklok. Selain itu HRD masih akan melakukan pekerjaan yang sama diakhir bulan yaitu merekap atau menghitung secara manual waktu kehadiran karyawan mereka.
Seiring dengan kemajuan teknologi saat ini, beberapa perusahaan sudah beralih dengan pencatatan waktu kehadiran yang berbasis teknologi. Seperti contohnya mesin absensi sidik jari, dimana HRD akan mendapatkan laporan yang sudah terkomputerisasi berupa tanggal dan waktu karyawan tersebut melakukan absen. Dengan adanya absensi sidik jari akan mengurangi adanya manipulasi waktu kedatangan dan titip absen.
Mesin sidik jari akan mencatat waktu dan tanggal kehadiran karyawan serta memvalidasi sidik jari dari kayawan itu sendiri. Jadi karyawan tidak akan bisa titip absen tetapi mereka tidak hadir kekantor. Bias dibilang metode ini lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan dengan metode konvensional. HRD akan menyiapkan alat sidik jari pada beberapa tempat sehingga karyawan bisa melakukan absen di alat tersebut.
Banyak perusahaan saat ini menerapkan peraturan yang memungkinkan karyawan langsung bertugas kelokasi atau kelapangan, dengan absensi sidik jari HRD masih mengalami kesulitan untuk memantau kehadiran karyawan yang langsung berkunjung ke lapangan, dari kondisi tersebut sekarang ini banyak bermunculan absensi bebasis mobile dan GPS. Seperti contohnya aplikasi absensi SmartPresence.
SmartPresence hadir untuk mempermudah HRD memonitoring atau mensupervisi karyawan dengan oprasional kerja yang mobilitasnya tinggi, HRD akan menerima laporan berupan tanggal dan waktu karyawan melakukan absensi, foto wajah karyawan setelah divalidasi oleh sistem, dan yang paling penting adalah lokasi dimana karyawan melakukan absensi.
HRD bisa memantau kehadiran karyawan dimanapu dan kapanpun mereka inginkan, tidak perlu menunggu akhir bulan. Selain itu SmartPresence memiliki aplikasi Employee yang diperuntukan untuk karyawan agar bisa melihat laporan kehadiran mereka masing-masing, sehingga menciptakan tranfaransi antara perusahaan dengan karyawan sendiri.
