Pencatatan kehadiran karyawan yang sering menjadi tidak akurat karena banyak kecurangan absensi yang terjadi. Akibatnya berdampak pada analisa produktivitas, performa, dan perhitungan gaji. Salah satu peran penting HRD disini dalam membantu perusahaan membayar benefit karyawan sesuai dengan performa dan absensi karyawan.
Perkembangan sistem absensi mulai dari menggunakan manual tanda tangan, punch card, penambahan validasi keamanan melalui pengenalan biometrik sidik jari, kemudian biometrik wajah, kemudian retina mata. Mulai dari penggunaan perangkat manual hingga penggunaan perangkat khusus absensi sampai dengan menggunakan sebuah smartphone.
Saat ini absensi dengan menggunakan mobile sedang menjadi tren di beberapa perusahaan karena dianggap mampu menggantikan cara kerja absensi model lama. Banyak manfaat atau benefit yang diperoleh dari absensi mobile. Di samping meningkatkan produktivitas kerja, sistem absensi mobile dapat meningkatkan kreativitas karyawan, sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang optimal dan mendorong karyawan bekerja dengan lebih efisien.
Banyaknya pengguna smartphone saat ini, sehingga memungkinkan beberapa perusahaan untuk memperbarui sistem absensi berbasis mobile. Dengan adanya sistem absensi mobile sangat mendukung karyawan yang sering berpindah lokasi kerja, seperti sales, manager lapangan atau karyawan yang mendapatkan tugas dinas luar kota yang tidak memungkin untuk melakukan absensi ke kantor.
HRD dapat memanfaatkan sistem absensi mobile dan GPS untuk keperluan absensi karyawan yang bertugas di luar kantor. Setiap karyawan yang bekerja dilapangan, dapat melakukan absensi di lokasi yang telah didaftarkan oleh perusahaan, dan akan langsung terupdate di dalam database perusahaan. Contohnya lokasi kantor cabang, lokasi proyek, atau lokasi manapun yang dianggap valid sebagai lokasi aktivitas bekerja karyawan. Sehingga HRD dapat menjaga performa karyawan di perusahaan mereka.
Dengan penggunaan teknologi GPS pada sistem absensi karyawan terbukti dapat meningkatkan tingkat produktivitas karyawan. Hal ini dikarenakan karyawan hanya dapat melakukan absensi ketika sudah berada di titik lokasi kantor atau yang lokasi yang telah ditentukan bahkan jika tidak ditentukan, HRD dapat mengetahui lokasi karyawan melakukan absensi.
Penggabungan antara absensi mobile, biometrik pengenalan wajah dan GPS sangat mempermudah HRD untuk mensupervisi kehadiran karyawan, pada sistem absensi yang dilengkapi dengan GPS akan memberikan laporan real lokasi dimana karyawan melakukan absensi.
Sistem absensi yang berkembang saat ini juga dilengkapi dengan GPS Tracking dimana dari GPS yang terdapat dimasing-masing mobile karyawan akan memberikan laporan lokasi per beberapa detik, sehingga bisa dilihat laporan lokasi keberadaan dari karyawan tersebut. Jadi sangat penting peranan GPS pada absensi mobile.
Kini sistem absensi online SmartPresence sudah dilengkapi dengan GPS Tracking, selain bisa mengetahui dimana lokasi karyawan melakukan absensi bisa juga memantau keberadaan karyawan, fungsi dari GPS mobile akan dimaanfaatkan oleh sistem absensi SmartPresence untuk memberikan informasi lokasi dengan durasi yang bisa ditentukan melalui aplikasi Dashboard.
