Seberapa penting kehadiran dalam sebuah perusahaan? Jawabannya pasti sangat penting. Kehadiran merupakan salah satu elemen utama dalam kegiatan HRD. Selain menjadi indikator kedisiplinan, kehadiran adalah tonggak penting untuk setiap rupiah yang terima karyawan. Bagian HRD sendiri memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dan sebagai salah satu cost center dalam perusahaan. Sebagai cost center, tentu HRD sangat berhati-hati dalam mengolah data kehadiran karyawan, bahkan menggunakan sistem informasi untuk memudahkan pengolahan data karyawan tersebut.
Kehadiran sistem kehadiran sangat berperan untuk memudahkan HRD pengolahan data karyawan dalam kehadiran. Jika dibandingkan dengan laporan kehadiran secara manual, sistem kehadiran yang ada saat ini jauh tidak menguras tenaga dan waktu sehingga laporan dapat cepat diperoleh, terlebih jika sistem kehadiran dapat terintegrasi dengan sistem payroll.
Berbicara tentang sistem informasi kehadiran, saat ini begitu banyak pilihan yang tersedia untuk mengakomodasi kebutuhan HRD. Sebelum menjawab pilihan itu jatuh pada aplikasi apa, mari simak terlebih dahulu apa yang menjadi pertimbangan untuk Anda yang sedang bingung memilih sistem terbaik untuk kehadiran karyawan Anda.
Cara Menentukan Sistem yang Handal Untuk Kehadiran Karyawan
Fitur lengkap
Pastikan Anda memilih aplikasi dengan fitur yang lengkap. Bukan hanya yang memiliki fitur absensi saja, tetapi juga dapat mengajukan cuti dan izin, penukaran jadwal shift, maupun urusan-urusan administrasi lainnya. Ini akan sangat mempermudah perusahaan dan karyawan tanpa repot-repot harus menggunakan banyak sistem lagi.
Praktis dan mudah digunakan
Siapa bilang kalau absensi digital membuat hidup Anda ribet? Justru malah mempermudah pekerjaan Anda. Hal ini karena pencatatan kehadiran akan menjadi sangat praktis, bisa dilakukan oleh siapa saja, dimana saja, bahkan mereka yang tidak familiar dengan teknologi sekalipun. Itulah kenapa hadir absensi secara online, tidak lain karena memang dirancang dengan user interface yang menyesuaikan karyawan berbagai usia.
Kemampuan memonitor lokasi karyawan
Ketika memilih sistem aplikasi absensi, Anda juga harus pastikan bahwa aplikasi tersebut memungkinkan Anda untuk mendapat informasi terkait lokasi karyawan secara real-time ketika melakukan absensi. Jadi, meskipun karyawan sedang bekerja diluar kantor, perusahaan pun tetap bisa memantau kapan karyawan masuk dan selesai bekerja.
Keamanan data terjaga
Aplikasi absensi harus mampu melindungi data yang sifatnya pribadi dan sensitif seperti jam kerja, lokasi, dan identitas. Ketika keamanan data terjaga dengan baik, perusahaan dan karyawan merasa yakin dan aman bahwa informasi yang tersedia di aplikasi absensi tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh pihak berwenang. Keamanan data yang terjaga tidak hanya merupakan faktor penting untuk kepercayaan dan kepuasan pengguna aplikasi absensi, tetapi juga untuk kepatuhan dan perlindungan hukum perusahaan.
Compatible untuk semua jenis perangkat
Setiap karyawan Anda pastinya memiliki jenis smartphone yang berbeda-beda. Karena perbedaan ini, Anda harus memperhatikan kemampuan atas akses dari aplikasi absensi yang akan Anda pilih. Apakah aplikasi tersebut bisa diakses oleh semua perangkat dengan berbagai tipe atau tidak. Untuk itu, Anda dianjurkan untuk memilih aplikasi yang memang compatible untuk segala jenis perangkat, agar setiap karyawan Anda dapat mengaksesnya dengan mudah.
Dari semua keharusan diatas, pilihan yang dapat Anda gunakan hanya satu. Tidak lain pilihan itu jatuh pada aplikasi SmartPresence! Kenapa SmartPresence?
Smart Presence merupakan sistem manajemen kehadiran yang didukung dengan teknologi cloud computing dan pengenalan wajah (face recognition). Smart presence hadir dalam bentuk aplikasi-aplikasi pada Smartphone yang terintegrasi sehingga HRD dapat memantau, mengevaluasi data dan supervisi data kehadiran dengan mudah. Selain itu, Smart Presence dapat dengan cepat serta fleksibel mengatur jadwal kerja shift dan full time. Transparansi pun tidak luput dalam keuntungan dari Smart Presence. Sebab, karyawan dapat mengakses data absensi pribadi sendiri sekaligus pengajuan administratif seperti izin, sakit maupun cuti dalam aplikasi. Kesimpulannya, dengan sistem kehadiran Smart Presence ini, kinerja dan produktivitas perusahaan tidak terganggu serta menumbuhkan kedisiplinan karyawan.
