Absensi merupakan hal yang penting dalam sebuah perusahaan untuk mengetahui tingkat kedisiplinan dari karyawannya. Pada awalnya, absensi dilakukan secara manual dengan menulis dan memberikan tanda tangan pada buku absen serta mencatat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi yang begitu pesat, saat ini absensi dapat dilakukan dengan menggunakan mesin canggih yang dapat secara otomatis mencatat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. Salah satu mesin absensi yang cukup terkenal adalah absensi fingerprint, namun mesin ini masih memiliki kekurangan dalam hal rekapitulasi data serta perawatan mesin yang harus dilakukan secara rutin.
Mesin Absensi Fingerprint dan Kekurangannya
Absensi fingerprint merupakan salah satu jenis mesin absensi yang paling populer digunakan oleh berbagai perusahaan. Mesin ini dilakukan dengan meletakkan jari pada mesin absensi yang tersedia. Dalam hal keamanan, absensi jenis ini cukup ampuh mengatasi kecurangan karyawan karena mengharuskan karyawan datang ke perusahaan untuk melakukan absensi. Namun, mesin ini masih memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan.
Pertama, mesin absensi fingerprint memerlukan perawatan yang rutin untuk menjaga agar mesin tetap dapat berfungsi dengan baik. Karena mesin ini terdiri dari bagian-bagian kecil yang rentan rusak dan perlu perawatan agar mesin tetap berfungsi dengan baik. Jika tidak dirawat, maka mesin absensi fingerprint dapat mengalami penurunan fungsi yang dapat mengganggu aktivitas kerja di perusahaan.
Kedua, rekapitulasi data dari absensi fingerprint masih manual dan tidak real-time sehingga dapat merepotkan HRD saat membutuhkan laporan secara real-time. Rekapitulasi data secara manual ini memungkinkan terjadinya fraud (kecurangan) pada absensi karyawan. Kecurangan yang dilakukan karyawan akan berdampak pada karyawan lain dan perusahaan itu sendiri.
Solusi Efektif dengan Menggunakan Absensi Digital Smartpresence
Untuk mengatasi kekurangan mesin absensi fingerprint, kini hadir absensi digital Smartpresence. Smartpresence dilengkapi dengan teknologi Geo-restriction dan Face recognition yang dapat mencegah terjadinya fraud di lingkungan kerja.
Teknologi Geo-restriction akan memastikan bahwa karyawan melakukan absensi dari lokasi yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan demikian, HRD dapat memastikan bahwa karyawan melakukan absensi dari tempat yang seharusnya dan tidak melakukan absensi di tempat lain yang tidak diizinkan. Hal ini tentu dapat mengurangi resiko terjadinya kecurangan pada absensi karyawan.
Sementara itu, teknologi Face recognition akan memastikan bahwa karyawan yang melakukan absensi adalah karyawan yang seharusnya. Dalam hal ini, karyawan akan diminta untuk mengenali wajah mereka pada mesin absensi Smartpresence. Teknologi ini akan memastikan bahwa tidak ada karyawan yang melakukan absensi atas nama karyawan lain yang tidak hadir.
Selain teknologi Geo-restriction dan Face recognition, absensi digital dengan Smartpresence juga memiliki kelebihan dalam hal rekapitulasi data yang bersifat real-time. Rekapitulasi data absensi karyawan dapat diakses oleh HRD secara online dan dapat dilihat dalam waktu yang sama dengan absensi karyawan. Hal ini membuat pengolahan data absensi menjadi lebih efisien dan akurat.
Keuntungan Menggunakan Absensi Digital Smartpresence
Penggunaan absensi digital seperti Smartpresence memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dengan mesin absensi fingerprint atau absensi manual. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan absensi digital Smartpresence antara lain:
- Meminimalisir terjadinya fraud pada absensi karyawan. Dengan teknologi Geo-restriction dan Face recognition, absensi digital Smartpresence dapat mencegah terjadinya kecurangan pada absensi karyawan.
- Efisien dan akurat dalam pengolahan data absensi. Dalam hal ini, HRD tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi data secara manual karena data absensi karyawan dapat diakses secara online dan bersifat real-time.
- Meminimalisir biaya perawatan mesin absensi. Absensi digital Smartpresence tidak memerlukan perawatan yang rutin seperti mesin absensi fingerprint karena SmartPresence sendiri tidak memerlukan alat khusus untuk mengoprasikannya. Cukup dengan smartphone yang karyawan miliki absen digital SmartPresence dapat dijalankan dan karyawan dapat melakukan absen dengan mudah serta tidak ada biaya perawatan yang harus perusahaan keluarkan.
- Menghemat waktu dan tenaga HRD. Dalam hal pengolahan data absensi, HRD tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi data secara manual karena data absensi karyawan dapat diakses secara online dan bersifat real-time. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga HRD dalam melakukan tugas-tugas administratif di perusahaan.
Absensi digital seperti SmartPresence merupakan solusi efektif untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan dan mencegah terjadinya kecurangan pada absensi karyawan. Dengan teknologi Geo-restriction dan Face recognition, absensi digital Smartpresence dapat memastikan bahwa karyawan melakukan absensi dari tempat yang seharusnya dan oleh karyawan yang seharusnya. Selain itu, penggunaan absensi digital Smartpresence juga dapat menghemat waktu dan tenaga HRD dalam melakukan tugas-tugas administratif di perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan absensi digital Smartpresence untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.
