Umumnya sebagaian besar dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) menganggap absensi kehadiran menjadi sesuatu yang sepele tanpa melihat dampak yang ditimbulkan baik terhadap dirinya maupun lingkungan tempat dirinya bekerja.
Seperti yang telah dijelaskan pada artikel sebelumnya tentang Menghadapi Permasalahan Kedisiplinan PNS pentingnya penerapan absensi online untuk menunjang produktivitas Pegawai Negeri Sipil. Kehadiran menjadi salah satu poin penting yang harus ditingkatkan sehingga pelayanan publik dapat berjalan dengan baik, cepat dan efisien.
Dimasing-masing daerah kabupaten/kota memiliki perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk penerapan sistem absensi. Ada beberapa instansi bisa mengambil keputusan sendiri akan menerapkan sistem absensi yang menurut mereka efektif. Sedangkan sebagian instansi akan menunggu keputusan dari Dinas Komunikasi dan Informasi atau apabila merupakan instansi dari kementrian maka kebijakan adalah dari pusat.
Instansi pemerintah bisa memilih mesin absensi sidik jari sebagai alat untuk merekam data kehadiran pegawai. Dimana instansi pemerintah harus menyediakan mesin khusus tersebut yang telah banyak ada di pasaran. Dan umumnya telah ada dalam daftar ekatalog dimana sebagai patokan harga tertinggi perangkat yang sejenis diseluruh Indonesia.
SKPD sebaiknya membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk masing masing solusi yang ada, misalnya apakah membeli mesin absensi berbasis biometrik seperti mesin absensi sidik jari, atau pengenal wajah atau retina namun dapat pula dengan solusi menggunakan layanan sistem kehadiran berbasis online yang biasanya menggunakan perangkat seperti gawai pintar yaitu smartphone atau tablet.
Apabila diterapkan sistem kehadiran berbasis online, misalnya menggunakan layanan dari vendor SmartPresence oleh PT. Bima Sakti Alterra, yang dalam portfolionya telah digunakan oleh berbagai bisnis dan organisasi maka yang perlu disiapkan dan tatanan implementasinya dapat dijabarkan yaitu :
Hal-hal yang perlu disiapkan :
- Perangkat perekam baik smartphone atau tablet,
- jaringan Internet,
Tatanan Penerapan Sistem :
- Standarisasi database,
- Input data master,
Kelebihan Menggunakan Sistem ini :
- Tidak menggunakan perangkat khusus,
- Supervisi kedatangan PNS secara real time,
- PNS yang mendapatkan tugas luar daerah juga bisa melakukan absen dilokasi tersebut,
- Rekapitulasi secara otomatis sudah terkomputerisasi.
- Pengajuan cuti dari aplikasi employee
