Penggunaan sistem informasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas dalam suatu perusahaan. Penggunaan sistem database dalam pengelolaan data perusahaan merupakan salah satu hal wajib untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan.
Database merupakan suatu kumpulan data yang saling terhubung dan dapat diakses secara mudah. Apalagi bagi perusahaan dengan skala besar, maka sistem database karyawan harus dikelola dengan baik.
Hal ini penting karena dapat mempermudah berbagai proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan. Ada beberapa tips yang perlu Anda ketahui untuk mengelola database karyawan secara lebih mudah dan efektif.
Mengelola database juga sangat dibutuhkan misalnya untuk masalah pendapatan gaji karyawan, jumlah karyawan di satu departemen, dan lain sebagainya. Sebuah perusahaan perlu untuk mengelola data tersebut dengan baik, berikut ini tips dalam mengelola data para karyawan secara efektif.
1. Menentukan Informasi yang Dikelola
Sebuah software database bisa diatur apa saja pilihan menu yang nantinya bisa muncul. Masalah pendataan karyawan maka sebuah perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu apa saja informasi karyawan yang perlu dimasukkan.
Ini sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing serta kebutuhan perusahaan. Data mengenai karyawan biasanya terdiri dari nama, tanggal lahir, jabatan, masa kerja, gaji, dan lain-lain.
2. Menyiapkan Data Secara Etis
Walaupun seorang karyawan bekerja untuk perusahaan namun data pribadinya harus dikelola secara etis. Data pribadi karyawan hanya bisa dibagikan kepada pihak tertentu yang memang berwenang.
Karyawan juga sebaiknya diberitahu kenapa data pribadinya tersebut diberikan, perusahaan perlu menentukan beberapa kebijakan mengenai pengelolaan data yang etis. Biasanya di suatu perusahaan juga ada karyawan yang khusus menangani HRIS (Human Resource Information System).
3. Kelola HRIS yang Sistematis
Pencarian data karyawan ketika sesuatu terjadi, biasanya akan memakan waktu yang lama. Satu persatu data harus disortir, hingga mencapai pada data karyawan yang dicari. Mungkin beberapa tahun lalu hal ini masih bisa di toleransi dari sisi penggunaan waktu.
Namun kini, dengan segala kecepatan dan dinamika industri yang ada, waktu menjadi semakin berharga. Data yang dikelola secara sistematis akan membantu perusahaan, baik itu HRD atau manajer bagian untuk mencari informasi lebih cepat.
4. Update Peraturan Resmi Pemerintah
Peraturan yang berlaku di Indonesia tenty didasarkan pada undang-undang tersebut. Sama seperti bidang lain, ketenagakerjaan juga memiliki undang-undang baku yang mengatur flow yang terjadi.
Tentu saja setiap perusahaan yang baik harus menaati aturan ini. Selain sebagai bentuk ketaatan pada aturan main, hal ini juga dilakukan untuk menjamin hak karyawan yang dimiliki.
Biasanya, aturan yang sering menjadi pembahasan adalah terkait upah minimum, pajak penghasilan, asuransi resmi BPJS, jam kerja dan lembur. Setiap poin ini memiliki aturan baku yang harus ditaati.
Software HRIS dapat secara otomatis mengintegrasikan database karyawan dengan peraturan yang berlaku. Sehingga setiap perubahan peraturan, akan langsung diterapkan dan terekam pada database yang ada.
5. Melatih Karyawan yang Mengelola Database
Database di perusahaan dapat dikerjakan oleh bagian khusus yang telah ditunjuk perusahaan. Para karyawan yang diberi tugas tersebut perlu dilatih terlebih dahulu sehingga bisa menggunakan software atau aplikasi database yang telah ditunjuk.
Ini diperlukan agar karyawan bisa menggunakan software atau aplikasi secara efektif. Pengelolaan data karyawan yang efektif akan mempermudah perusahaan dalam mengelola karyawannya.
Misalnya saat akan menaikkan gaji karyawan, maka bisa dengan mudah mengelola datanya dengan lebih baik menggunakan software yang bisa di edit dengan mudah.
6. Menyiapkan Manajemen Database
Manajemen database diperlukan agar data bisa dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memikirkakn tentang dimana tempat data tersebut diletakkan, siapa yang bisa mengakses, siapa yang bisa mengelola, dan lain-lain.
Database ini bisa disimpan secara online sehingga bisa diakses dari berbagai komputer namun tetap dengan keamanan yang terjaga. Penyimpanan secara online atau yang biasa disebut dengan cloud computing sampai sekarang tetap menjadi trend di tahun 2018 menurut networkworld.com.
7. Aktualitas Data Karyawan
Pembaruan data karyawan sebaiknya dilakukan saat terjadi perubahan. Sistem kuno mengharuskan bagian HR memasukkan setiap perubahan secara manual. Oleh sebabnya, tidak setiap data bisa di update secara manual pada database perusahaan. Mengingat jumlah karyawan dan jumlah staf HR biasanya terpaut sangar jauh.
Pada sistem yang lebuh baru, karyawan akan dapat melakukan, atau diwajibkan, update pada perubahan yang terjadi secara mandiri. Karyawan akan diberikan akses pada akun miliknya, sehingga update bisa dilakukan setiap saat. Update ini terkait seluruh informasi pada akun kartawan, seperti status, cuti, jumlah tanggungan, reimburstment, dan lain sebagainya.
8. Integrasi Data
Ketika bagian HR memerlukan data karyawan terkait pengurusan cuti, tentu HR memerlukan data lengkap cuti yang telah diambil dan masih dimiliki oleh karyawan tersebut. Karyawannya yang berada pada bagian apa, jabatan beserta golongannya, jatah cuti yang masih dimiliki, serta jadwal cuti karyawan lain yang telah disetujui, harus dimiliki agar cuti dapat dipertimbangkan dengan baik.
Pengggunaan HRIS pada dasarnya akan memberikan integrasi data ini. Setiap data karyawan akan memuat informasi lengkap semua hal di atas. Bahkan, untuk HRIS terpadu, data akan terintegrasi pula dengan penghitungan payroll ketika pengambilan cuti, atau mungkin cuti berbayar.
Keuntungan Menggunakan Sistem Database
Demi keamanan database, maka setiap perusahaan harus memiliki seseorang yang dapat mengontrol dan mengatur database atau biasanya disebut Administrator Database. Seorang administrator tersebut sebagai pemegang peran penting pada suatu sistem database.
Sehingga administrator harus memiliki kemampuan dan pengetahuan yang cukup agar dapat mengatur suatu sistem database dengan baik. Terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan saat menggunakan sistem database, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Dapat mengurangi redundancy, karena data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja.
- Dapat menghindari inkonsisten. Karena redundancy berkurang, maka update data menjadi lebih efisien.
- Penggunaan data bersama, karena data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.
- Menyangkut keseragaman dalam hal penyajian data.
- Integrity, karena data tersimpan secara lebih kuat.
- Menyeimbangkan kebutuhan, karena dapat ditentukan prioritas suatu operasi, misalnya antara update dengan retrieval.
