Pada umumnya, Surat Peringatan (SP) hanya akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan. Dengan dikeluarkannya surat ini bertujuan untuk membuat beberapa karyawan tadi merasa sadar pada apa yang sudah diperbuatnya dan tidak akan mengulanginya lagi. Pengusaha dapat memberikan surat peringatan satu, dua, dan tiga yang bisa dijadikan alasan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap pekerjanya.
Fungsi Surat Peringatan
Pemberian Teguran
Fungsi yang pertama dari surat peringatan adalah untuk memberikan teguran kepada karyawan secara tertulis yang melanggar kedisiplinan atau aturan perusahaan yang ada.
Membantu Karyawan
Fungsi selanjutnya adalah untuk mengharapkan karyawan agar dapat memperbaiki sikap dan perilakunya sebelum perusahaan memberikan sanksi tegas. Berdasarkan peraturan UU Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1, pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja. Dengan demikian, karyawan dapat memperbaiki diri terlebih dulu sehingga karyawan tersebut tidak langsung dikeluarkan begitu saja oleh perusahaan.
Masa Perbaikan
Ketika karyawan mendapatkan surat peringatan pertama kali atau yang dikenal dengan istilah SP 1 maka surat tersebut akan berlaku selama 6 bulan lamanya. Masa berlaku surat yang diberikan kepada karyawan yang sudah melanggar kedisiplinan yaitu selama enam bulan lamanya. Jadi secara tidak langsung surat tersebut berfungsi sebagai waktu perbaikan selama 6 bulan bagi karyawan untuk memperbaiki sikap dan perilakunya. Apabila karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran ataupun kesalahan dalam masa perbaikan tersebut, maka karyawan tersebut akan mendapatkan surat peringatan berikutnya yaitu SP 2 sampai dengan SP 3.
Pemberian Upah
Untuk karyawan yang sudah mendapatkan SP 1 hingga SP 3, maka dia akan mendapatkan sanksi berupa pemutusan kerja dengan perusahaan. Sesuai dengan Peraturan Undang – Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 ayat (3) yang berisi tentang pemberian uang pesangon kepada karyawan yang akan dilakukan PHK atau pemutusan kerja sebesar satu kali sesuai dengan pasal 156 ayat (2) Undang – Undang Ketenagakerjaan.
Selain itu, karyawan juga akan mendapatkan uang penghargaan pada masa kerja serta uang pengganti hak. Pemberian uang tersebut telah diatur dalam Peraturan Undang – Undang Ketenagakerjaan Pasal 156 ayat (3) dan ayat (4). Bilamana karyawan memilih mengundurkan diri, maka perusahaan tidak perlu memberikan uang pesangon dan UMPK. Namun, perusahaan hanya akan membayar uang penggantian hak yang wajib dibayarkan kepada karyawan tersebut.
Aturan surat peringatan
Dalam hal melindungi hak-hak karyawan, negara menerapkan peraturan terkait tentang Surat Peringatan di dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).
