Menghitung persentase kehadiran pegawai itu dapat dikatakan adalah pekerjaan yang mudah untuk dilakukan. Anda hanya perlu merekap data kehadiran dalam 1 periode waktu tertentu dan kemudian Anda dapat menghitung persentasenya menggunakan Rumus Excel ataupun menghitung manual di kertas. Maka Anda akan mendapatkan persentase kehadiran karyawan dalam 1 periode waktu tertentu.
Terdengar mudah bukan? Ya memang hal tersebut terdengar mudah untuk dilakukan, akan tetapi perhitungan persentase kehadiran tersebut akan sangat sulit untuk dikerjakan bila data kehadiran karyawan yang di rekap sudah valid. Karena bisa saja saat menghitung data kehadiran karyawan terjadi salah hitung yang bukan hanya mengakibatkan kesalahan dalam menghitung persentase kehadiran karyawan akan tetapi perusahaan juga tidak dapat melakukan evaluasi kinerja karyawan dengan akurat.
Biasanya yang mengakibatkan salah hitung absensi itu adalah masih menggunakan absensi konvensional yang menggunakan tanda tangan sebagai bukti kehadiran dan adanya karyawan yang sering mencuri waktu. Mencuri waktu ini dapat diartikan sebagai ketidakhadiran, seperti datang terlambat, pulang lebih awal atau melakukan istirahat yang melebihi dari waktu yang ditentukan sehingga dapat mempengaruhi produktivitas dan semangat tim di perusahaan.
Maka dari itu, ketidakhadiran karyawan ini dapat merugikan perusahaan, terutama jika tidak masuk kerja karena direncanakan seperti malas untuk ke kantor, namun berusaha menutupinya dengan mencari berbagai alasan. Akibat ketidakhadiran ini, perusahaan harus menanggung beban pengeluaran baru yang cukup besar. Pengeluaran ini tidaklah seperti pengeluaran lainnya, biaya yang dikeluarkan akibat ketidakhadiran ini tidak tampak secara langsung atau yang sering disebut dari hidden cost sehingga banyak perusahaan yang tidak menyadarinya.
Hidden cost yang terjadi akibat ketidakhadiran karyawan itu seperti kualitas produk/layanan yang buruk akibat kelelahan lembur atau kekurangan tenaga, produktivitas yang berkurang, demotivasi karyawan dan lain sebagainya. Untuk menghindari bermacam hidden cost tersebut, Anda hanya perlu memantau tingkat ketidakhadiran pekerja. Caranya bisa dengan menggunakan SmartPresence, sistem absensi yang memiliki fitur mengelola waktu, salah satunya otomasi perhitungan waktu.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan bukan hanya dapat memperoleh data persentase ketidakhadiran karyawan saja, melainkan perusahaan juga dapat melihat data persentase kehadiran, terlambat, pulang mendahului, lembur dan ijin tidak masuk dalam satu periode tertentu. Jadi, Anda dapat dengan mudah melihat persentase ketidakhadiran maupun persentase kehadiran dalam 1 bulan, 1 kuartal, atau 1 tahun.
