Apakah Anda seorang HR dan sedang dalam proses memilih sistem HR yang terbaik untuk perusahaan Anda? Mungkin Anda bertanya-tanya bagaimana cara memilih sistem HR yang memberikan kemudahan serta efisiensi. Hal ini diakui bukanlah suatu hal yang mudah sebab Anda perlu memikirkan banyak hal sembari memilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Tapi, langkah awal yang harus Anda tempuh sebelum memutuskan aplikasi yang akan Anda gunakan adalah mengetahui seluk beluk seputar aplikasi HR. Apa sajakah itu? Nah, kalian nggak perlu bingung lagi karena artikel ini akan memberikan jawaban sekaligus memberi rekomendasi terbaik dari aplikasi HR untuk Anda, lho! Simak jawabannya disini.
Apa itu Aplikasi HR?
Aplikasi HR adalah sistem digital yang berupaya mendigitalisasi proses ketenagakerjaan dan pengelolaan SDM. Fitur-fitur sistem HR meliputi portal layanan mandiri karyawan, penggajian, manajemen tenaga kerja, rekrutmen dan perekrutan, administrasi tunjangan, dan manajemen talenta.
Beberapa sistem juga memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi karyawan, mengelola fungsi umum SDM, dan menjalankan aktivitas SDM penting seperti memproses penggajian dan mengelola tunjangan.
Memilih Aplikasi HR yang Tepat
Pemilihan sistem yang tepat perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Database Karyawan
Ada sistem yang berfungsi untuk menyimpan data setiap karyawan. Ini terdiri dari nomor jaminan sosial, detail pekerjaan sebelumnya, dan informasi kontak setiap pekerja.
Administrasi Penggajian
Aplikasi HR juga dapat mengelola gaji karyawan, kontribusi yang diberikan untuk program pensiun, informasi bonus, dan potongan perawatan kesehatan. Ini juga akan memfasilitasi pembayaran pajak dan penyetoran langsung.
Manajemen Kehadiran
Beberapa sistem juga mampu mengelola dan mendata kehadiran karyawan. Fitur ini sangat penting karena kehadiran karyawan turut merefleksikan performa.
Aplikasi HR untuk Manajemen Kehadiran
Ada berbagai jenis sistem manajemen kehadiran yang tersedia di pasar, seperti:
- Aplikasi berbasis cloud
- Aplikasi berbasis desktop
- Aplikasi mobile
Beberapa sistem juga menawarkan fitur tambahan seperti integrasi dengan sistem pembayaran, pengaturan shift kerja, dan pemantauan aktivitas karyawan. Bisnis harus mempertimbangkan jenis sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan infrastruktur teknologi mereka sebelum membuat keputusan.
Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan saat Memilih Sistem HR bagi Perusahaan
Ketika memilih sistem manajemen kehadiran, bisnis harus mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:
- Kebutuhan bisnis
- Biaya
- Kemudahan penggunaan
- Regulasi dan standar privasi data
- Kompatibilitas dengan sistem teknologi yang sudah ada
Ciri-ciri aplikasi HR yang lolos dan teruji
1. Fleksibel dalam mendukung kebutuhan manajemen personalia
Dengan memiliki sistem SDM yang mudah digunakan dan fleksibel artinya sistem ini mendukung fungsi manajemen personalia untuk berjalan dengan baik. Ketika proses SDM di-digitalisasi dengan sistem yang efisien, maka kebutuhan, pengembangan dan kinerja karyawan menjadi meningkat dan terpenuhi. HR pun dapat dengan mudah memantau dan mengelola kehadiran karyawan secara real-time yang membuat karyawan memperoleh efisiensi dan akurasi dalam manajemen kehadiran karyawan.
2. Menawarkan kemudahan akses
Karyawan perlu fasilitas aplikasi yang dapat memudahkan mereka ketika akan mengakses kebutuhannya seperti kompensasi, penggajian atau informasi lainnya. Dengan kemudahan akses yang diberikan, karyawan dapat dengan mudah mengurus berbagai keperluannya tanpa bergantung pada tim HR. Tim HR pun bisa mendapatkan akses terpusat ke data pekerja baik itu terkait laporan kehadiran hingga informasi lainnya. Otomatis, komunikasi antar karyawan dan tim HR juga menjadi lebih transparan.
3. High data security
Aplikasi HR pun harus dipastikan bahwa keamanannya sudah teruji ya. Bukan hanya keamanan data pribadi, tapi juga termasuk data yang dapat diperbaharui, diperbaiki, diedit hingga dihapus. Jadi, HR manajer harus paham akan tingkat keamanan dari software yang ditawarkan, jangan asal memakai software sebelum mendalaminya. Ini untuk menghindari kebocoran data yang sifatnya rahasia karena bisa saja data tersebut digunakan untuk hal-hal yang tidak benar.
4. Mempermudah kolaborasi dan komunikasi
Aplikasi HR pun juga harus bisa menjadi jembatan komunikasi dan kolaborasi antara HR dengan seluruh departemen perusahaan. Pastikan ada fitur pengumuman, pengiriman pesan pribadi, atau mungkin forum diskusi untuk mendukung komunikasi secara real-time. Jadi, sesama divisi atau pengguna aplikasi dapat mengajukan pertanyaan, memberikan feedback hingga meminta bantuan. Bahkan, HRD juga dimudahkan dalam menyebarkan pengumuman kepada seluruh karyawannya secara serentak.
SmartPresence, Solusi Aplikasi HRD!
Siapa disini yang setuju bahwa mengelola data karyawan secara manual sangat memusingkan dan memakan waktu? Kami rasa kini Anda sudah tidak perlu bingung, pusing dan mumet dalam mengemban tugas kelola data karyawan apalagi kalau karyawannya ratusan, ribuan ya. Satu solusinya yaitu menggunakan Aplikasi SmartPresence! Aplikasi ini hadir sebagai solusi efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.
Jangan ragu karena SmartPresence telah terpercaya dan menjadi aplikasi terkemuka di Indonesia. Tersedia begitu banyak fitur dan keunggulan yang ditawarkan mulai dari fiturnya yang canggih, diberikannya kemudahan dalam menggunakan, fleksibilitas terjamin hingga kehadiran pendukung fitur-fitur canggih, SmartPresence menjadi pilihan terbaik dan tepat bagi Anda dalam memenuhi kebutuhan manajemen kehadiran perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Gunakan kehadiran SmartPresence sebagai aplikasi HR yang tepat untuk membantu mempermudah pekerjaan Anda!
