Performance appraisal menjadi salah satu kegiatan penting dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan adanya kegiatan ini, manajemen dapat menilai kinerja karyawan secara sistematis dan objektif. Penilaian ini kemudian akan dijadikan sebagai bahan bagi manajemen dalam membuat keputusan strategis.
Tapi, apakah Anda sudah paham akan performance appraisal secara mendalam, mulai dari pengertiannya hingga fungsi-fungsinya? Mari simak selengkapnya disini!
Definisi Performance Appraisal
Performance appraisal atau penilaian kinerja karyawan menjadi proses penilaian manajemen terkait kinerja karyawan dalam suatu organisasi. Penilaian ini menjadi tolok ukur bagi perusahaan dalam mengukur keseriusan karyawan dalam menyelesaikan tanggung jawabnya sekaligus sebagai wadah untuk memberikan umpan balik demi membangun dan memicu kinerja karyawan di masa depan agar semakin meningkat.
Evaluasi ini dilihat dari segi produktivitas, kualitas kerja, kehadiran, kreativitas dan lain sebagainya. Hasilnya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat keputusan seperti kelayakan karyawan untuk mendapat kenaikan gaji, promosi, atau bahkan harus di pecat.
Fungsi Performance Appraisal
Selain dijadikan sebagai tolok ukur untuk membuat keputusan strategis perusahaan, performance appraisal juga memiliki sejumlah fungsi seperti:
Menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan
Dengan melakukan penilaian terhadap karyawan secara objektif, manajemen mampu mengetahui kebutuhan dan pengembangan apa yang dibutuhkan oleh karyawan tersebut. Hal inilah yang bisa memicu kembali kinerja karyawan di masa depan demi tercapainya tujuan perusahaan dengan lebih efektif. Pelatihan dan pengembangan yang tepat akan membantu karyawan mendalami keterampilannya sehingga setiap tugas dapat berjalan efektif.
Menentukan reward dan pengakuan
Performance appraisal akan sangat membantu manajemen dalam menentukan karyawan mana yang berhak mendapatkan reward dan pengakuan ketika berhasil mencapai target yang ditetapkan. Dengan begitu, karyawan menjadi semakin termotivasi untuk bersaing secara sehat sekaligus bekerja lebih baik kedepannya. Reward dan pengakuan ini ketika diberikan dengan tepat akan membuat karyawan merasa lebih dihargai dan diakui atas kontribusinya terhadap organisasi.
Mengukur kesesuaian antara karyawan dan pekerjaan
Dengan hadirnya performance appraisal ini, manajemen dapat menentukan apakah karyawan tersebut sesuai dengan tugas yang diberikan atau tidak. Ketika dirasa tidak cocok, manajemen bisa kembali mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan ke posisi yang memang sesuai dengan kemampuannya. Ketika manajemen menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuannya, ini akan sangat membantu karyawan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Alhasil, pencapaian perusahaan dapat dikantongi secara efektif.
Meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan
Performance appraisal akan membuka kesempatan bagi atasan untuk langsung memberikan umpan balik demi peningkatan kinerja karyawan. Dengan begitu, hubungan antara atasan dan bawahan menjadi terjalin baik, bahkan tercipta lingkungan kerja yang lebih kondusif. Namun, perlu diingat bahwa umpan balik dari atasan harus dilakukan dengan kritikan atau saran yang membangun sehingga karyawan tetap merasa dihargai dan didengar oleh manajemen.
Lalu, bagaimana dengan tahapan dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja tersebut? Nah, untuk tahapannya sendiri, performance appraisal membaginya menjadi 6 tahapan, yaitu sebagai berikut:
Tahapan Performance Appraisal
Tentukan standar kinerja
Dalam melakukan evaluasi, perusahaan harus menitikberatkan fokusnya pada standar kinerja yang sudah ditetapkan perusahaan. Standar ini mengacu pada progress, skill, prestasi dan kontribusi yang disalurkan selama bekerja. Penilaian yang dilakukan perusahaan harus berjalan secara objektif dan dipastikan bahwa ketetapan itu mudah dipahami dan jelas sehingga perusahaan pun bisa melakukan langkah perbaikan yang tepat.
Mengingat standar kinerja ini nantinya akan dimasukkan ke dalam analisis jabatan (Job Analysis) dan deskripsi jabatan (Job Description), maka standar pekerjaan yang tercantum haruslah tegas dan detail. Jangan sampai Anda menulis standar pekerjaan yang samar-samar, hanya “pekerjaan dan kualitas kerja harus baik”. Dengan ketidakjelasan standar kinerja ini, maka perusahaan tidak bisa menegaskan kepada karyawan standar kinerja yang mereka inginkan seperti apa.
Komunikasikan standar kinerja kepada karyawan
Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja. Komunikasi harus bersifat dua arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya.
Lakukan pengukuran terhadap kenyataan kinerja karyawan
Tahap penilaian kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan maupun laporan tertulis. Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus objektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini.
Melakukan perbandingan antara kinerja nyata dengan standar perusahaan
Setelah perusahaan memperoleh data aktual dari kinerja pegawai, maka ini saatnya untuk melakukan perbandingan hasil pengukuran dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Dari sinilah akan diketahui ketika ada kesesuaian atau penyimpangan kinerja yang dilakukan karyawan.
Ambil tindakan korektif
Dikarenakan sifat performance appraisal yang transparan dan terbuka, hasil evaluasi ini akan diteruskan secara langsung kepada karyawan. Artinya, perusahaan berkewajiban untuk menjelaskan hasil penilaian karyawan untuk bisa melihat potensi dan kekurangan yang dimiliki. Ini bertujuan untuk memicu produktivitas karyawan di masa mendatang agar menjadi lebih baik. Namun, ketika dirasa terjadi suatu penyimpangan terhadap standar kinerja, maka perusahaan dituntut untuk berkomunikasi dengan baik dan efektif terhadap yang bersangkutan. Tujuannya agar dapat menentukan tindakan apa yang bisa dilakukan sebagai bentuk perbaikan dalam rangka kembali meningkatkan kinerja karyawan tersebut.
Reference:
