Salah satu posisi penting dan sering ditemui dalam struktur organisasi perusahaan adalah general affair atau GA. General Affair atau GA merupakan posisi yang berperan penting dalam pengelolaan perusahaan. Terkadang posisi ini disebut dengan Divisi Umum karena memang mengurusi berbagai hal sekaligus dalam perusahaan.
Bahkan dalam perusahaan yang struktur organisasinya masih sederhana, biasanya General Affair merangkap menjadi HRD sekaligus purchasing. Lalu, sebenarnya apa tugas dan tanggung jawab General Affair dalam perusahaan?
Tugas General Affair
Tugas utama General Affair adalah mengurus segala hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan dan memastikannya berjalan sebagaimana mestinya. Maka tidak mengherankan jika tugas yang di-handle General Affair sangat variatif, mulai dari urusan perawatan gedung hingga masalah pantry.
Dalam melakukan tugasnya, GA banyak melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui kebutuhan mereka serta merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya. Tujuannya tak lain adalah agar seluruh kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan lancar dan pengeluaran perusahaan tidak melebihi anggaran.
Fungsi General Affair
Kegiatan operasional perusahaan tentu sangat banyak, terutama jika perusahaan Anda adalah perusahaan besar. Dengan begitu, fungsi General Affair dalam sebuah perusahaan pun bisa sangat komplek.
Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General Affair mengadakan penilaian kondisi. dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal ini.
General Affair juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, kepolisian, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya
“Dengan adanya aplikasi ini dapat memantau berapa lama proses approval diperlukan dari permintaan sampai di setujui untuk dibuatkan purchase order.” dikutip dari Sistem Pemantauan Permintaan Pembelian pada Divisi General Affair Berbasis Website di PT. Mitra Prodin oleh Kholidi, I Putu Agus Swastika, Eddy Muntina Dharma disini
