Kalau kalian seorang karyawan atau pelamar kerja, kalian pasti sudah tidak asing ketika mendengar kata “job description” atau “job desc”. Ini karena job description menjadi hal utama dan terpenting yang kalian pertimbangkan ketika akan melamar pekerjaan di suatu perusahaan. Jadi, dapat dikatakan bahwa job description memiliki peran penting dalam suatu perusahaan, namun apakah kalian tahu job description itu apa dan apa saja manfaatnya? Bagaimana cara menyusun job description dengan baik dan benar?
Daftar Isi
ToggleApa itu job description?
Job Description merupakan suatu spesifikasi atau persyaratan jabatan yang harus dipenuhi oleh calon pencari kerja untuk bisa masuk menduduki jabatan dalam perusahaan. Spesifikasi atau persyaratan ini terkait dengan latar belakang pendidikan, kompetensi, dan kemampuan atau hal lain yang terkait dengan jabatannya nanti. Job description ini bukan hanya sekedar sebagai daftar tugas pekerjaan karyawan, melainkan sebagai peta yang menggambarkan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya dan dalam kondisi apa melakukannya.
Tips penyusunan Job Description
Nah, penjelasan diatas hanya sebagai gambaran umum tentang job description. Tapi, Sobat SmartPresence kita jangan hanya sekedar melakukan, kemungkinan Anda menjadi salah satu dari ribuan orang yang akan dikalahkan oleh kompetitor kalian dan kalian jadi kehilangan kesempatan untuk mendapatkan SDM yang berpotensi. Kalian pastinya tidak mau hal itu terjadi kan? Maka dari itu, dibawah ini kalian bisa cek booster tips untuk menyusun job desc yang baik dan benar. Berikut penjelasannya:
- Lakukan riset dan analisa mendalam: PIC perusahaan bisa melakukan riset terkait posisi yang akan dibuka dengan mengumpulkan informasi seperti:
– apa alasan posisi tersebut dijadikan sebagai kebutuhan perusahaan?
– keterampilan soft skill dan hard skill apa yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang dibuka?
– kompensasi apa yang akan diberikan kepada calon karyawan? - Menyusun format job desc: format ini pastinya menjadi hal yang perlu diperhatikan untuk menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka dalam memahami proses pekerjaan yang ditawarkan. Job desc yang efektif setidaknya harus memuat beberapa hal dibawah ini:
– Job title: judul pekerjaan yang dicari
– Job profile/summary: berisi ringkasan tentang posisi yang diharapkan
– Responsibilities and requirements: gambaran tanggung jawab yang dijabarkan secara rinci dari posisi yang dibuka beserta dengan kriteria apa yang dibutuhkan oleh perusahaan
– About us: sekilas gambaran komprehensif yang menggambarkan perusahaan (menunjukkan identitas, visi misi, tujuan hingga pencapaian perusahaan)
Elemen fundamental pembuatan job description
Lalu, bagaimana perusahaan dapat menyusun job desc yang baik dan efektif bagi para karyawannya? Jawabannya ada pada 5 elemen fundamental dalam membentuk job description yang baik. Berikut penjelasan elemen-elemen tersebut:
- Spesifikasi pekerjaan: spesifikasi perlu dicantumkan untuk mengetahui dan menilai kualitas pekerjaan. Jika dijabarkan, penilaian ini bisa berdasarkan tanggung jawab, kinerja, keterampilan serta situasi pekerjaan yang diberikan.
- Akuntabilitas: ini menjadi elemen penting untuk melakukan penilaian yang didasarkan pada pengetahuan tentang kebijakan dan produk perusahaan beserta dengan keputusan dan tindakan yang diambil.
- Tugas serta Tanggung Jawab: seorang karyawan harus menjalankan tugasnya sebagai pekerja dan bertanggung jawab atas apa yang dihasilkan. Baik itu pencapaian yang sesuai target atau pun kinerja yang menurun. Tugas tersebut dapat dirincikan dengan poin-poin deskriptif tentang apa saja yang harus dilakukan pada pekerjaan di posisi tersebut. Jadi karyawan lebih mudah memahami apa yang harus dilakukannya dan dapat memaksimalkan kemampuan mereka untuk mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Ringkasan Pekerjaan: dukungan dari beberapa unsur yang telah dijelaskan yang mana berupa gambaran dari pekerjaan. Isi yang dilampirkan dapat menggunakan garis besar dari tugas apa yang harus dilakukan. Maka hal selanjutnya dapat dikembangkan oleh karyawan atau penanggung jawab. Jadi perusahaan tidak perlu repot-repot menjabarkan penjelasan yang dirasa tidak begitu penting dengan maksud menghindari kesalahan pemahaman setiap karyawan.
- Identifikasi Pekerjaan: berkaitan dengan proses identifikasi pekerjaan yang akan disampaikan dalam satu hingga dua kalimat sebagai informasi pekerjaan, jabatan, pengalaman, dan pendidikan. Ini dilakukan agar mendapatkan tenaga-tenaga yang ahli dan kompeten di bidangnya.
Kesimpulan
Menyusun job description sangat penting untuk mendukung dan mengoptimalkan kinerja karyawan. Dengan adanya pembagian job desc yang jelas, tentunya akan menguntungkan baik bagi perusahaan maupun karyawan. Perusahaan yang menyusun job description secara tepat, akan membuka pintu untuk pengembangan yang berkelanjutan dan karyawan pun bisa memberikan kontribusi maksimal terhadap perusahaan.
Reference: