Time Management atau kemampuan memanajemen waktu merupakan skill yang penting dimiliki setiap individu. Dalam dunia profesional, kemampuan manajemen waktu yang baik akan membantu karyawan untuk mengorganisir dan menyelesaikan tugas dengan baik. Time management juga membantu karyawan menciptakan keseimbangan yang baik antara urusan profesional dengan kehidupan pribadi. Hal ini dapat mempengaruhi kondisi karyawan, yang turut berujung pada performa yang diberikan bagi perusahaan.
Salah satu kesulitan karyawan dalam mengatur waktu adalah tuntutan akan banyaknya pekerjaan yang cenderung menyita banyak waktu. Hal ini sering kali mempengaruhi aspek lain, seperti waktu kehidupan pribadi yang akhirnya harus dikorbankan.
Meski terlihat mudah, memanajemen waktu membutuhkan disiplin serta komitmen yang tinggi. Lantas, bagaimana tips membangun time management yang baik?
Baca juga: Apa Itu Timesheet Karyawan serta Manfaatnya
3A: Awareness (Kesadaran), Arrangement (Penataan), Adaptation (Adaptasi)
Menurut Professor Erich. C Dierdoff dalam artikel yang ditulis untuk Harvard Business Review, membangun kebiasaan time management yang baik harus dimulai dengan langkah-langkah 3A, yakni:
- Awareness (Kesadaran)
Kesadaran membantu individu untuk mengenali diri sendiri secara realistis. Dengan kesadaran diri yang baik, individu bisa mengidentifikasi masalah manajemen waktu yang ada maupun situasi-situasi personal yang mempengaruhi.
- Arrangement (Penataan)
Penataan adalah awal implementasi dari manajemen waktu. Penataan dapat dimulai dengan mengidentifikasi tujuan time management yang ingin dicapai (misalnya menyeimbangkan kehidupan karir dan pribadi), menata ulang jadwal harian, mengorganisir tugas secara efektif, dan lain-lain.
- Adaptation (Adaptasi)
Adaptasi merupakan langkah akhir dalam time management. Adaptasi dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan ritme hidup yang berubah setelah menerapkan manajemen waktu dengan lebih baik. Salah satu tips adaptasi ialah memantau dan melakukan review mingguan atas performa manajemen waktu diri sendiri.
Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Tenaga Kerja
Alat dan Aplikasi Time Management
Saat ini, sudah banyak aplikasi serta alat yang membantu time management . Contoh alat dan aplikasi ini, seperti Google Calendar, Reminder, Alarm, Notion, dan lain-lain.
Menggunakan aplikasi dan alat akan mempermudah manajemen waktu karena praktis dan dapat disimpan di berbagai perangkat elektronik. Alat dan aplikasi dapat membantu karyawan untuk melakukan penjadwalan, menyusun daftar tugas, mengatur prioritas, menetapkan tujuan yang ingin dicapai, hingga membantu fokus dan konsentrasi.
Prinsip Prioritas Eisenhower
Salah satu tips time management adalah prinsip prioritas dan delegasi tugas yang awalnya dikemukakan oleh mantan Presiden Amerika Serikat Dwight D. Eisenhower. Prinsip Eisenhower menyusun delegasi tugas berdasarkan tingkat kepentingan serta urgensinya, dengan susunan seperti ini:
- Penting dan Mendesak -> Prioritas utama karena sifatnya yang penting sehingga harus dikerjakan dan akan menyita banyak energi, serta mendesak sehingga harus segera diselesaikan.
- Penting, Tidak Mendesak -> Prioritas kedua karena sifatnya yang penting sehingga wajib dikerjakan dan akan menyita banyak energi, namun tidak mendesak dan tidak harus diselesaikan segera. Tugas ini dapat diselesaikan setelah menyelesaikan prioritas tugas pertama.
- Tidak Penting, Mendesak -> Prioritas ketiga karena sifatnya yang tidak penting sehingga tidak akan menyita banyak energi, namun mendesak sehingga harus diselesaikan segera. Tugas ini dapat diselesaikan setelah tugas kedua, karena fokus dan energi harus diprioritaskan untuk tugas yang penting terlebih dahulu. Tugas ini juga dapat didelegasikan ke orang lain.
- Tidak Penting dan Tidak Mendesak -> Prioritas akhir karena sifatnya yang tidak penting dan tidak harus segera diselesaikan, sehingga dapat dilakukan setelah tiga tugas lainnya. Contoh aktivitas ini seperti kegiatan rekreasi dan tersier.
Melalui tips-tips di atas, karyawan dapat memulai kebiasaan time management dengan baik dan menciptakan kehidupan personal serta karir yang seimbang. Perusahaan juga dapat mendorong time management yang baik demi peningkatan performa karyawan. Ayo atur waktu dengan baik!
