Sebagian besar pengusaha memang berusaha mempertahankan karyawannya, tapi hubungan kerja memang terkadang terpaksa harus dilakukan. Semua pemberi kerja memrlukan kebijakan pemutusan hubungan kerja tertulis untuk menjelaskan bagaimana sebuah kebijakan PHK harus dilakukan. Apa poin yang harus disertakan dalam kebijakan pemutusan hubungan kerja, pertimbangan apa saja yang perlu dibuat, dan bagaimana cara memastikan PHK tanpa diikuti permasalahan yang terlalu panjang.
Kebijakan tentang PHK yang komprehensif memastikan pengusaha dapat merapikan proses tetap berjalan dengan baik tanpa mengganggu bisnis secara keseluruhan. Hal ini juga membantu para karyawan agar memahami apa yang diharapkan sebelum, selama, dan setelah bekerja di suatu perusahaan.
Apa itu kebijakan penghentian?
Secara sederhana, Kebijakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah dokumen tertulis berisi rincian bagaiman proses pemutusan huungan kerja terjadi. Ini menguraikan setiap langkah dari proses PHK, memberikan pedoman untuk manajemen dan staf HRD. Informasi ini harus jelas dan terbuka agar seluruh karwayan dapat memahami alasan mengapa seorang karyawan diberhentikan baik atas dasar kebijakan perusahaan ataupun atas usulan mengundurkan diri.
Memang ada rasa canggung jika seorang karyawan harus berhenti, tapi dengan adanya kebijakan PHK yang tertulis, bisa mengurangi tekanan yang terjadi. Misalnya, bagaimana prosesi seorang karyawan harus berhenti, misalnya diadakan acara perpisahan yang tetap menjaga kesopanan tanpa merendahkan martabatnya.
Kebijakan pemutusan hubungan kerja mengkomunikasikan bagaimana proses ini terjadi dalam lingkungan kerja profesional.
Mengapa Perusahaan membutuhkan kebijakan PHK?
Dari sudut pandang hukum, memiliki kebijakan pemutusan hubungan kerja tertulis sangat penting untuk melindungi perusahaan dari tanggung jawab dan risiko tuntutan hukum. Dari perspektif etika, kebijakan pemutusan hubungan kerja juga merinci bagaimana seorang karyawan yang harus di-PHK juga harus tetap dihormati.
Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan pemutusan hubungan kerja formal:
1. Kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan
Perusahaan memiliki cukup banyak tugas hari ini karena mereka fokus pada membangun tim yang efektif dan produktif. Banyak yang sudah memiliki jaringan luas sehingga memiliki pekerja yang tersebar dari jarak jauh. Memiliki proses dan kebijakan pemutusan hubungan kerja tertulis membantu pemberi kerja mencakup aspek hukum penting, seperti apa yang dimaksud dengan pemutusan hubungan kerja secara sukarela atau pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan. Ini dapat membantu menghindari klaim pemutusan hubungan kerja yang salah dan rumit.
2. Transparansi sebagai pemberi kerja
Karena pemutusan hubungan kerja adalah masalah yang sensitif, hal ini dapat menimbulkan respons emosional yang kuat dari karyawan. Baik karyawan yang di-PHK maupun karyawan lain yang harus menerima beban tugas dari yang diberhentikan.
Untuk membuat transisi ini tidak terlalu traumatis bagi semua, pengusaha dapat memastikan bahwa perusahaan harus berusaha sangat transparan dengan kebijakan tentang PHK.
3. Mengelola PHK Karena Kondisi Ekonomi
Salah satu masa tersulit dalam sebuah organisasi adalah ketika karyawan harus diberhentikan karena kurangnya pekerjaan. Perekonomian dapat memengaruhi bisnis apa pun, sehingga perlu memberhentikan sebagian atau seluruh tenaga kerja. Kebijakan PHK yang terkait dengan kondisi ekonomi perusahaan ini harus dikomunikasikan dengan baik. Bahkan perlu disosialisasikan terkait rencana PHK dan kriteria yang terpaksa harus di-PHK. Maka perlu kembali mencermati aturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.
4. Melakukan kinerja dan tindakan disipliner
Kebijakan PHK harus terinci dan dilalui setiap tahapannya. Misalnya, teguran pertama bagi karyawan yang kinerjanya negatif adalah teguran lisan. Jika masih mengulangi kesalahan yang sama, maka bisa diikuti dengan teguran tertulis pertama. Jika masih berlanjut, diikuti teguran tertulis kedua. Jika masih berkinerja buruk dan memengaruhi perusahaan, maka bisa dilanjutkan dengan PHK.
Apa yang harus termasuk dalam kebijakan penghentian?
Kebijakan PHK tertulis yang ditetapkan oleh perusahaan dibutuhkan oleh HRD dan manajemen perusahaan untuk melakukan PHK pada karyawannya dengan baik. Maka perlu memasukkan elemen tertentu dalam kebijakan dan prosedur pemutusan hubungan kerja, yang harus mencakup:
Penjelasan tentang berbagai jenis penghentian kerja
Penting bagi karyawan untuk memahami berbagai jenis pemutusan hubungan kerja dan apa artinya ini bagi karier mereka.
Misalnya, seorang karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela dapat melakukannya kapan saja selama mereka memberikan pemberitahuan yang wajar. Memberitahukan jauh hari, agar perusahaan bersiap untuk menjaga kelangsungan bisnis, serta di kemudian hari dapat bekerja kembali.
Gangguan kerja, seperti cuti, penyelesaian kontrak, pensiun, pengurangan pekerjaan, cuti medis keluarga atau pribadi, tunjangan, dan hal lain yang merugikan karyawan dalam jangka panjang harus diselesaikan dan diatur serta dikomunikasikan dengan baik.
Lain halnya jika tindakan indisipliner seperti tidak hadir selama sekian hari, maka ini dianggap pengunduran diri secara sukarela tapi tidak dapat dipekerjakan kembali. Karena telah melanggar aturan. Pekerja yang diberhentikan seperti ini dikarenakan oleh pelanggaran kontrak, kinerja buruk yang terus menerus, perilaku yang melanggar hukum dan tindakan negatif lainnya.
Kebijakan penghentian perlu menguraikan langkah-langkah yang harus diambil terkait pembinaan karyawan dan tindakan disipliner. Ini dapat mencakup kemungkinan dukungan oleh perusahaan untuk mengatasi masalah penyalahgunaan zat atau hambatan untuk mencapai kinerja yang baik.
Dasar-dasar kebijakan penghentian
Kebijakan penghentian juga harus menyertakan informasi inti seperti siapa yang dicakup oleh kebijakan, bagaimana peringatan terjadi, dan bagaimana proses untuk setiap penghentian. Kebijakan aturan PHK tersebut juga harus mencakup siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola pemutusan hubungan kerja karyawan, mendokumentasikannya, dan sejauh mana HRD harus dilibatkan pada awalnya.
Hal ini dapat bergantung pada jenis penghentian yang diperlukan, tetapi kebijakan tersebut harus menguraikan dasar-dasarnya secara komprehensif.
Daftar periksa terminasi dan offboarding
Satu komponen berguna yang dapat dimasukkan oleh semua kebijakan penghentian karyawan adalah daftar periksa. Ini bisa dijadikan dasar sebagai langkah dan pedoman untuk waktu terakhir kalinya seorang karyawan bekerja di perusahaan.
Seperti halnya ketika merekrut karyawan baru, memberhentikan karyawan juga memerlukan proses sekaligus daftar periksa yang meliputi inventaris kantor yang diberikan seperti: seragam, telepon seluler, kendaraan, kunci, kartu identitas, buku pedoman, dan hal lain yang diperoleh yang termasuk dalam properti perusahaan. Buat sebaik mungkin hingga tidak mengganggu kinerja perushaan, karena juga termasuk pada kode akses komputer perusahaan juga harus dicabut.
Keuangan dan manfaat
Dalam banyak kasus, perusahaan mungkin memilih untuk menawarkan paket pesangon kepada karyawan yang diberhentikan. Ini dapat membantu meringankan pukulan penghentian paksa karena PHK atau penutupan perusahaan. Paket pesangon standar mencakup gaji sebulan dan akses ke program tunjangan yang disponsori perusahaan sampai jaminan sosial dari negara melalui BPJS Ketenagakerjaan. Tentu ini bisa mengurangi beban ekonomi karyawan yang di-PHK.
Pastikan setiap karyawan yang telah diberhentikan bisa mendapatkan surat tertulis terkait hak-haknya. Lebih baik lagi jika perusahaan menjelaskan secara tertulis dan rinci bagaimana dan kapan pesangon akan didapatkan, bagaimana perusahaan dapat mengklaim Jaminan Pensiun dari BPJS Ketenagakerjaan. Bahkan jika perlu perusahaan mendampingi proses klaim tersebut. Tentu hal ini akan menjadi nilai positif bagi perusahaan.
Pertimbangan lain untuk kebijakan penghentian karyawan
Perhatikan faktor-faktor ini untuk mengembangkan proses pemutusan hubungan kerja sebuah perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik:
- Buat kebijakan penghentian dapat diakses oleh semua karyawan. Perusahaan dapat menambahkan kebijakan tersebut ke buku pegangan karyawan sehingga karyawan dapat mengakses informasi ini. Buku pedoman karyawan dapat dalam format digital yang disertakan pada jaringan perusahaan yang aman atau jaringan berbagi file. Tinjau kebijakan tersebut setiap tahun dan perbarui sesuai kebutuhan.
- Perlakukan karyawan dengan kasih sayang, hormat, dan bermartabat. Terlepas dari mengapa seorang karyawan memutuskan hubungan kerja, ini bukanlah saat yang tepat untuk bersikap kasar kepada mereka. Semua manusia berhak mendapatkan rasa hormat dan empati. Ini dapat membuat semua perbedaan dalam kehidupan karyawan karena pemutusan hubungan kerja dapat menjadi emosional. Semakin banyak SDM dan manajemen dapat memberikan kepergian yang positif, semakin kecil kemungkinan karyawan untuk berpikir atau berperilaku negatif sesudahnya.
- Pilih waktu dan tempat terbaik untuk penghentian. Jika memungkinkan, pilih hari Jumat untuk hari pemutusan hubungan kerja, dan tunggu hingga akhir hari kerja ketika karyawan lain pergi. Adakan rapat di area konferensi yang terdekat dengan pintu keluar gedung dan minta karyawan lain untuk mengumpulkan barang-barang karyawan sebagai rasa hormat.
- Dokumentasikan seluruh proses. Pemberi kerja harus mengantisipasi bahwa karyawan yang diberhentikan dapat mencoba membalas dengan keluhan atau tuntutan hukum. Sangat penting untuk menyimpan dokumen yang diperlukan. Apakah penghentian itu sukarela atau tidak disengaja, dibuat karena PHK atau penutupan, sementara atau permanen – maka dokumen terkait catatan komunikasi, kebijakan perusahaan, kontrak, tinjauan kinerja, hingga penegakan disiplin, dan surat-surat teguran dan pemberitahuan terkait pemutusan kerja yang telah sesuai prosedur harus disimpan dengan baik.
- Tentukan kebijakan menyewa kembali setelah penghentian. Jika perusahaan mengizinkan mempekerjakan kembali karyawan yang telah meninggalkan perusahaan, pastikan untuk menguraikan kelayakan dan proses dalam kebijakan pemutusan hubungan kerja. Sebagian besar organisasi hanya mengizinkan mempekerjakan kembali jika seorang karyawan pergi dengan baik-baik dan memberikan pemberitahuan yang diperlukan.
Membungkus ujung yang longgar
Pemutusan hubungan kerja karyawan bukanlah proses SDM yang paling menyenangkan. Kebijakan pemutusan hubungan kerja yang solid membantu perusahaan dan karyawan dalam menentukan arah dan memperjelas proses ini dan langkah-langkah di dalamnya. Ini juga membantu melindungi perusahaan dari klaim sembrono dan tuntutan hukum yang dibuat oleh mantan karyawan yang mungkin menjadi pendendam karena telah di PHK.
