Seringkali sebuah perusahaan tidak membayarkan secara langsung beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan, sehingga karyawan diminta untuk membayarkannya terlebih dahulu. Nantinya karyawan dapat meminta penggantian biaya dengan cara melakukan klaim reimbursement kepada perusahaan agar dana yang dikeluarkan bisa diklaim. Setiap perusahaan memiliki peraturan dan standar klaim reimbursement terhadap jasa atau barang yang dikeluarkan.
Perusahaan sendiri akan memberikan penggantian yang sesuai dengan apa yang dikeluarkan oleh karyawan. Kecurangan terhadap klaim reimbursement juga sering kali terjadi pada karyawan yang memanfaatkan momen tersebut. Maka dari itu program reimburse menjadi salah satu jenis dari sekian banyak permasalahan keuangan yang wajib dikelola dengan baik oleh perusahaan demi kelangsungan perusahaan di masa yang akan datang.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Klaim reimbursement ini bisa bermacam-macam, contohnya seperti klaim operasional, kesehatan, transportasi, hiburan akomodasi dan lain-lain.
Prosedur Reimburse yang Ideal untuk Perusahaan
Sangat penting bagi departemen keuangan yang ada di perusahaan untuk menentukan bagaimana prosedur karyawan untuk melakukan reimburse. Seorang karyawan pastinya tidak akan senang apabila harus menutupi pengeluaran demi keperluan perusahaan dari dompet mereka sendiri dan untuk mendapatkan gantinya dibutuhkan waktu yang lama.
Maka dari itu, perusahaan wajib membuat tata cara atau prosedur penggantian biaya yang tepat dan transparan. Dengan adanya prosedur yang jelas dan transparan ini, karyawan dan manajer akan mengetahui jenis pengeluaran apa yang dapat diganti dan tidak bisa diganti oleh perusahaan. Selain itu dengan adanya prosedur ini maka perusahaan dapat menghindari terjadinya pertengkaran dengan karyawan mengenai reimbursement.
Tidak hanya prosedur Ada beberapa hal penting yang dapat mempengaruhi kelancaran proses reimburse. Selain menerapkan prosedur reimburse yang jelas dan memastikan bahwa karyawan Anda mengetahui keberadaannya, Anda juga dapat menyederhanakan prosesnya.
Penggantian Dana Sesuai SOP Perusahaan
Sebagai karyawan, Anda harus mengetahui atau setidaknya pernah membaca SOP mengenai penggantian dana atau reimbursement yang berlaku pada perusahaan tempat Anda bekerja. Terkadang hanya perusahaan tertentu saja yang mau memberikan penggantian dana sebesar 100% sesuai jumlah keseluruhan yang dikeluarkan.
Melengkapi Dokumen
Dalam pengajuan klaim reimbursement, perusahaan membutuhkan beberapa kelengkapan dokumen sebagai bukti terlampir agar mendapatkan dana pengganti. Kelengkapan dokumen yang dimaksud meliputi : invoice, kwitansi, surat dokter, bukti bayar, resep obat, dan lain sebagainya. Biasanya kelengkapan dokumen yang diminta adalah dokumen asli, bukannya dokumen salinan.
Segera Diproses
Apabila dokumen sudah lengkap, maka selanjutnya adalah memproses klaim reimbursement dengan segera. Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda-beda dalam hal klaim reimbursement. Bagi perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan yang sangat banyak tentu akan memerlukan waktu lebih lama dalam melakukan memproses klaim reimbursement ini. Maka dari itu, terkadang perusahaan hanya memberi waktu penyerahan kwitansi selama beberapa hari setelah pembayaran untuk segera diajukan ke tim HR agar dapat segera diproses reimbursement.
Melakukan Kroscek Informasi
Dalam pemberian dana pengganti atau proses reimbursement masih sering terjadi kesalahan entah itu karena kelalaian manusia ataupun sistem manual. Karenanya, Anda tidak boleh lupa untuk memeriksa kembali jumlah yang diterima.
Apabila ditemukan adanya ketidakcocokan besarnya angka nominal, Anda dapat kroscek informasi secara langsung antara kwitansi penerimaan reimbursement dan kwitansi salinan beban biaya sebelumnya yang telah dikeluarkan oleh karyawan. Kemudian, sampaikan masalah ketidak cocokan tersebut kepada tim HR atau departemen keuangan perusahaan terkait.
