Absensi merupakan hal yang penting dalam manajemen sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Dengan absensi yang tercatat dengan baik, manajemen dapat mengetahui kehadiran karyawan serta jam kerja yang telah dikerjakan. Namun, absensi manual dengan kertas dan pensil sudah tidak lagi efektif di era digital ini. Kini, absensi online menjadi solusi yang lebih modern dan efisien dalam merekam kehadiran karyawan.
Bagi Anda yang ingin tahu lebih lanjut tentang cara menggunakan absensi online, berikut ini panduan lengkapnya.
Keuntungan Menggunakan Absensi Online
Lantas, apa saja keuntungan menggunakan absensi online selain sebagai salah satu solusi efektif merekam kehadiran karyawan di suatu perusahaan? Simak selengkapnya disini!
Menghemat waktu dan sumber daya
Dengan absensi online, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengumpulkan dan memproses data absensi secara manual. Sistem ini akan mengotomatiskan tugas-tugas administratif tersebut, membebaskan waktu dan sumber daya Anda untuk fokus pada kegiatan inti bisnis yang lebih penting. Selain itu, penggunaan absensi online juga mengurangi kebutuhan akan penggunaan kertas dan alat tulis, berkontribusi pada upaya menjaga lingkungan.
Meningkatkan efisiensi
Absensi online memungkinkan karyawan untuk melakukan pencatatan kehadiran secara langsung melalui platform yang terpusat, baik melalui aplikasi atau web. Ini mampu mengurangi keterlambatan dalam pencatatan absensi karena proses langsung dan real-time. Bahkan, absensi online memfasilitasi automatisasi dalam proses manajemen waktu dan kehadiran. Data yang tercatat secara elektronik dapat langsung terintegrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) atau sistem gaji perusahaan. Dengan mengurangi kerumitan administratif secara keseluruhan, absensi online membantu organisasi untuk mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan terstruktur.
Fleksibilitas dan aksesibilitas
Absensi online memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dari mana saja, baik itu di kantor, di lapangan, atau bahkan dari rumah. Mereka dapat menggunakan perangkat yang mereka miliki, seperti smartphone atau laptop, untuk mengakses sistem absensi dan memasukkan data kehadiran mereka dengan mudah. Fleksibilitas ini memberikan kenyamanan bagi karyawan dan memastikan bahwa data kehadiran selalu diperbaharui secara real-time.
Cara Mendaftar Absensi Online di SmartPresence
Untuk menggunakan SmartPresence, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Berikut adalah cara menggunakan absensi online:
- Memilih sistem absensi: pastikan memilih sistem absensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Seperti sistem absensi SmartPresence yang sudah didukung teknologi cloud computing dan pengenalan wajah (face recognition).
- Pendaftaran dan proses input data karyawan: misalnya Anda memilih sistem absensi SmartPresence, maka selanjutnya Anda harus mendaftarkan perusahaan Anda ke dalam sistem absensi tersebut. Kemudian, siapkan data karyawan yang diperlukan. Jika penggunaan sistem hanya sebatas melakukan absensi, Anda hanya perlu melakukan input data yaitu nama, alamat, email, nomor hp, jam kerja serta jadwal kerja karyawan.
- Siapkan perangkat: setelah memastikan semua data karyawan terinput di SmartPresence, pastikan Anda sudah memiliki smartphone baik IOS maupun Android. Untuk panduan lebih lengkapnya, Anda dapat mengakses pada melalui link berikut ini: cara install SmartPresence Data Capture.
- Absen masuk atau keluar: Dengan SmartPresence Data Capture, akan menggunakan “PIN” untuk identifikasi dan validasi wajah untuk menandakan kehadiran. Selain PIN, identifikasi kehadiran dapat dilakukan melalui daftar pegawai atau langsung menggunakan validasi wajah. Setelah melakukan absensi, ambil sampel wajah agar sistem memiliki data awal untuk tolak ukur. Nah, pendaftaran sampel wajah selesai, karyawan dapat melakukan absensi dengan menekan tombol MASUK atau KELUAR dan memasukkan PIN untuk identifikasi pengguna. Selanjutnya, menghadap ke kamera untuk validasi dengan pengenalan wajah. Muncullah notifikasi apakah absensi kalian gagal, berhasil atau diragukan.
Jadi, bagaimana jika kondisinya absensi gagal atau diragukan?
- Jika presensi gagal, Anda dapat mengulang kembali. Jika muncul pemberitahuan wajah atau lokasi diragukan, Anda dapat memilih opsi ajukan atau batal. Jika memilih opsi ajukan, Anda dapat menerima atau menolak notifikasi yang akan masuk ke dalam SmartPresence Dashboard. Sedangkan jika memilih opsi batal, Anda dapat mengulang kembali melakukan presensi.
Tips Menggunakan Absensi Online
Ingin menggunakan sistem absensi online tapi masih ada keraguan? Berikut beberapa tips untuk menggunakan absensi online secara efektif:
1. Pelatihan dan Pengenalan Sistem: Pastikan semua karyawan mendapatkan pelatihan yang cukup tentang cara menggunakan sistem absensi online. Ini termasuk cara login, mengisi atau memverifikasi kehadiran mereka, serta cara mengajukan cuti atau izin jika diperlukan. Semakin akrab karyawan dengan sistem, semakin lancar proses administrasi kehadiran berjalan.
2. Pengaturan Aturan dan Kebijakan: Sebelum mengimplementasikan absensi online, pastikan untuk mengatur aturan dan kebijakan yang jelas terkait dengan kehadiran dan penggunaan sistem ini. Misalnya, tentukan prosedur untuk melaporkan keterlambatan, absen tidak terduga, atau izin cuti. Pastikan karyawan memahami konsekuensi dari pelanggaran kebijakan tersebut.
3. Gunakan Perangkat yang Kompatibel: Pastikan perangkat yang digunakan untuk mengakses sistem absensi online sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Gunakan perangkat dengan layar yang cukup besar untuk memastikan tampilan sistem absensi online terlihat jelas dan mudah digunakan.
4. Selalu Periksa Koneksi Internet: Memeriksa koneksi internet menjadi salah satu tips penting dalam menggunakan absensi online mengingat sistem ini sepenuhnya bergantung pada akses internet yang stabil dan cepat. Dengan koneksi internet yang baik, sama saja dengan memastikan karyawan dapat mengakses sistem absensi dengan lancar tanpa hambatan.
5. Periksa Data Kehadiran Secara Berkala: Selalu periksa data kehadiran yang tercatat pada sistem absensi online secara berkala. Pastikan data kehadiran tercatat dengan benar dan sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Penggunaan absensi online telah membuktikan dirinya sebagai solusi yang efisien dan efektif dalam pengelolaan kehadiran karyawan di lingkungan kerja. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi pencatatan kehadiran, mengurangi biaya administratif, dan meningkatkan produktivitas dengan otomatisasi proses seperti perhitungan jam kerja dan penggajian. Selain itu, penggunaan perangkat yang kompatibel dan memastikan koneksi internet yang stabil menjadi kunci untuk memastikan pengoperasian sistem yang lancar dan tanpa gangguan. Dengan demikian, absensi online bukan hanya alat administratif, tetapi juga menjadi salah satu komponen penting dalam meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan sumber daya manusia di berbagai jenis organisasi.
Gunakan SmartPresence untuk memantau kehadiran kapan saja dan di mana saja tanpa perlu khawatir ada kecurangan dalam absensi. Karena dengan SmartPresence sudah ada sistem validasi wajah dan pembatasan GPS. Nah, tunggu apalagi nih? Segera daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan uji coba gratis!
