Absensi merupakan hal yang penting dalam manajemen sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Dengan absensi yang tercatat dengan baik, manajemen dapat mengetahui kehadiran karyawan serta jam kerja yang telah dikerjakan. Namun, absensi manual dengan kertas dan pensil sudah tidak lagi efektif di era digital ini. Kini, absensi online menjadi solusi yang lebih modern dan efisien dalam merekam kehadiran karyawan.
Bagi Anda yang ingin tahu lebih lanjut tentang cara menggunakan absensi online, berikut ini panduan lengkapnya.
Keuntungan Menggunakan Absensi Online
Menggunakan absensi online dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Beberapa keuntungan tersebut antara lain:
Meningkatkan Efisiensi
Dengan absensi online, proses pencatatan kehadiran karyawan akan menjadi lebih cepat dan efisien. Karyawan tidak perlu lagi menandatangani kertas absensi setiap kali datang dan pergi dari kantor. Sebaliknya, mereka dapat melakukan absensi dengan hanya beberapa kali klik pada perangkat elektronik yang telah disediakan.
Mengurangi Kesalahan
Absensi manual seringkali menimbulkan kesalahan, seperti pengisian data yang kurang lengkap atau terlambat. Hal ini dapat mempengaruhi akurasi data kehadiran karyawan. Dengan absensi online, data absensi karyawan akan tercatat secara otomatis dan akurat, sehingga dapat mengurangi kesalahan pada data absensi.
Akses Data Absensi yang Lebih Mudah
Dengan absensi online, manajemen perusahaan dapat dengan mudah mengakses data absensi karyawan dari mana saja dan kapan saja. Data absensi juga dapat dengan mudah dianalisis dan digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang lebih efektif.
Menghemat Biaya
Dalam jangka panjang, penggunaan absensi online dapat membantu perusahaan menghemat biaya karena tidak perlu lagi menggunakan alat absensi tradisional yang dapat menghabiskan biaya untuk membeli, memelihara, dan mengganti. Selain itu, penggunaan absensi online juga dapat membantu mengurangi biaya administrasi yang berkaitan dengan proses pencatatan kehadiran karyawan.
Dengan semua keuntungan yang ditawarkan, penggunaan absensi online dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan secara signifikan. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang beralih ke penggunaan absensi online sebagai solusi modern dan efisien dalam merekam kehadiran karyawan.
Cara Menggunakan Absensi Online
Untuk menggunakan absensi online, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Berikut adalah cara menggunakan absensi online:
Memilih absensi online
Hal yang paling pertama harus Anda siapkan dalam menggunakan absensi onile adalah sistem absensi online itu sendiri. Pilihan sistem absensi online pun kini sudah sangat banyak, mulai dari yang gratis hingga yang berbayar. Dala memilih sistem absensi ini, Anda harus menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Sebagai contoh sistem absensi yang dapat Anda gunakan yaitu SmartPresence. SmartPresence merupakan sistem manajemen kehadiran yang didukung dengan teknologi cloud computing dan pengenalan wajah (face recognition).
Mendaftar dan Menginputkan Data Karyawan
Setelah Anda memilih sistem absensi, maka selanjutnya Anda hanya perlu mendaftarkan perusahaan Anda kedalam sistem absensi tersebut. Sebagai contoh Anda dapat sudah memilih sistem absensi online SmartPresence sebagai sistem manajemen kehadiran di perusahaan Anda.
Maka selanjutnya Anda hanya perlu mendaftarkan perusahaan Anda terlebih dahulu kedalam sistem SmartPresence. Bila Anda sudah mendaftar maka hal berikutnya yang harus disiapkan yaitu data karyawan. Di SmartPresence, Anda dapat menginputkan berbagai data karyawan. Akan tetapi untuk hanya agar karyawan dapat melakukan absensi, Anda hanya perlu menambahkan data karyawan yang cukup mudah mulai dari nama, alamat email, nomor hp , jam kerja serta jadwal kerja dari karyawan tersebut.
Menyiapkan Perangkat
Setelah semua data karyawan di inputkan ke dalam sistem SmartPresence, maka selanjutnya Anda dapat langsung mulai melakukan presensi. Sebelum itu, Anda harus menyiapkan perangkat yang akan digunakan presensi terlebih dahulu. Bila Anda menggunakan sistem absensi online SmartPresence, Anda cukup menggunakan smartphone dengan sistem operasi android ataupun IOS. Untuk panduan lebih lengkapnya Anda dapat mengakse pada link berikut ini: cara install SmartPresence Data Capture.
Absen Masuk atau Keluar
Setelah perangkat absensi online siap digunakan, Anda dapat mulai melakukan absensi. Contohnya, menggunakan sistem SmartPresence Data Capture yang secara default menggunakan “PIN” untuk identifikasi dan validasi wajah untuk menandakan kehadiran. Selain PIN, identifikasi kehadiran dapat dilakukan melalui daftar pegawai atau langsung menggunakan validasi wajah.
Sebelum melakukan presensi, Anda harus mengambil sample wajah terlebih dahulu agar sistem memiliki data awal yang nantinya akan digunakan sebagai tolak ukur.
Setelah pendaftaran sampel wajah selesai, pegawai dapat melakukan presensi dengan menekan tombol MASUK atau KELUAR dan memasukkan PIN untuk identifikasi pengguna. Selanjutnya, menghadap ke kamera untuk validasi dengan pengenalan wajah.
Setelah validasi wajah selesai, akan muncul pemberitahuan apakah presensi sukses, gagal atau diragukan. Jika presensi gagal, Anda dapat mengulang kembali. Jika muncul pemberitahuan wajah atau lokasi diragukan, Anda dapat memilih opsi ajukan atau batal. Jika memilih opsi ajukan, Anda dapat menerima atau menolak notifikasi yang akan masuk ke dalam SmartPresence Dashboard. Sedangkan jika memilih opsi batal, Anda dapat mengulang kembali melakukan presensi.
Tips Menggunakan Absensi Online
Selain mengikuti cara menggunakan absensi online yang sudah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa tips yang dapat membantu karyawan dalam menggunakan sistem absensi online. Berikut adalah beberapa tips tersebut:
Beri Pelatihan pada Karyawan
Pastikan karyawan telah mendapatkan pelatihan mengenai penggunaan absensi online sebelum mulai menggunakannya. Hal ini akan membantu karyawan untuk lebih mudah dan cepat dalam melakukan absensi.
Gunakan Perangkat yang Kompatibel
Pastikan perangkat yang digunakan untuk mengakses sistem absensi online sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Gunakan perangkat dengan layar yang cukup besar untuk memastikan tampilan sistem absensi online terlihat jelas dan mudah digunakan.
Periksa Koneksi Internet
Koneksi internet yang tidak stabil dapat menyebabkan masalah dalam mengakses sistem absensi online. Pastikan koneksi internet yang digunakan cukup kuat dan stabil untuk menghindari kesalahan dalam proses absensi.
Perhatikan Waktu Absensi
Pastikan selalu melakukan absensi dengan tepat waktu. Tidak hanya dapat memastikan data kehadiran yang akurat, absensi yang tepat waktu juga menunjukkan kedisiplinan karyawan dalam menjalankan tugas.
Periksa Data Kehadiran Secara Berkala
Selalu periksa data kehadiran yang tercatat pada sistem absensi online secara berkala. Pastikan data kehadiran tercatat dengan benar dan sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Dengan mengikuti tips menggunakan absensi online di atas, karyawan dapat menggunakan sistem absensi online dengan lebih mudah dan efektif. Pastikan untuk selalu mengikuti aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan terkait penggunaan sistem absensi online.
Itu tadi cara serta tips menggunakan absensi online. Jika Anda mencari sistem absensi online dengan beragam fitur, Anda bisa menggunakan SmartPresence. Dengan SmartPresence, Anda dapat memantau kehadiran kapan saja dan di mana saja. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir tentang kecurangan dalam absensi karena SmartPresence sudah menggunakan sistem validasi wajah dan pembatasan GPS. Jadi, tunggu apa lagi? Segera daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan uji coba gratis!
