Mengelola data karyawan perusahaan adalah salah satu kegiatan yang cukup penting bagi divisi HR. Hal ini dikarenakan data karyawan merupakan sumber informasi utama yang digunakan oleh divisi HR dalam mengelola administrasi personalia yang da di perusahaan. Umumnya data karyawan ini dibuat dalam bentuk softcopy maupun hardcopy agar mudah diakses dan disimpan.
Baca juga: People Analytics: Cara Kerja, Manfaat, dan Tren
Bila pengelolaan data karyawan yang baik tentu akan mempermudah pekerjaan dari divisi HR dalam hal administrasi karyawan dalam perusahaan. Contohnya, seperti pendataan karyawan baru, gaji masing-masing karyawan ataupun jumlah karyawan di masing-masing divisi dalam perusahaan.
Akan tetapi, tahukah Kamu kalau tidak semua data karyawan itu bisa diakses oleh perusahaan. Data karyawan yang bersifat sensitif tersebut dilindungi oleh undang-undang loh! Biar Kamu gak salah dalam mengambil data karyawan, berikut ini data – data karyawan yang boleh diambil oleh perusahaan.
Contoh Data Karyawan
Data Pribadi
Ini merupakan informasi mengenai biodata karyawan yang menggambarkan info demografis, mulai dari nama hingga dengan status pernikahan. Sebagian informasi pribadi ini nantinya digunakan sebagai dasar pemberian hak kepada karyawan. Contohnya karyawan wanita yang berhak mendapat cuti haid serta melahirkan. Sedangkan data tentang agama karyawan digunakan buat pemberian THR keagamaan.
Data Karier
Informasi karier umumnya berisi pekerjaan karyawan, mulai dari riwayat jabatannya, hingga remunerasi.
Data kehadiran
Data kehadiran berisi data mengenai jumlah kehadiran karyawan, sakit, izin, ataupun bolos kerja dari bulan ke bulan. Informasi kehadiran bermanfaat guna menghitung tunjangan kehadiran, selain memastikan jenis libur yang mendapatkan upah ataupun yang tidak mendapatkan upah. Informasi kehadiran ialah rekap dari form absensi mingguan ataupun bulanan.
Baca juga: Begini Rumus dan Perhitungan Jam Kerja Lembur
Data Cuti
Berbeda dengan informasi kehadiran, data cuti mencantumkan jumlah cuti yang masih dipunyai ataupun yang telah digunakan oleh karyawan. Apabila Kamu masih memakai form cuti manual, Kamu perlu memperbaharuinya setiap saat supaya informasi tetap up- to date.
Data kinerja
Informasi kinerja membagikan data tentang pencapaian target kerja dalam periode tertentu, umumnya setidaknya lama satu tahun.
Data Gaji
Terakhir, informasi pendapatan umumnya berisi besar pendapatan per bulan dan tunjangan yang dibayarkan oleh perusahaan.
Baca juga: Diversity Management: Pengertian, Manfaat, dan Contoh
Pentingnya Perusahaan Mempunyai Data Karyawan yang Akurat
Dalam mengelola informasi karyawan, HRD perlu melaksanakannya secara akurat sebab pengelolaan informasi karyawan sangat penting. Adapun pentingnya mengelola informasi karyawan secara akurat merupakan:
- Informasi bisa saja diperlukan di masa mendatang.
- Informasi karyawan penting buat melaksanakan penghitungan gaji.
- Bisa digunakan selaku penilaian kinerja karyawan.
- Data karyawan yang ditaruh dengan aplikasi bisa dikontrol dengan lebih mudah.
