Memulai program mentoring mungkin yang paling dekat yang pernah Anda dapatkan untuk membuat keputusan bisnis yang secara eksklusif berdampak positif. Mentoring dapat meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan, memperkaya inisiasi karyawan baru, membuat perusahaan Anda lebih menarik bagi para pencari kerja dan melatih para pemimpin Anda. Dan bagian terbaiknya adalah, gratis. Tidak seperti insentif pembelajaran serupa seperti program pelatihan atau penawaran untuk membayar kursus, pendampingan memanfaatkan sumber daya yang sudah dimiliki perusahaan Anda. Berikut cara memulai program mentoring.
Cara Memulai Program Mentoring: Membuat Struktur
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh siapa pun yang ingin memulai program mentoring adalah menentukan apa tujuan program tersebut nantinya. Jika Anda menargetkan tingkat retensi minoritas yang lebih tinggi, program Anda akan terstruktur secara berbeda dibandingkan jika Anda mencoba mengembangkan pemimpin, mengajarkan keterampilan tertentu, atau menyambut pendatang baru di organisasi Anda.
Untuk mengembangkan program yang paling sesuai dengan Morgan Stanley’s goal-;untuk mempertahankan karyawan wanita dalam penjualan-;Barbara Adolf, yang sejak itu mendirikan human services consultancy di New York, memulai dengan memilih sekelompok pemimpin dari berbagai departemen di perusahaan untuk melakukan brainstorming kurikulum, dan membuat daftar apa yang membuat karyawan sukses di perusahaan, untuk sesi mentoring. Karena lebih banyak perempuan yang ingin dibimbing daripada mentor yang ada, maka para mentee dikelompokkan dalam dua kelompok dengan dua mentor sebagai fasilitator.
Tetapi ketika Michelle Ferguson, wakil presiden senior operasi internasional McGraw-Hill Education, mengembangkan program yang awalnya memiliki tujuan yang sama untuk program pendampingannya, ia berakhir dengan format yang sama sekali berbeda. Dalam programnya, wanita dapat memilih tujuan mereka sendiri-;apa saja mulai dari keseimbangan kerja/hidup hingga ketajaman industri tertentu-;dan perusahaan mencocokkan mentor dan mentee berdasarkan siapa yang paling bisa membantu mencapai tujuan. Para mentor dan mentee bertemu secara individu selama antara satu dan tiga jam setiap bulan selama satu tahun. “Tidak ada peluru ajaib,” kata Dr. Lois Zachary, presiden konsultasi pengembangan dan pendampingan kepemimpinan yang disebut Layanan Pengembangan Kepemimpinan di Phoenix. “Anda harus mengembangkannya, tidak ada template yang bisa Anda ambil dari perusahaan A ke perusahaan B.”
Salah satu faktor yang sangat penting untuk mengembangkan program yang sesuai dengan perusahaan Anda adalah menyelaraskan struktur program Anda dengan budaya perusahaan Anda. Jika perusahaan Anda sangat formal, mungkin yang terbaik adalah memiliki proses aplikasi formal, persyaratan waktu minimum, dan menetapkan jangka waktu untuk hubungan mentoring (biasanya hubungan mentoring berlangsung antara enam bulan dan dua tahun, tergantung pada tujuan mentee). Jika perusahaan Anda bersifat informal, mungkin tidak apa-apa untuk mencocokkan orang dan kemudian membiarkan mereka mencari tahu logistiknya. Tetapi penting untuk menerapkan setidaknya pedoman minimal. “Jika terlalu informal, Anda tidak memiliki kendali atas itu, dan itu bisa mati dengan sangat mudah,” kata Adolf. Tidak peduli apa tingkat formalitas program Anda, Anda membutuhkan seseorang untuk memperjuangkan proyek dan memeriksa seberapa baik pedomannya diikuti.
Cara Memulai Program Mentoring: Pairing
Beberapa perusahaan, seperti Morgan Stanley, menggunakan bimbingan kelompok. Yang lain menggunakan pendampingan sejawat, mendatangkan seorang ahli untuk pendampingan yang difasilitasi, meminta karyawan tingkat rendah mengajar karyawan tingkat tinggi dalam pendampingan terbalik, atau bahkan menggunakan format kencan cepat untuk “mentoring kilat”. Tetapi jenis program mentoring yang paling umum adalah pasangan satu lawan satu, dan dengan demikian teka-teki yang paling umum adalah bagaimana memasangkan mentee dan mentor.
“Sebagai seorang peneliti, saya dapat memberitahu Anda bahwa cara terbaik untuk mencocokkan orang mungkin adalah masalah yang paling sedikit kita ketahui,” kata Tammy Allen, profesor psikologi di University of South Florida dan rekan penulis Designing Workplace Mentoring Programs. : Pendekatan Berbasis Bukti.” Anda hampir dapat menganggap ini sebagai beberapa jenis layanan kencan. Ada beberapa perusahaan yang benar-benar membeli dari vendor yang telah membuat algoritma ini yang digunakan untuk mencocokkan mentor dan anak didik hampir seperti sistem eHarmony untuk kencan .” Dia juga melihat perusahaan menggunakan proses acak untuk pencocokan, seperti memilih nama dari topi. Tapi dia mengatakan program di mana peserta memiliki beberapa masukan biasanya yang paling sukses.
Salah satu cara untuk memberikan masukan mungkin dengan meminta mentor dan mentee mengisi lembar informasi tentang apa yang mereka harapkan untuk ditawarkan atau diperoleh dari hubungan mentoring. McGraw-Hill memiliki sistem untuk membuat pertandingan mentoring yang mencakup kuesioner, wawancara telepon, dan rekomendasi komite untuk setiap mentor dan mentee. Cara lain mungkin dengan menawarkan kepada mentor beberapa pilihan untuk pasangan dan memungkinkan mereka untuk memilih satu. Dr. Liz Selzer, seorang konsultan dengan konsultan yang berbasis di California bernama The Mentoring Group, mengawasi pengembangan kepemimpinan untuk lebih dari 30.000 pemimpin di sektor nirlaba. Dia menyarankan untuk mencocokkan orang berdasarkan siapa yang paling cocok dengan mereka. “Jika orang-orang akur, mereka akan bertahan lebih lama,” katanya.
Tetapi untuk berjaga-jaga jika pasangan tidak cocok, salah satu hal terpenting untuk diingat adalah menyiapkan cara bagi orang-orang untuk keluar dari hubungan dan menemukan pasangan lain tanpa perasaan terluka. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengadakan “pemeriksaan” atau evaluasi segera setelah hubungan dimulai. Jika ada masalah serius, cari mentee sebagai mentor baru.
Cara Memulai Program Mentoring: Pelatihan
Anda telah menetapkan tujuan apa yang dapat dicapai oleh program mentoring untuk perusahaan Anda, menyiapkan struktur yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda, dan sekarang Anda mengirimkan pasangan yang cocok untuk bekerja. Jika Anda menginginkan hasil yang positif, ada baiknya untuk membantu mereka mempelajari apa arti “mentoring” terlebih dahulu.
Ada banyak format yang dapat Anda gunakan untuk melakukan ini. Anda dapat mengadakan diskusi bergaya ruang kelas, Anda dapat mempekerjakan seseorang seperti Zachary untuk menjadi tuan rumah “kamp pelatihan pendampingan”, Anda dapat berbicara dengan mentor dan mentee secara terpisah dan kemudian membawa mereka bersama untuk berdiskusi, atau Anda dapat pergi makan siang. Tapi bagaimanapun Anda melakukannya, berikut adalah poin yang ingin Anda capai selama waktu pelatihan Anda:
Jelaskan mengapa mentoring tidak membuang-buang waktu
Ketika Selzer ditugaskan sebagai mentor pertamanya, dia pikir itu akan membuang-buang waktu. Untungnya, dia perlu berpartisipasi untuk mendapatkan gelar sarjananya, dan dia segera belajar untuk melihat hubungan itu sebagai sesuatu yang tak ternilai. “Saya mulai memperhatikan, wow, sebelum saya memiliki mentor, saya berbicara tentang tidak menjadi penunda atau saya berbicara tentang mengubah hal-hal tertentu, tetapi saya tidak pernah benar-benar melakukannya,” katanya. “Akuntabilitas adalah kuncinya.”
Bahkan orang-orang seperti Liz, yang akhirnya mengabdikan karirnya untuk mentoring, dapat merasa sulit untuk melihat nilai awal dalam menambahkan janji lain ke jadwal mereka untuk sesi mentoring. “Saya pikir salah satu langkah pertama yang utama adalah menormalkan rasa takut atau frustrasi atau antisipasi Anda terhadap [kecanggungan],” katanya. Meskipun dia dipaksa untuk memulai hubungan mentoring pertamanya, dia tidak menyarankan untuk membuat program Anda wajib. Alih-alih, jelaskan kepada orang-orang mengapa mereka harus memilih untuk berpartisipasi. “Anda harus membantu mereka melihat visi mengapa itu penting.”
Mintalah pemimpin di perusahaan Anda menjelaskan bahwa mereka menganggap program itu penting, dan pastikan bahwa mereka berpartisipasi dalam program itu sendiri serta mendorong orang lain untuk berpartisipasi. Temukan orang-orang di perusahaan Anda yang bersedia berbagi pengalaman mentoring yang berdampak positif pada karier mereka.
Kelola ekspektasi
“Paling tidak, Anda benar-benar perlu mengelola ekspektasi dengan program ini,” kata Allen. “Karena kata ‘mentoring’ memiliki banyak konotasi yang terkait dengannya. Orang mungkin berpikir, ‘ini orang yang akan membuat saya dipromosikan, dapatkan saya ini, dapatkan saya itu,’ jadi sangat penting untuk mengidentifikasi kepada peserta. apa tujuannya dan apa yang diharapkan, serta tidak diharapkan, darinya.”
Sarankan format
Pasangan mentor mungkin memilih untuk menyusun waktu mereka secara berbeda tergantung pada tujuan dan preferensi mereka. Namun, akan sangat membantu untuk setidaknya memberikan saran tentang bagaimana pasangan pendamping bisa mendapatkan hasil maksimal dari hubungan mereka.
Zachary menyarankan hubungan mentoring mengikuti siklus ini: persiapan, penetapan kesepakatan, pemberdayaan, dan penutupan. Pada tahap persiapan, mentor dan mentee melakukan percakapan tentang harapan, kerahasiaan, dan batasan hubungan mereka. Dalam fase penetapan kesepakatan, mentor membantu mentee menyusun rencana, dengan tugas yang jelas, untuk mencapai tujuannya. Fase pengaktifan adalah saat pekerjaan terjadi. Mentor mendukung mentee dalam mengikuti rencananya serta memberikan umpan balik dan akuntabilitas. “Mereka menyediakan cermin sehingga orang tersebut dapat melihat di mana mereka berada dan apa kemungkinannya,” kata Zachary.
Penutupan adalah akhir yang direncanakan untuk hubungan. Ini lebih dari makan siang. “Anda menggunakannya sebagai kesempatan untuk merefleksikan pembelajaran Anda, apa yang telah Anda pelajari tentang diri Anda sebagai mentor atau mentee, apa yang telah Anda pelajari tentang diri Anda melalui proses ini, dan bagaimana Anda mengambil apa yang telah Anda pelajari dan pelajari. gunakan itu untuk menaikkan standar dan membawanya ke level berikutnya,” kata Zachary. Anda juga dapat menggunakannya sebagai kesempatan untuk merayakan kesuksesan.
Beberapa tugas khusus yang dapat Anda sarankan agar pasangan mentoring dimasukkan ke dalam rencana untuk mencapai tujuan adalah membuat jurnal, bermain peran, atau meminta mentor mengawasi mentee pada keterampilan apa pun yang mereka coba tingkatkan, seperti memimpin rapat, dan memberikan umpan balik mereka.
Cara Memulai Program Mentoring: Kunci Sukses
Menyampaikan
Pastikan semua orang di organisasi Anda tahu bahwa pendampingan sedang berlangsung. Sebaiknya, pimpinan organisasi harus berperan besar dalam hal ini. “Anda perlu memastikan bahwa eksekutif senior dalam organisasi terlibat dan menjadi bagian dari komunikasi yang keluar, bahwa mereka mendukung program, dan mudah-mudahan juga berpartisipasi dalam program: mereka melayani sebagai mentor, memastikan semua orang tahu, hei ini adalah sesuatu yang penting bagi perusahaan,” kata Allen.
Tanamkan mentoring dalam budaya Anda
Jika program Anda berakhir dengan satu hari pelatihan dan tidak memiliki dukungan yang jelas dari orang-orang penting di perusahaan Anda, reaksi yang mungkin Anda dapatkan, menurut Zachary adalah, “ini dia inisiatif SDM lainnya.” Mulai program Anda secara bertahap. “Ini bukan hanya semacam semprotan dan doa di mana Anda masuk dan Anda mengajar mentoring sekali,” katanya.
Evaluasi
Ketika Anda menemukan tujuan, temukan cara untuk mengukur apakah program Anda membuat kemajuan atau tidak. Tanyakan kepada mentor dan mentee bagaimana pengalaman mereka. Lihatlah produktivitas dan peningkatan terukur di area yang ditargetkan oleh program Anda.
