Apa Itu Gap Analysis?
Gap Analysis dilakukan untuk mengetahui apakah kinerja dan metode unit perusahaan telah berjalan sesuai fungsi untuk memenuhi target. Analisis yang dilakukan berpatokan pada target dan ekspektasi yang telah ditetapkan perusahaan.
Dengan menganalisis kesenjangan yang ada dalam kondisi saat ini dengan target perusahaan di masa depan, perusahaan dapat menyusun strategi untuk mengoptimasi unit perusahaan dengan lebih baik di masa depan.
Selain mengevaluasi efektivitas kinerja saat ini, melalui analisis kesenjangan, perusahaan juga dapat mengevaluasi kembali target yang ingin mereka capai.
4 Langkah Analisis
Terdapat 4 Langkah Gap Analysis, yakni:
1. Tentukan dan definisikan tujuan perusahaan
Tujuan atau target dapat ditetapkan dengan parameter SMART yakni Spesifik, Measurable atau dapat diukur, Attainable atau dapat dicapai, Realistis, serta Timely atau terukur dengan periode waktu.
Selain itu, target perusahaan harus sesuai dengan misi perusahaan, strategi bisnis, dan objektif bisnis.
2. Mengumpulkan data yang relevan
Data dapat dikumpulkan dari berbagai sumber seperti dokumentasi, indikator kinerja utama (KPI) atau metrik keberhasilan lainnya, wawancara dengan pemangku kepentingan, brainstorming, dan lain-lain.
3. Analisis data yang diperoleh
Analisis membantu mengetahui gap atau kesenjangan yang ada, seperti mengapa performa perusahaan tidak sesuai dengan target yang diinginkan.
4. Susun laporan
Laporan analisis harus disusun berdasarkan data dan eksplanasi kualitatif yang diperoleh secara aktual. Laporan akan mempermudah pihak manajerial dan pemangku kebijakan perusahaan untuk menentukan strategi selanjutnya.
Metode Gap Analysis
Terdapat beragam alat dan mekanisme gap analysis yang dapat digunakan perusahaan.
Framework 7S McKinsey
Metode yang dikembangkan oleh firma konsultan McKinsey & Co ini menggunakan model 7-S, yakni menganalisis performa perusahaan melalui 7 parameter. 7-S yang dimaksud adalah:
- Strategi
- Struktur
- Sistem
- Staff
- Style atau gaya kerja
- Skills atau kapabilitas
- Shared Values atau nilai-nilai yang dibagi bersama
Ketujuh parameter di atas bersifat people centric atau berfokus pada SDM sebagai aset utama perusahaan. 7S membantu menentukan gaya kerja karyawan dan strategi yang tepat untuk mengoptimasi performa karyawan.
SWOT Analysis
SWOT adalah singkatan dari Strength atau Kekuatan, Weakness atau Kekurangan, Opportunities atau Kesempatan, dan Threat atau Ancaman.
Melalui kerangka analisis ini, perusahaan dapat menentukan strategi terbaik untuk alokasi sumber daya sesuai dengan situasi, kekuatan dan kekurangan perusahaan, serta proyeksi masa depan.
Model Nadler-Tushman
Ahli organisasi David A. Nadler dan Michael L. Tusman mengembangkan Congruence Model atau Model Kongruensi. Model ini berdasar pada asumsi bahwa suatu perusahaan hanya dapat berjalan apabila pekerjaan, SDM, struktur perusahaan, dan budaya perusahaan bersinergi dengan satu sama lain secara kongruen atau selaras.
Maka, analisis dilakukan bertahap sesuai keempat elemen tersebut yakni:
- Performa perusahaan -> target bisnis, strategi bisnis, dan tugas-tugas yang harus dikerjakan
- SDM perusahaan -> performa, kapabilitas, dan pengetahuan karyawan
- Struktur perusahaan -> hirarki posisi karyawan, kesempatan karyawan untuk naik jabatan, dll.
- Kultur perusahaan -> kenyamanan lingkungan perusahaan, konflik karyawan, nilai-nilai yang dibagi bersama, dll.
Melalui 3 jenis Gap Analysis di atas, perusahaan dapat menganalisis performa saat ini dan target bisnis di masa depan. Analisis ini tentu penting demi optimasi bisnis serta keberlanjutan perusahaan.
Salah satu cara untuk mengoptimasi bisnis anda adalah dengan menggunakan absensi karyawan yang praktis dan akurat, seperti SmartPresence. SmartPresence memanfaatkan fitur absensi wajah serta deteksi lokasi sehingga absensi tidak lagi bisa dicurangi. Selain itu, SmartPresence juga menyediakan integrasi data absensi hingga cuti karyawan seluruh kantor yang dapat diakses HRD dengan mudah!
Yuk cari tahu lebih lanjut tentang SmartPresence!
