Karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan kadang membutuhkan surat keterangan kerja. Membuat surat keterangan kerja untuk karyawan bisa dilakukan oleh manajer atau pimpinan karyawan tersebut. Surat ini dapat menjadi bukti bahwa karyawan tersebut memang benar bekerja di perusahaan dan melakukan pekerjaannya dengan baik.
Apa fungsi surat keterangan kerja? Karyawan yang bekerja di perusahaan dan ingin berhenti perlu jenis surat ini sebagai bukti telah memiliki pengalaman kerja. Ini biasanya dibutuhkan oleh karyawan yang masih muda dan ingin berpindah pekerjaan. Pengalaman kerja bisa menjadi salah satu bekal agar dapat diterima di perusahaan lainnya.
Selain sebagai bukti bahwa telah memiliki pengalaman kerja, surat keterangan kerja kadang dibutuhkan sebagai syarat untuk berbagai kebutuhan. Misalnya saja syarat untuk mendapatkan jaminan sosial, asuransi, dan beasiswa. Ada beberapa jenis jaminan sosial yang membutuhkan bukti bahwa seseorang sedang atau pernah bekerja. Begitu juga dengan beasiswa yang diperuntukkan bagi orang yang telah memiliki pengalaman kerja sebelumnya.
Menurut KBBI sendiri, surat keterangan adalah surat yang berisi penjelasan (tentang keadaan seseorang atau sesuatu) sumber.
Perusahaan sendiri biasanya telah memiliki format masing-masing dalam membuat surat keterangan kerja untuk karyawan. Beberapa hal yang umumnya ada dalam surat keterangan kerja, antara lain:
1. Kop Surat
Kop surat yang tercantum berupa logo, nama dan alamat perusahaan. Ada juga yang hanya menampilkan logo dan nama perusahaan saja tergantung dari format yang dipakai perusahaan.
2. Jenis Dan Nomor Surat
Setelah kop surat, biasanya akan dituliskan jenis surat tersebut, yaitu Surat Keterangan Kerja. Di bagian bawahnya akan ditulis nomor surat dari perusahaan.
3. Isi Surat
Isi dari surat keterangan kerja bisa terdiri dari data pembuat surat dan data pihak karyawan. Pembuat surat tersebut bisa manajer atau direktur perusahaan yang berwenang memberikan keterangan bahwa karyawan tersebut memang pernah bekerja di sana. Data yang dituliskan berupa nama dan jabatan. Begitu juga dengan data karyawan bisa terdiri dari nama, alamat, dan jabatan terakhirnya.
Setelah data tersebut, baru bisa dijelaskan bahwa karyawan memang pernah bekerja di tempat itu dari tanggal masuk sampai tanggal keluar. Bisa juga ditambahkan bahwa karyawan tersebut bekerja dengan baik dan sesuai peraturan perusahaan.
4. Penutup Dan Pengesahan
Seperti surat-surat lainnya, membuat surat keterangan kerja untuk karyawan juga membutuhkan bagian penutup dan pengesahan. Pada bagian pengesahan berupa tempat, tanggal, dan tanda tangan dari pihak perusahaan.
Surat keterangan untuk karyawan bisa memiliki format yang beragam namun isinya secara umum hampir sama. Karyawan yang membutuhkan surat tersebut bisa meminta kepada pihak perusahaan, misalnya ke bagian HRD. Peruntukan surat tersebut juga perlu dijelaskan akan digunakan untuk apa. Membuat surat keterangan kerja untuk karyawan sendiri dapat dilakukan dengan mudah oleh bagian administrasi. Data karyawan bisa periksa terlebih dahulu, dan ada baiknya format surat sudah ditentukan sebelumnya.
