Dalam sebuah perusahaan, terdapat berbagai divisi yang fungsinya untuk menjalankan operasional perusahaan. Salah satunya adalah divisi yang menangani bagian administrasi.
Secara umum, tugas dari seorang pegawai administrasi yaitu melakukan tata kelola administrasi pada perusahaan tersebut. Tidak hanya mengurusi dokumen-dokumen saja, tapi juga melayani masalah kebutuhan atau sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja.
Selain itu, koordinasi tugas dari pegawai administrasi pun selaras dan sangat berhubungan dengan manajemen perusahaan sehingga diperlukan hubungan yang baik dalam mewujudkan hal tersebut.
Tugas Seorang Administrasi
Bukan hanya menjalankan tugas surat-menyurat, administrasi juga mengemban beberapa tugas lainnya, yaitu:
Merekap data
Perusahaan membutuhkan bantuan seorang admin dalam melakukan rekapan data atau dokumen penting. Rekapan yang dibuat nantinya akan berbentuk laporan kerja atau keuangan. Inilah yang akan digunakan perusahaan sebagai bahan evaluasi atau penilaian serta disimpan sebagai database perusahaan.
Membuat agenda kantor
Agenda menjadi tugas administrasi yang harus terorganisir. Seperti membuat agenda untuk meeting dengan klien. Mereka bukan hanya menjadi orang yang menyiapkan jadwal agenda (jam dan hari) meeting perusahaan, tetapi juga termasuk menyediakan apa saja yang dibutuhkan ketika perusahaan mengadakan meeting dengan klien.
Melakukan entry data
Tugas ini juga menjadi tanggung jawab seorang admin demi menjaga data-data penting perusahaan agar menjadi terorganisir dan tersimpan dengan rapi di komputer perusahaan. Data yang dimaksud disini adalah data transaksi klien dan customer perusahaan. Untuk itu, sebagai seorang administrasi, Anda diharuskan memiliki keterampilan dalam mengoperasikan berbagai software seperti Spreadsheet, Microsoft Word dan sebagainya.
Menangani panggilan telepon
Administrasi menjadi orang yang berperan dalam mengelola panggilan yang masuk dan keluar di perusahaan. Tugasnya pun juga memberikan informasi dasar kepada penelpon akan apa yang menjadi kebutuhannya dan meneruskan panggilan tersebut kepada pihak yang tepat. Ketika menangani panggilan telepon secara beretika, baik dan benar, pihak admin telah membantu perusahaan membangun hubungan yang baik dengan pihak eksternal dan memastikan bahwa komunikasi yang terjalin melalui telepon telah berjalan dengan lancar.
Melakukan pengarsipan data
Arsip data menjadi kegiatan penting untuk dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya kegiatan ini, perusahaan dapat mengorganisasi data secara mudah dan efisien demi memajukan dan mengembangkan perusahaan ke arah yang lebih baik lagi.
Namun, data yang masuk juga harus dipastikan keamanannya terjaga dan tidak bocor. Jadi, seorang administrasi juga harus bisa menjadi kepercayaan perusahaan dan konsumen.
Itudia seputar tugas-tugas administrasi selain surat-menyurat yang harus Anda ketahui. Dari penjelasan diatas, dapat kita tangkap bahwa keberadaan admin menjadi divisi yang krusial bagi keberlangsungan dan operasional perusahaan. Sebab, tanpa adanya admin ini, proses surat menyurat, pengelolaan dokumen, pembuatan agenda, dan proses penginputan data menjadi kacau balau dan terbengkalai. Akibatnya, ini akan memberikan dampak yang sangat buruk bagi berjalannya suatu perusahaan.
Reference:
