Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah adalah sebuah sistem pada sebuah perusahaan maupun organisasi yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan tersebut. Prosedur ini harus ditaati sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal dengan kerja yang seefektif mungkin.
Apa saja manfaat dan bagaimana cara pembuatan SOP perusahaan? Ketahui informasi lengkapnya berikut ini.
Tujuan & Fungsi Standar Operasional Prosedur
Tujuan dari dibuatnya SOP adalah untuk menjaga konsistensi kinerja pada setiap karyawan dalam sebuah perusahaan. Dalam perusahaan tertentu, seorang manajer bisa mengetahui kualitas karyawannya dari bagaimana karyawan tersebut menjalankan SOP yang berlaku.
Selain tujuan, SOP juga memiliki fungsi utama yaitu dapat memudahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan berpedoman pada SOP, maka setiap karyawan akan mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan ketika melakukan pekerjaan. fungsi utama tersebut, SOP juga memiliki fungsi-fungsi lainnya yang tidak kalah penting:
- SOP menjadi dasar hukum yang kuat apabila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.
- SOP dapat memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.
- Selain itu, SOP dapat memberikan arahan kepada karyawan agar saling menjaga kedisiplinan ketika bekerja.
Cara Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.
Meskipun begitu, ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN. Berikut beberapa cara membuat SOP.
Membuat Susunan Kerja
Susunan kerja merupakan pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari. Maka dari itu ada baiknya anda meminta bantuan seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan anda agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa saja yang harus ada dalam SOP.
Merencanakan Alur Proses
Dalam merencanakan alur proses, anda dapat memulai dengan menentukan dan menyetujui format, membuat template, serta menentukan bagaimana SOP akan diakses oleh seluruh elemen perusahaan.
Lakukan Wawancara
Selanjutnya anda dapat melakukan wawancara kepada setiap karyawan. Tujuan dilakukannya wawancara guna anda mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja. Dengan demikian anda dapat mengetahui apa saja yang perlu dipaparkan dalam SOP.
Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah membuat susunan kerja, merancang alur proses dan melakukan wawancara, maka anda dapat memulai menulis SOP tersebut. Jika SOP sudah ditulis, anda harus membahasnya kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Jika sudah ada kesepakatan maka SOP tersebut sudah dapat disosialisasikan.
Adakan Pelatihan
Setelah SOP disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan. Dengan tujuan agar SOP dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.
Evaluasi
Jika pelatihan sudah dilaksanakan, anda dapat memberikan jangka waktu selama 6 sampai 12 bulan untuk akhirnya diadakan evaluasi. Dalam kurun waktu yang sudah ditentukan pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Evaluasi tersebut akan membahas apakah ada hal yang salah dalam SOP, baik akan ditambah atau dihilangkan.
