Melakukan perencanaan SDM dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang penting dan harus dilakukan secara maksimal. Jika perusahaan tidak melakukan perencanaan dengan benar, maka perusahaan akan sulit untuk berkembang serta bersaing dengan kompetitornya. Maka dari itu perencanaan SDM menjadi elemen perusahaan yang sangat penting untuk mempertahankan keunggulan kompetitif dan mengurangi pergantian karyawan.
Dalam perencanaan SDM tidak hanya memperhatikan posisi kosong yang akan diisi, tetapi juga meliputi hal-hal detail dan teknis mengenai karyawan. Dengan demikian Perencanaan SDM ini juga harus berfokus pada pengembangan keterampilan karyawan yang ada melalui program pelatihan interaktif agar karyawan-karyawan tersebut dilengkapi dengan keterampilan yang diperlukan di masa depan untuk pencapaian tujuan organisasinya.
Lalu, bagaimana langkah menyusun strategi perencanaan SDM? berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai hal tersebut.
Definisi, Tujuan, dan Manfaat Perencanaan SDM
Menurut Robert L. Mathis Dan Jhon H. Jacson (2001), Perencanaan SDM adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan.
Sedangkan menurut William B. Werther dan Keith Davis, Perencanaan SDM adalah perencanaan yang yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan(supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya sehingga departemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lain dengan baik.
Jadi secara garis besar perencanaan SDM merupakan proses guna menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja dengan keterampilan, kemampuan serta pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tujuan dilakukannya perencanaan SDM adalah untuk memastikan kesesuaian antara tenaga kerja dan pekerjaan, baik dari segi jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan. Proses ini didasari oleh supply dan demand dalam konteks SDM perusahaan.
Ada beberapa manfaat bagi perusahaan yang melakukan perencanaan SDM, yaitu:
- Mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dengan berbagai kualifikasi di kemudian hari.
- Tim HR bisa bekerja secara proaktif dalam menemukan kandidat yang sesuai.
- Meraih visi dan misi perusahaan secara lebih optimal.
- Dapat memberikan hasil yang optimal pada perusahaan.
Proses Perencanaan SDM
Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini
Langkah awal yang dapat dilakukan dalam perencanaan SDM yaitu mendata ketersediaan SDM yang sudah ada pada perusahaan. Mulai dari jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuan, latar belakang pendidikan, kinerja hingga potensi-potensi mereka. Dari data tersebutlah, tim HR bisa mengetahui bagaimana perencanaan SDM yang paling tepat untuk perusahaan.
Memperkirakan Kebutuhan SDM Perusahaan untuk Beberapa Waktu Kedepan
Setelah melakukan pendataan SDM yang ada, maka selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja yang diperlukan untuk masa yang akan datang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan. Perkiraan kebutuhan dilakukan untuk mengetahui SDM seperti apa yang diperlukan perusahaan (penambahan jumlah ataukah peningkatan kualitas) sedangkan perkiraan ketersediaan dilakukan untuk mengetahui SDM yang sedang membutuhkan pekerjaan dan siap direkrut. Tentunya perkiraan SDM yang sedang dibutuhkan ini juga mempertimbangkan keadaan SDM yang kini dimiliki perusahaan.
Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Setelah mengetahui kekurangan dari evaluasi kebutuhan SDM, HR bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang dibuat tentunya dapat memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR dapat melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga dapat menggunakan jasa konsultan dalam meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah hukum dan legal.
Evaluasi dan Monitoring
Ketika perusahaan telah memiliki perencanaan SDM yang baik dan dijalankan dengan maksimal, tahap selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring pada SDM yang dimiliki. Anda bisa melakukan evaluasi secara berkala terhadap strategi yang telah diimplementasikan. Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas bagaimana SDM bekerja dan memenuhi target perusahaan. Jika kemudian ditemui ketidaksesuaian, bisa dilakukan koreksi atau peruhanan.
