Perjalanan ke suatu standar produktivitas
Dalam sebuah rapat internal kami, Surya Sanjaya owner dari SmartPresence.id memberikan briefing siang kepada kami. Pembicaraan mengenai topik bagaimana produktivitas dapat ditingkatkan. Sebagai startup yang menawarkan perangkat untuk meningkatkan produktivitas tentu saja ini menjadi pokok utama pembahasan kami secara internal juga. Jangan sampai kami yang menyediakan malah tidak memiliki esensi produktivitas tersebut.
Saya berpikir dalam tentang ini, apakah mungkin rahasia produktivitas tersebut nyata adanya? Sebelum produk SmartPresence kami telah memiliki pengalaman dalam produk layanan sistem terpadu untuk perusahaan air minum, selain itu kami juga telah pernah mengembangkan layanan CRM yang kini kami modifikasi menjadi layanan Manajemen Aktivitas Pegawai, kami juga mengembangkan layanan untuk manajemen sekolah yang kami beri nama Bimasakti School. Semua layanan tersbut tentu mengacu pada produktivitas suatu perusahaan atau organisasi.
Kami optimis terhadap ide pengembangan layanan sebelumnya. Sibima layanan kami untuk perusahaan air minum cukup berjalan lancar begitu pun dengan Bimasakti School, begitu juga dengan CRM walaupun dengan segemen pengguna yang sangat kecil. Kami sering membicarakan bagaimana layanan kami sebagai sebuah tool dapat membantu klien meningkatkan produktivitasnya.
Hal yang jelas terlihat adalah produktivitas dicapai dengan prinsip, prinsip tersebut sejelas bagaimana hukum fisika seperti gravitasi. Hukum tersebut tidak dapat ditolak, mungkin ada yang menolak dalam delusi masih percaya jika apel dilempar tidak akan jatuh kebawah,
Namun implementasi memang tidak sebaiknya ditempatkan se-optimis sebuah ide layanan. Kita dapat optimis pada ide namun sebaiknya skeptis pada pelaksanaan. Lalu apa yang menyebabkan kita begitu skeptis terhadap penerapan sebuah teknologi untuk mendukung produktivitas. Apakah layanan untuk mendukung produktivitas hanyalah mitos belaka? Apakah rahasia tersebut tidak nyata adanya?
Secara pribadi yang saya lihat dari bagaimana klien pengguna layanan menerapkan tool layanan sehingga mungkin ada beberapa yang mampu berhasil mencapai produktivitas yang diinginkan dan yang lain masih belum mampu meng-optimalkannya. Hal yang jelas terlihat adalah produktivitas dicapai dengan prinsip, prinsip tersebut sejelas bagaimana hukum fisika seperti gravitasi. Hukum tersebut tidak dapat ditolak, mungkin ada yang menolak dalam delusi masih percaya jika apel dilempar tidak akan jatuh kebawah, mungkin mereka berfikir itu menyangkut disuatu tempat.
Jadi dari beberapa hal yang saya alami dan saya baca bagaimana cerita sukses dalam produktivitas diraih, walaupun mungkin akan ada yang mencibir, “hei dari jaman dulu ya memang hal itu-itu saja sebagai rahasia mencapai produktivitas”, namun tetap saya sampaikan disini.
1. Semangat
Gairah, semangat atau kerennya “Passion” ini adalah keinginan itu sendiri, “keinginan anda”. Jadi produktivitas dapat dicapai apabila ada semangat, gairah atau cinta atas apa yang anda lakukan. Tanpa bumbu ini tentu “masakan” anda menjadi hambar, semua akan berlalu apa adanya, dan pastinya apa yang anda inginkan sulit tercapai. Tentu kita dapat menyangkalnya, tapi seperti diungkapkan didepan ini senyata hukum gravitasi. Lalu kenapa memberikan bumbu ini menjadi sulit untuk banyak orang? Karena ini bukan tentang apa yang ada di kepala, ini lebih tentang apa yang ada di hati. Gairah dan semangat bukan alatnya tapi dialah layanan itu sendiri, gairah itulah sebuah produk. Jadi bila sudah tidak semangat atau gairah, sebaikanya kita hentikan semua hal itu. Atau bentuk gairah itu.
2. Hadirkan Orang Unggul dalam Organisasi
Yang kedua adalah tentang memperkerjakan orang-orang hebat dalam organisasi/perusahaan anda. Namun tidak cukup itu saja. Mengisi pos pos kerja dengan orang-orang unggul, lalu kenapa ini penting? Karena lingkungan yang dikelilingi orang-orang unggul akan menghadirkan “masalah” sekaligus “solusinya”. Lihat bagaimana orang tua di Indonesia selalu memperhatikan bagaimana anak-anak mereka bergaul, karena pergaulan itu akan menunjukkan bagaimana mereka 5 tahun kedepan. Begitu juga organisasi/perusahaan dilihat dari seperti apa apa orang-orang didalamnya, maka akan seperti itu adanya masa depannya.
3. Ciptakan Lingkungan dimana Orang Hebat dapat Sukses Didalamnya
Jadi kelilingi diri anda dan organisasi/perusahaaan dengan keunggulan adalah berbeda dengan menjaga keunggulan tetap disekitar anda. Untuk membentuk lingkungan produktivitas unggul dapat dilakukan dengan,
a. Pertama adalah salary yang baik sesuai dengan bobot kerja.
b. Tunjukkan rasa syukur, mungkin terdengar sedikit aneh, namun sangat penting untuk mempertahankan produktivitas kerja.
c. Jangan Berkhayal, karena orang tidak akan termotivasi dengan mewujudkan impian orang lain.
d. Biarka kreativitas itu terjadi.
e. Keterbukaan, bahasa kerennya transparansi.
4. Kesederhanaan
Memang banyak hal yang perlu dicapai dalam sebuah organisasi/perusahaan. Namun bila terlalu banyak multitasking maka energi akan lebih banyak terbuang percuma. Memang masih menjadi perdebatan karena menilai produktivitas dari banyak hal yang dapat dikerjakan namun kualitas yang kurang baik atau lebih sedikit hal namun memiliki nilai maksimal. jadi lebih baik lakukan satu hal pada satu waktu dengan energi yang lebih sedikit.
5. Ketahui Motivasi Anda
Ini adalah faktor “kenapa” dan sering salah kaprah dengan “keinginan”. Dalam setiap briefing di internal kami ini yang sering dibicarakan. “Alasan” yang memotivasi anda menjadi produktif. Banyak yang gagal membentuk faktor ini secara pribadi atau secara kelompok, banyak yang gagal kenapa mereka melakukan sesuatu, sayangnya faktor ini bersifat sangat kritis. Ketika anda gagal menemukannya di saat-saat kondisi kurang baik anda akan cepat tumbang. Uang tidaklah cukup menjadi motivasi disini.
6. Keseimbangan
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Kalkulasi umum adalah ketika 24 jam anda bagi dalam aktivitas. Delapan jam tidur, 8 jam bekerja, 4 jam keluarga sisanya 4 jam sosial. Namun kita juga sering menjadi delusi ketika melihat kesempatan, dan malah beralih ke 16 jam kerja dan 8 jam tidur atau malah 4 jam keluarga dan 4 jam tidur. Adalah mudah berbicara ketika tidak ada faktor yang memaksa untuk itu. Namun untuk mempertahankan produktivitas jangka panjang sangat penting untuk mempertahankan pembagian waktu pertama. Anda dan tim butuh untuk tetap sehat, sukses dalam pernikahan dan dipandang baik dalam sosial. Intinya anda membutuhkan keseimbangan. Karena jika faktor eksternal dari pekerjaan gagal maka anda akan kehilangan faktor “mengapa” pada poin 5.
7. Eksekusi
Tahukah anda bahwa banyak orang sekarang sedang mengalami adiksi dalam penciptaan ide. Kemudian memperkosa ide tersebut sampai tidak terlihat lagi esensi dari ide tersebut. Karena adiksinya hanyalah tentang ide dan bukan pada eksekusinya. Jalankanlah hal-hal pokok dan penting telebih dahulu. Jadi ungkapkan apa yang anda lakukan kemudian lakukan. Ada beberapa tools yang bisa anda gunakan seperti JIRA dan Trello, atau gunakan juga metodologi SCRUM. Prioritaskan hal penting dahulu dan berkomitmen menyelesaikannya.
Mungkin itu adalah 7 hal yang bisa kita lakukan untuk mendukung produktivitas. Dimana intinya anda harus ciptakan sistem kerja anda sendiri untuk mempertahankan kesuksesan dalam produktivitas. Banyak yang melakukan hal untuk tetap produktif dengan “melakukan dengan cara berbeda”, “melakukan tidak dengan cara standar” atau “melakukan dengan proses terbalik”.
Mahesa Putra
Direktur Opersional
PT. Bima Sakti Sanjaya
