SmartPresence memberi Anda beberapa pilihan untuk mengatur ini pada sistem
Beberapa perusahaan menerapkan pemotongan waktu istirahat otomatis dalam waktu kerja antara waktu masuk & waktu keluar. Misalnya jadwal kerja adalah masuk pukul 08.00 dan keluar pukul 17.00, isitrahat pukul 12.00 – 13.00. Maka jam kerja yang dhitung adalah 08.00-12.00 dan 13.00-17.00, sama dengan 8 jam.
Namun bagaimana bila perusahaan ingin waktu istirahat adalah waktu aktual sebenarnya. Dimana mengharuskan karyawan untuk melakukan proses pencatatan waktu mulai istirahat dan berakhir istirahat? Misalnya jam kerja hari senin adalah 08.00-17.00, seorang karyawan masuk pukul 08.00, kemudian mulai istirahat 12.30 dan mengakhiri istirahat 13.30 dan keluar pukul 17.00, jam kerja terhitung adalah 08.00-12.30 + 14.00-17.00, maka jumlah jam kerja sesuai jadwal dan aktual waktu istirahat adalah 7,5 jam.
SmartPresence memberikan beberapa pilihan untuk hal ini. Skenario pertama adalah bila Anda tidak menghitung aktual istirahat karyawan (karyawan tidak perlu melakukan out dan in di jam istirahat), Anda dapat mengurangi jam kerja dalam jadwal dengan mengisi kolom istirahat, dapat diisi lebih dari 1, dan dapat berbeda untuk setiap hari kerja. Contoh pada gambar dibawah ini. Nama jadwal Jam Pegawai Internal, Senin, Waktu Kerja 08:00 – 17:00, istirahat 12:00 – 13:00.
Lalu bagaimana SmartPresence menghitung jam kerja karyawan, yang bernama Ary Widyanti ini, karyawan tersebut masuk pada pukul 08:08;17 kemudian keluar pada pukul 17:36:53. Anda dapat memperhatikan pada gambar di bawah ini, dapat dilihat pada visualisasi lembar Rekap Presensi, pada lembar Rekapitulasi hasilnya adalah Masuk Terlambat dihitung 8,2 menit, Pulang Terlambat dihitung 36,8 menit, Lama Kerja dihitung 7,8 menit & Lama Lembur dihitung 36,8 menit. Pada gambar dibawah diberikan gambaran bagaimana sistem memproses data presensi ini.
Pada lembar Jadwal diperlihatkan detail untuk hari yang bersangkutan, yaitu hari rabu, pada lembar Kehadiran diperlihatkan aktual jam masuk & keluar karyawan, pada lembar Hasil diperlihatkan proses perhitungan oleh sistem, perhatikan baris Berdasrkan.
Untuk skenario kedua dapat dilakukan dengan menghitung aktual jam istirahat karyawan, dengan konsekuensi setiap karyawan diharuskan untuk tertib dan disiplin untuk absensi keluar ketika istirahat dan melakukan absensi masuk kembali dari istirahat kerja. Apabila tidak dilakukan maka jam istirahat tidak akan terpotong, atau kesengajaan tidak melakukan out/in secara lengkap dapat dikategorikan sebagai pencurian waktu kerja (time theft).
Walau demikian admin bagian SDM dapat inputkan waktu tambahan untuk karyawan yang lupa melakukan in & out istirahat atau salah satunya (melakukan rekam keluar tapi lupa rekam masuk – kembali dari isirahat).Pada gambar dibawah ini ditunjukkan jadwal kerja tanpa jadwal istirahat.
Pada contoh selanjutnya karyawan melakukan presensi masuk pada pukul 08:08:17, kemudian ketika keluar istirahat karyawan melakukan absensi keluar pukul 12:20:00, dan kembalinya dari istirahat karyawan melakukan absensi masuk pada pukul 13:30:00, dan pulang kerja pada pukul 17:36:53. Sistem SmartPresence akan membagi perhitungan secara otomatis seperti pada gambar dibawah ini.
Sehingga didapatkan Lama Kerja 7,6 jam karena waktu istirahat dihitung dengan waktu aktual karyawan melakukan absensi istirahat keluar dan masuk. Namun tetaplah yang menjadi penting bagi perushaan untuk menegaskan setiap aturan yang akan diberlakukannya.
Apabila perusahaan menerapkan kebijkan berbeda untuk setiap departemen, dimana ada depaertemen yang perlu melakukan absensi keluar masuk ketika istirahat sementara derpatemen lain tidak perlu. Maka dapat dibuatkan jadwal kerja berbeda untuk setiap departemen tersebut.
Yang perlu diingat apabila pengaturan waktu istirahat diisi, namun karyawan tetap melakukan absen masuk keluar ketika istirahat maka sistem akan menghitung 2 kali, pertama berdasarkan jadwal dan kedua berdasarkan aktual, jika antara waktu jadwal dengan waktu aktual istirahat beririsan maka maka waktu beririsan akan dihitung sama.
Tentu saja Anda dapat menerapkan jam istirahat lebih dari sekali pada jadwal. Begitu pula karyawan dapat absen masuk keluar istirahat beberapa kali dalam sehari asalkan masih didalam jam jadwal kerja hari tersebut. Semoga artikel ini dapat membantu Anda. Apabila Anda mengalami kesulitan dalam penerapan waktu istirahat, jangan ragu menghubungi kami lewat online chat atau telepon.
