Absensi merupakan salah satu catatan yang sangat penting guna mengetahui kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan. Agar bisa mengetahui data kehadiran yang benar, perusahaan perlu melakukan pencatatan data kehadiran karyawan dengan sangat akurat. Apabila perusahaan tidak melakukan hal tersebut maka bisa saja terjadi masalah nantinya.
Untuk mencatat data kehadiran karyawan perusahaan dapat membuat form absensi karyawan XLS atau pun menggunakan sistem absensi online yang sudah terintegrasi dengan baik seperti SmartPresence. Walaupun penggunaan form absensi karyawan dengan excel cukup rumit dibandingkan dengan sistem absensi online, akan tetapi form absensi karyawan XLS tersebut cukup diminati oleh perusahaan. Karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan lagi alias gratis.
Walau dapat digunakan tanpa biaya sedikitpun, penggunaan form absensi XLS tersebut memiliki beberapa kekurangan. Apa saja kekurangan dari form absensi excel? Berikut penjelasannya.
Kekurangan Absensi Manual
Boros kertas
Penggunaan mesin absensi manual ini tidak ramah lingkungan dan boros kertas karena banyaknya kertas yang digunakan untuk dijadikan kartu kehadiran karyawan. Berbeda dengan sistem absensi online yang sangat mendukung gerakan paperless dan sangat ramah lingkungan. Karena bila menggunakan sistem absensi online Anda dapat dengan mudah mengakses data kehadiran dimanapun dan kapanpun.
Kurang praktis
Mencatat kehadiran karyawan dengan menggunakan cara manual merupakan aktivitas yang cukup merepotkan. Hal ini akan membuat pihak yang terkait seperti HR akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat laporan tentang absensi para karyawan yang ada pada perusahaan tersebut. Berbeda dengan sistem absensi online yang sudah terintegrasi dan dapat membuat laporan secara otomatis dengan cepat.
Rentan terjadi kecurangan
Selain tidak praktis dan boros kertas, menggunakan form absensi karyawan XLS juga rawan akan terjadinya kecurangan. Para karyawan biasanya akan menitipkan absensi milik mereka kepada temannya jika mereka telat ke kantor namun absensi mereka akan tetap terlihat masuk tepat waktu. Hal ini tentu tidak diinginkan oleh perusahaan karena data kehadirannya tidak valid. Apabila perusahaan menggunakan sistem absensi online pastinya sistem tersebut sudah memiliki fitur untuk mencegah terjadi kecurangan sehingga data yang dihasilkan menjadi valid.
Itu tadi beberapa kekurangan dari penggunaan form absensi karyawan XLS untuk perusahaan. Ada baiknya perusahaan Anda menggunakan sistem absensi online SmartPresence. Dimana dengan menggunakan sistem absensi SmartPresence perusahaan akan dengan mudah memantau kehadiran karyawannya. Segera daftarkan perusahaan Anda di SmartPresence dan nikmati kemudahan yang diberikan, serta dapatkan penawaran uji coba GRATIS!!!
