Agar perusahaan dapat terus tumbuh maka perusahaan membutuhkan pegawai sebagai sumber daya utamanya. Ketika perusahaan butuh merekrut pegawai baru atau mengevaluasi kinerja dari susunan pegawai yang sudah ada, maka dari itu diperlukannya analisis beban kerja.
Apa itu analisis beban kerja atau workload analysis? Analisis beban kerja atau workload analysis adalah proses menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut.
Secara luas, analisa beban kerja dilakukan untuk mendapatkan seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, suatu pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, unit kerja hingga perusahaan itu sendiri secara menyeluruh. Berikut ini adalah panduan lengkap membuat analisa beban kerja yang bisa dilakukan.
Tahapan Dalam Metode Analisa Beban Kerja
Metode Daftar Pertanyaan
Metode daftar pertanyaan nantinya bisa diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka yang berisi mengenai uraian tugas setiap pemegang posisi/jabatan. Selain itu, metode daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan.
Metode Wawancara
Metode wawancara ini dilakukan dengan cara mewawancarai setiap pegawai dan pemegang posisi/jabatan tentang tugas pokok dan fungsi tertentu mereka. Biasanya wawancara akan dilakukan pada individu.
Metode Pengamatan Langsung
Metode satu ini berupa observasi atau pengamatan secara langsung pada seorang pemegang posisi atau jabatan. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.
Perhitungan beban kerja
Setelah mengetahui uraian tugas pokok dan fungsi dari suatu posisi atau jabatan, maka selanjutnya anda hanya perlu menghitung beban kerja per waktu dan volume (porsi) kerja. Cara perhitungannya dengan mengelola data yang diperoleh dari laporan beban kerja yang sudah dilakukan unit pelaksana yakni dengan formula beban kerja × waktu = isi kerja.
Pendekatan Analisis Beban Kerja
Jika sudah mengetahui hasil perhitungan isi kerja serta uraian tugas pokok dan fungsi suatu posisi, Anda hanya perlu menganalisis beban kerja posisi tersebut. Proses analisis dapat dilakukan dengan cara melakukan pendekatan. Berikut beberapa pendekatan yang dapat digunakan dalam analisis beban kerja.
Pendekatan Organisasi
Pada pendekatan ini yang dilihat adalah dari sudut pandang (susunan) organisasi ini akan menghasilkan pemahaman tugas dan fungsi tiap satuan kerja dan posisi, serta bagaimana sistem koordinasi yang dibutuhkan antar satuan kerja. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui tugas individual setiap pekerja sekaligus tugas sebagai bagian dari team work dalam kesatuan perusahaan.
Pendekatan Analisis Jabatan
Pendekatan analisis jabatan diharapkan mampu memberikan suatu pemahaman mengenai jumlah, penempatan, hingga penerimaan pegawai pada waktu yang ditentukan. Dengan demikian, promosi, rewarding dan mutasi bisa dilakukan berdasarkan analisis beban kerja melalui pendekatan ini.
Pendekatan Administratif
Dalam analisis beban kerja dengan pendekatan administratif, nantinya akan diperoleh adalah kebijakan organisasi dan berbagai hal lain yang berkaitan dengan administrasi pegawai dalam perusahaan.
