Pertanyaan yang Sering Diajukan Oleh Admin Baru

Pertanyaan : Apa saja yang harus saya isikan dan rubah nilainya sebelum saya input data karyawan/user?

Jawaban : Apabila anda adalah Admin perusahaan untuk SmartPresence, sebelum input data karyawan  sebaiknya anda melakukan beberapa hal sebagai berikut :

• Jika anda akan melakukan setup dari awal, maka sebaiknya anda masuk ke menu Pengaturan | Umum, set sesuai kebutuhan yang diinginkan :
  • Pertama, apabila Jam Kerja Purna Waktu tidak melebihi dari pukul 12 malam, set Perhtiungan Hari Berakhir menjadi 00:00.
  • Kedua, untuk persentase validasi pola wajah masuk ke bagian Kemiripan Wajah, apabila anda mengharapkan validasi yang lebih tinggi ubah batas kemiripan wajah lebih tinggi, maksimal 100% dari nilai default 90% (sebaiknya disesuaikan setelah implementasi awal selesai).
  • Apabila anda tidak menginginkan konfirmasi validasi wajah dibawah rata-rata, maka isikan nilai Konfirmasi Batas Kemiripan Wajah (KBKW)= Batas Kemiripan Wajah (BKW).
  • Apabila anda memperbolehkan rekam tetap masuk walaupun persentase wajah dibawah nilai yang ditetapkan isikan nilai Konfirmasi Batas Kemiripan Wajah dengan nilai lebh kecil dari Batas Kemiripan Wajah. Misal BKW = 95%, KBKW = 80%, artinya nilai pengenalan pola wajah ketika rekam dengan nilai 80% – 94,99% masuk sebagai diterima dengan konfirmasi notifkasi admin.
  • Aktifkan fitur absensi tanpa input PIN (gunakan hanya setelah implementasi rekam absensi lancar)
    • Apabila anda ingin proses rekam kehadiran, tanpa harus input PIN terlebih dahulu. Maka anda dapat aktifkan Gunakan Kemiripan Wajah Otomatis menjadi On. Untuk pengaturan pengenalan sama dengan BKW dan KBKW diatas, lakukan sama pengaturan sejenis untuk BKWO dan KBKWO.
    • Yang perlu digaris bawahi adalah dalam satu perangkat KiosK pegenal wajah otomatis jumlah pegawai tidak lebih dari 300 orang, karena proses pencocokan sample akan memakan waktu yang lebih lama, serta sample wajah secara keseluruhan harus dalam kondisi baik.
  • Perlu diketahui dengan baik untuk mencegah adanya pengisian sample wajah yang sembarangan atau palsu.
    • Apabila disetujui untuk setiap orang dapat menambah sample wajah dari perangkat manapun yang terdaftar pada sistem maka pada bagian Rekam Data | Ijinkan Pendaftaran Mesin.
    • Namun bila anda hanya mengijinkan pendaftaran sample wajah pada beberapa perangkat saja yang terdaftar, maka klik tombol atur, kemudian centang pada mesin yang diperbolehkan saja.
    • Sebaiknya ketika awal inisialisasi sistem walaupun beberapa mesin telah didaftarkan ke sistem, untuk pengambilan sample wajah pertama tetap dilakukan pada beberapa perangkat dengan pengawasan. Selanjutnya baru mengijinkan setiap perangkat untuk dapat melakukan sampel wajah tambahan.
  • Ketiga adalah tentang penerapa teknologi GPS pada perangkat rekam atur sebagai berikut :
    • Untuk pengaturan GPS memberikan pengaruh pada rekam data. Dapat diaktifkan GPS Harus Aktif. Artinya setiap aplikasi data capture dijalankan akan meminta GPS ponsel dalam keadaan aktif.
    • Apabila anda berencana membatasi lokasi rekam absensi pada rentang posisi tertentu dengan master lokasi yang akan anda inputkan pada master Lokasi di menu Data Induk. Pengaturan ini berfungsi memberikan rentang dalam setiap lokasi tersebut. Untuk diingat akurasi GPS adalah 1000 meter, untuk akurasi yang lebih tinggi ponsel harus melakukan request posisi ulang.
  • Keempat adalah mengaktifkan deteksi ekspresi, ini dapat diaktifkan setelah implementasi awal atau sedari awal
    • Apabila terdapat kemungkinan adanya kecurangan yang dilakukan, titip absensi dengan validasi menggunakan cetak media foto wajah atau tampilan foto wajah pada layar monitor atau tablet, maka aktifkan Deteksi Ekspresi menjadi On.
    • Maka setiap pengambilan rekam dan proses validasi akan meminta untuk merubah ekspresi wajah misalnya menjadi tersenyun, tutup mata dll.

• Hal selanjutnya menyiapkan data master untuk kebutuhan detail isian data pegawai yaitu :
  • Masuklah pada menu Data Induk | Kepegawaian, pilihlah sub menu Atribut, atribut adalah master kelompok pegawai yang dapat anda buat secara dinamis. Misal atribut Jabatan, dengan detail data Manajer, Asst Manajer, Staf dsb. Atau atribut Departemen dengan data detail misalnya, Akunting, HR, IT dll.
  • Untuk kebutuhan data kolom tambahan diluar detail default yang disediakan anda dapat menambahkan pada Atribut Variabel. Data atribut variabel misalnya, NIK, NPWP, urutan pegawai. dll. Data atribut variabel ini dapat muncul pada sistem dan laporan kehadiran.
  • Untuk kebutuhan pengelompokan data berdasarkan agama karyawan dapat ditambahkan pada sub menu Agama, ini berguna untuk secara otomatis menjadwal libur pada tanggal data hari libur berdasarkan agama karyawan, misalnya Hari Libur Natal hanya diterapkan pada karyawan dengan agama kristen dan katolik saja.

• Setelah data master kepegawaian, hal kedua yang perlu anda siapkan adalah master jam kerja. Disini terdiri dari jenis jam kerja, yaitu jam kerja penuh dan jam kerja paruh waktu.
  • Set jam kerja penuh, masuk Data Induk | Presensi | Jam Kerja, kemudian tambahkan master jam kerja, pada bagian jenis jam kerja pilih Purna Waktu, setelah itu simpan dan inputkan detail jam kerja.
  • Set jam kerja paruh waktu/shift, masuk Data Induk | Presensi | Jam Kerja, kemudian tambahkan master jam kerja, pada bagian jenis jam kerja pilih Paruh Waktu, setelah itu simpan dan inputkan detail jam kerja.
• Sekarang anda siap untuk input data pegawai, apabila data pegawai anda dalam jumlah yang cukup banyak, anda dapat melakukan proses import data dengan mendownload terlebih dahulu format excel data.

Pertanyaan : Bagaimana cara mengkoneksikan aplikasi DataCapture yang telah saya download?

Jawaban : Konsep pairing DataCapture adalah setiap aplikasi yang terinstal di ponsel dapat terkoneksi dengan server perusahaan manapun, jadi proses pairing sangat tergantung pembuatan data mesin pada dashboard, baik web maupun mobile. Hal yang perlu anda lakukan yang utama adalah menerima kode request dari aplikasi DataCapture yang telah ter-instal, kemudian inputkan pada data mesin di Data Induk | Presensi | Mesin. Mesin yang telah terkoneksi dan melakukan sinkronisasi akan menampilakan nama perusahaan dan daftar karyawan yang dapat melakukan rekam presensi pada alat tersebut.

Pertanyaan : Ketika menambah data karyawan muncul peringatan Jumlah “Pegawai Mencapai Batas Yang Diijinkan”, kenapa?

Jawaban : Bisa dipengaruhi beberpa faktor, hal pertama adalah memang kuota user/karyawan yang dipesan untuk bulan berjalan telah habis terpakai.

Pertanyaan : Muncul peringatan “bad json”, ketika menambahkan perangkat mesin, kenapa?

Jawaban : Dapat dipengaruhi beberapa faktor, kemungkinan terbesar jaringan internet lambat, atau browser cache perlu di hapus.

Pertanyaan : Ketika saya memutuskan koneksi mesin DataCapture yang salah, ternyata perangkat tersebut masih tetap dapat dengan normal merekam absensi karyawan, namun data rekam absensi tidak dapat tersinkron ke server, apa yang harus saya lakukan?

Jawaban : Untuk masalah salah memtuskan koneksi mesin, memberikan efek sebegai berikut :

• Data rekam absensi yang belum terkirim ke server tidak akan terkirim.
• Rekam absensi masih tetap dapat dilakukan, namun dengan aturan dan data lama saja.
• Cek jam server masih tetap berlaku apabila aturan ini aktif.
• Lakukan langkah, pada aplikasi DataCapture masuk menu Pengaturan | Informasi | Klik tombol Perbaikan | Inputkan Kode Akses (request lewat helpdesk SmartPresence) | Pilih Unggha Data.
• Setelah semua data terkirim ke server (tidak ada foto karyawan dengan icon lingkaran berputar), masuk Pengaturan (setting ponsel) | Akun | Pilih DataCapture | Hapus Akun.
• Kemudian lakukan prosedur pairing DataCapture.

Pertanyaan : Saya mau menambah kuota user/karyawan, apa yang harus saya lakukan?

Jawaban : Untuk sementara anda dapat mengirimkan email permintaan penmabahan kuota ke alamat email info@smartpresence.id, atau mengubungi helpdesk kami melalui chat pada website.

Pertanyaan : Kami sudah melakukan pembayaran berdasarkan invoice yag dikirmkan, tapi kenapa masih muncul tanda peringatan trial?

Jawaban : Mohon untuk menghubungi helpdesk kami lewat fitur chat di website kami. Untuk selanjutnya pembayaran akan dicek ulang dan diaktifkan oleg admin kami.

Pertanyaan : Saya mau download manual penggunaan sistem, dimana saya bisa dapatkan?

Jawaban : Anda bisa dapatkan melalui halama Dukungan pada website kami. Silakan untuk mendapatkan link video, blog, FAQ dan lainnya.

Pertanyaan : Tidak bisa menambah data karyawan, padahal kuota masih tersisa, bagaimana cara mengatasinya?

Jawaban : Anda dapat cek pada bagian Data Induk | Lainnya | Hapus Data, adalah menampilkan data karyawan ang telah terhapus sementara namun belum dihapus permanen, data ini dianggap sebagai kuota user yang dihitung. Hapus permanen data tersebut kemudian lakukan penambahan data karyawan baru.

Pertanyaan : Apakah DataCapture dapat digunakan secara offline?

Jawaban :  Pada dasarnya DataCapture bekerja secara offline, proses online yang terjadi adalah ketika sinkronisasi data rekam absensi dari alat ke server, push sinkronisasi aturan absensi dari server ke setiap perangkat, dan request jam server dari perangkat ke internet ketika aplikasi pertama kali dibuka (anti fraud perubahan waktu perangkat). Jadi bila anda tidak mengaktifkan Cek Jam Server set Ya, maka dalam keadaan offline rekam absensi tetap dapat dilakukan namun perubahan jam dan waktu pada saat rekam untuk mengelabui sistem tidak dapat dicegah. Sebaiknya atur setiap perangkat dengan pengaturan yang baik dan optimal.

Pertanyaan : Apakah bisa saya menambahkan pengelola selain saya di perusahaan yang sudah saya buat?

Jawaban : Pada aplikasi Dashboard mobile atau web anda dapat menambahkan siapa saja untuk mengelola perusahaan tersebut serta memberi batasan menu apa saja yang dapat di akses oleh orang yang anda ajak. Untuk cara menambahkan pengelola klik disini.

Pertanyaan : Saya sudah membuat perusahaan baru tetapi kenapa tidak muncul ya?

Jawaban : Jika anda anda sudah mendaftarkan dengan benar sesuai panduan maka anda hanya perlu mengklik “Pilih Perusahaan” pada aplikasi moblie atau klik “Perusahaan” pada aplikasi web. Untuk panduan lebih jelasnya klik disini.